Zo betrek je stille deelnemers bij een vergadering

Hij of zij zegt nauwelijks iets. Het is iemand die bij een rondje meestal meegaat met een voorstel of met wat voor hem of haar gezegd is. Naar schatting heeft 20 tot 30 procent van de deelnemers aan vergaderingen last van sociale onzekerheid. Zij willen liever niet de aandacht op zichzelf vestigen en geven dus nauwelijks hun mening. 

Nee zeggen

Dat stelt Carla van den Bos van Vergaderen doe je zo!. Sommige mensen zijn te verlegen of te bang voor reacties van anderen om hun mening te durven geven tijdens een vergadering. Ze gaan dus mee met de mening van de grote groep. 'Nee' zeggen is veel confronterender dan 'ja'. Want bij 'nee' moet je beargumenteren waarom je dat zegt. Instemmen met een voorstel vraagt nauwelijks toelichting. Het voorstel ligt er en is al toegelicht door iemand anders. Kern van het probleem is dat niet iedereen zich op haar of zijn gemak voelt in een vergadering. Van den Bos geeft zes tips om dat te veranderen: 

1. Praat erover

Benoem het probleem en vraag in de vergadering om oplossingen. Doe meer rondjes over de agendapunten. Begin met de stille deelnemer en geef hem of haar heel veel ruimte en tijd om zich te uiten. Wees niet bang voor stiltes en luister goed naar elkaar.

2. Kijk naar non-verbale signalen

Stille deelnemers 'zeggen' soms heel veel. Ga daar op in. Zie je dat hij of zij knikt of nee schudt, vraag dan om dat toe te lichten.

3. Praat in kleine groepen over de agendapunten

In een kleine groep is de drempel om wat te zeggen veel kleiner en is men gelijkwaardiger. Laat alle kleine groepjes opschrijven waar ze over gesproken hebben. Iemand uit de groep vat het samen als iedereen weer bij elkaar is.

4. Betrek de stille deelnemer bij de voorbereiding

Bespreek informeel de agendapunten van te voren. Door er meer bij betrokken te zijn, praat iemand makkelijker. Als hij of zij tijdens de vergadering niets zegt, wijs je op de goede ideeën die zij of hij had tijdens het voorgesprek.

5. Vraag om de meningen op te schrijven

Schrijven is vaak minder 'eng' dan praten. Als iedereen van te voren haar of zijn mening opschrijft, is het duidelijk hoe men erover denkt. In de vergadering is er dan een discussie over. Het kan ook anoniem opgeschreven worden. Dan is het niet duidelijk wie wat vindt en durft iedereen zich te uiten.

6. Zie in dat ieders bijdrage onmisbaar is

Een vergadering bestaat niet voor niks uit de deelnemers die erbij zitten. De eerste stap naar een oplossing is beginnen het probleem te erkennen. Zoek met elkaar naar een oplossing. Elke vergadering is anders en elke deelnemer is anders. Blijf niet te lang trekken als iemand niet wil of durft te praten. Probeer het dan op één van de andere manieren:

• Stimuleer iedereen om mee te praten door regelmatig rondjes te doen en naar ieders mening te vragen.
• Kijk naar non-verbale communicatie en ga daarop in. 
• Spreek samen van te voren de agendapunten door. 
• Bespreek agendapunten in kleine groepen. 
• Vraag mensen schriftelijk hun mening te geven. Dit kan zelfs anoniem.