Huisarts Iris van der Waal: ‘Praktijkmanager zorgt voor duidelijkheid, rust en structuur’

‘Vier jaar geleden heeft Helma Boer, destijds onze administratieve kracht, de functie van praktijkmanager gekregen. Zij is daarin doorgegroeid’, vertelt Iris van der Waal, werkzaam als huisarts in Medisch Centrum Molenaar in Oud-Beijerland, een centrum waarin vijf huisartsenpraktijken samenwerken. Ze is een van de vijf praktijkhouders.  
 
‘Onze praktijkmanager ontzorgt ons, vooral op het vlak van het personeelsbeleid. Ze ondersteunt ons bijvoorbeeld bij het opstellen van de contracten en regelt het ziekteverzuim. Ze is het aanspreekpunt van ons personeel en voert de functioneringsgesprekken’, vervolgt ze. 

Breed invullen 

De functie van praktijkmanager was nieuw voor de praktijkhouders. ‘We werken met een functieprofiel, conform de LHV. De functie kun je breed invullen, ook wij zijn nog zoekende. Welke taken neemt ze nu over van ons? We hebben het aantal uren onlangs uitgebreid. We zijn overgestapt naar een nieuw telefoniesysteem, dat coördineert onze praktijkmanager allemaal. Ook alles rondom OPEN (het programma dat huisartsen helpt bij het online inzage geven van medische gegevens, red.) regelt ze, zoals de aanvragen en zorgen dat iedereen op tijd de e-learning heeft gevolgd.’ 

Meer structuur in overleg 

‘Onze praktijkmanager heeft zeker een bepaald mandaat. Ze neemt zelf beslissingen over bepaalde personeelszaken, als vrije dagen en ziektemeldingen. Als praktijkhouder hou je regelmatig ruggenspraak met haar. Ze zit bij ons managementoverleg, houdt de agenda bij en notuleert. Ze heeft meer structuur aangebracht in ons overleg’, stelt Van der Waal. 

Werkplezier  

De praktijkmanager coördineert sinds kort ook het overleg van de assistentes. ‘Dat liep niet zo goed. Haar bemoeienis is de sfeer zeker ten goede gekomen.’ Volgens Van der Waal heeft het voor rust en duidelijkheid gezorgd. ‘Daardoor loopt de praktijk beter en het draagt bij aan ons werkplezier. Ook onze patiënten merken dat en hebben daar profijt van.’ 

‘Wij vinden de tijd en aandacht die de praktijkmanager besteedt aan het personeelsbeleid dan ook belangrijk. De assistentes hebben eigenlijk te maken met vijf bazen en weten feilloos bij wie ze met welke vraag het best terechtkunnen. Nu is de praktijkmanager hun aanspreekpunt voor hun vragen, dat scheelt ons ook veel tijd.’ 

Voorbeelden 

Van der Waal noemt een voorbeeld: ‘Een van de assistentes gaf aan last te hebben van de hoge werkdruk en tegen een burn-out aan te zitten. De praktijkmanager heeft de bedrijfsarts ingeschakeld en een preventief traject in gang gezet. Dan voelt de assistente zich gehoord en wij zijn blij dat deze medewerker zo voor ons behouden blijft. Personeel is schaars en daarom moet je je medewerkers goed koesteren!’ 
 
Nog een voorbeeld: ‘Een nieuwe assistente gaf al heel snel aan geen drie maar twee dagen te willen werken. Dat zagen wij niet zitten. De praktijkmanager heeft snel een plan gemaakt om een nieuwe assistente te vinden en daarin dus het initiatief genomen.’ 

Competenties 

Over welke competenties moet een praktijkmanager beschikken? ‘Een praktijkmanager moet goed met mensen kunnen omgaan, goed kunnen aansturen, breed inzetbaar zijn en goed kunnen schakelen.’ 

In de nabije toekomst is het goed mogelijk dat de praktijkmanager andere taken erbij krijgt, op het vlak van wijkzorg bijvoorbeeld. ‘We bekijken steeds of we de administratieve taken misschien niet beter bij een ander kunnen beleggen. Ik zeg ook wel eens dat ze niet alle klusjes hoeft te doen, zoals het regelen van een kerstpakket of bloemen op de Dag van de doktersassistente. Ik kan me goed voorstellen dat ze ook op strategisch niveau zaken oppakt. En daarin samen optrekt met iemand die medisch-inhoudelijk geschoold is.’ 

Tips voor praktijkhouders: 

• Schakel een praktijkmanager in. Je hebt meer tijd voor de directe patiëntenzorg en de rust, structuur en duidelijkheid in de praktijk zorgt voor een optimale werksfeer. 
• Een praktijkmanager is geen klusjesman, maar kan goed met mensen omgaan, kan goed aansturen en is breed inzetbaar.  
• Kies voor een praktijkmanager die past bij je praktijk. 

Links:  

• Medisch Centrum Molenaar 
• LHV: ‘Functieomschrijving praktijkmanager in nieuwe FWHZ, 10 oktober 2019 

Sluit u aan 

Als lid van MedischOndernemen staat u er niet alleen voor. U heeft toegang tot kennis via de website, de wekelijkse nieuwsbrief en MedischOndernemen Magazine. Verder krijgt u korting op onze evenementen zoals Mondzorg praktijk Anno Nu en Fysiopraktijk Anno Nu, en profiteert u van korting op onze geaccrediteerde PatiëntenEnquete voor het meten van klanttevredenheid van tandartspraktijken.