Huisarts Iris van der Waal: ‘Praktijkmanager zorgt voor duidelijkheid, rust en structuur’

dinsdag 30 maart 2021
timer 6 min

(Foto: Iris de Waal) 

Zonder een praktijkmanager, nee, daar moet huisarts Iris van der Waal niet aan denken. De praktijkmanager neemt de huisartsen veel werk uit handen, vooral als het gaat om het personeelsbeleid. ‘Het is een lastige functie. Je hoort nergens echt bij, niet bij de huisartsen en niet bij de assistentes. Je moet zelfstandig kunnen zijn.’

‘Vier jaar geleden heeft Helma Boer, destijds onze administratieve kracht, de functie van praktijkmanager gekregen. Zij is daarin doorgegroeid’, vertelt Iris van der Waal, werkzaam als huisarts in Medisch Centrum Molenaar in Oud-Beijerland, een centrum waarin vijf huisartsenpraktijken samenwerken. Ze is een van de vijf praktijkhouders.  
 
‘Onze praktijkmanager ontzorgt ons, vooral op het vlak van het personeelsbeleid. Ze ondersteunt ons bijvoorbeeld bij het opstellen van de contracten en regelt het ziekteverzuim. Ze is het aanspreekpunt van ons personeel en voert de functioneringsgesprekken’, vervolgt ze. 

Breed invullen 

De functie van praktijkmanager was nieuw voor de praktijkhouders. ‘We werken met een functieprofiel, conform de LHV. De functie kun je breed invullen, ook wij zijn nog zoekende. Welke taken neemt ze nu over van ons? We hebben het aantal uren onlangs uitgebreid. We zijn overgestapt naar een nieuw telefoniesysteem, dat coördineert onze praktijkmanager allemaal. Ook alles rondom OPEN (het programma dat huisartsen helpt bij het online inzage geven van medische gegevens, red.) regelt ze, zoals de aanvragen en zorgen dat iedereen op tijd de e-learning heeft gevolgd.’ 

Meer structuur in overleg 

‘Onze praktijkmanager heeft zeker een bepaald mandaat. Ze neemt zelf beslissingen over bepaalde personeelszaken, als vrije dagen en ziektemeldingen. Als praktijkhouder hou je regelmatig ruggenspraak met haar. Ze zit bij ons managementoverleg, houdt de agenda bij en notuleert. Ze heeft meer structuur aangebracht in ons overleg’, stelt Van der Waal. 

Werkplezier  

De praktijkmanager coördineert sinds kort ook het overleg van de assistentes. ‘Dat liep niet zo goed. Haar bemoeienis is de sfeer zeker ten goede gekomen.’ Volgens Van der Waal heeft het voor rust en duidelijkheid gezorgd. ‘Daardoor loopt de praktijk beter en het draagt bij aan ons werkplezier. Ook onze patiënten merken dat en hebben daar profijt van.’ 

‘Wij vinden de tijd en aandacht die de praktijkmanager besteedt aan het personeelsbeleid dan ook belangrijk. De assistentes hebben eigenlijk te maken met vijf bazen en weten feilloos bij wie ze met welke vraag het best terechtkunnen. Nu is de praktijkmanager hun aanspreekpunt voor hun vragen, dat scheelt ons ook veel tijd.’ 

Voorbeelden 

Van der Waal noemt een voorbeeld: ‘Een van de assistentes gaf aan last te hebben van de hoge werkdruk en tegen een burn-out aan te zitten. De praktijkmanager heeft de bedrijfsarts ingeschakeld en een preventief traject in gang gezet. Dan voelt de assistente zich gehoord en wij zijn blij dat deze medewerker zo voor ons behouden blijft. Personeel is schaars en daarom moet je je medewerkers goed koesteren!’ 
 
Nog een voorbeeld: ‘Een nieuwe assistente gaf al heel snel aan geen drie maar twee dagen te willen werken. Dat zagen wij niet zitten. De praktijkmanager heeft snel een plan gemaakt om een nieuwe assistente te vinden en daarin dus het initiatief genomen.’ 

Competenties 

Over welke competenties moet een praktijkmanager beschikken? ‘Een praktijkmanager moet goed met mensen kunnen omgaan, goed kunnen aansturen, breed inzetbaar zijn en goed kunnen schakelen.’ 

In de nabije toekomst is het goed mogelijk dat de praktijkmanager andere taken erbij krijgt, op het vlak van wijkzorg bijvoorbeeld. ‘We bekijken steeds of we de administratieve taken misschien niet beter bij een ander kunnen beleggen. Ik zeg ook wel eens dat ze niet alle klusjes hoeft te doen, zoals het regelen van een kerstpakket of bloemen op de Dag van de doktersassistente. Ik kan me goed voorstellen dat ze ook op strategisch niveau zaken oppakt. En daarin samen optrekt met iemand die medisch-inhoudelijk geschoold is.’ 

Tips voor praktijkhouders: 

  • Schakel een praktijkmanager in. Je hebt meer tijd voor de directe patiëntenzorg en de rust, structuur en duidelijkheid in de praktijk zorgt voor een optimale werksfeer. 
  • Een praktijkmanager is geen klusjesman, maar kan goed met mensen omgaan, kan goed aansturen en is breed inzetbaar.  
  • Kies voor een praktijkmanager die past bij je praktijk. 

Links:  

Sluit u aan 

Als lid van MedischOndernemen staat u er niet alleen voor. U heeft toegang tot kennis via de website, de wekelijkse nieuwsbrief en MedischOndernemen Magazine. Verder krijgt u korting op onze evenementen zoals Mondzorg praktijk Anno Nu en Fysiopraktijk Anno Nu, en profiteert u van korting op onze geaccrediteerde PatiëntenEnquete voor het meten van klanttevredenheid van tandartspraktijken. 

Meer artikelen met dit thema

Een op de drie tandartsen kijkt door corona anders naar zzp’ers

17 feb om 10:42 uurtimer4 min
Voor praktijkhouders is het lastig om de ontwikkelingen rond het werken met zzp’ers te vertalen naar hun praktijk…
Lees verder »

Specialisten VvAA: ‘Voor zzp’ers wordt het steeds lastiger langer in één praktijk te werken’

16 dec 2020 timer5 min
Wanneer is iemand een zzp’er? Hoe staat het met de zzp’er in de mondzorg? Erik van Dam en Ferdy de Wijs van VvAA…
Lees verder »

Praktijkmanager Latifa Brons: ‘Kies voor een onconventionele aanpak bij werven personeel’

15 dec 2020 timer4 min
Tijdens de vier Meetups voor praktijkmanagers kwam het werven en behouden van personeel vaak ter sprake. Voor veel…
Lees verder »

Docket: de slimme planningstool voor de medische groepspraktijk

15 dec 2020 timer5 min
Docket is een handige tool om de teamplanning in een groepspraktijk efficiënt uit te voeren. De tool bestaat uit…
Lees verder »

Nieuw lid Nathalie Vonk: ‘In eerste lijn kan ik me veel breder ontwikkelen’

14 dec 2020 timer3 min
‘Ik zie nu dat er heel veel mogelijk is in de eerste lijn, veel meer dan ik had verwacht’, zegt Nathalie Vonk die…
Lees verder »

Damiaan Denys: ‘Zelfvertrouwen ontstaat als je je beperkingen leert kennen’

14 dec 2020 timer7 min
Angst heeft te maken met het kennen van de eigen grenzen, stelt filosoof en psychiater Damiaan Denys. Hij hield…
Lees verder »

Dutch Dental Academy: Praktische cursussen en trainingen gericht op de mondzorgpraktijk van nu

14 dec 2020 timer5 min
Dutch Dental Academy verzorgt bij- en nascholingen in de mondzorgbranche, gericht op het hele team en op alle…
Lees verder »

Personeelszaken in 2021: wat gaat er veranderen?

10 dec 2020 timer3 min
Komend jaar gaat er een aantal zaken veranderen in de wet- en regelgeving rondom personeelszaken. De KNMT heeft…
Lees verder »