Zo betrek je stille deelnemers bij een vergadering

dinsdag 14 juni 2016
timer 3 min
Iedereen kent de stille deelnemer aan de vergadering. Zo iemand waarvan je weet dat er heel veel in zit, maar dat er niet uit komt tijdens een vergadering.

Hij of zij zegt nauwelijks iets. Het is iemand die bij een rondje meestal meegaat met een voorstel of met wat voor hem of haar gezegd is. Naar schatting heeft 20 tot 30 procent van de deelnemers aan vergaderingen last van sociale onzekerheid. Zij willen liever niet de aandacht op zichzelf vestigen en geven dus nauwelijks hun mening. 

 

Nee zeggen

Dat stelt Carla van den Bos van Vergaderen doe je zo!. Sommige mensen zijn te verlegen of te bang voor reacties van anderen om hun mening te durven geven tijdens een vergadering. Ze gaan dus mee met de mening van de grote groep. 'Nee' zeggen is veel confronterender dan 'ja'. Want bij 'nee' moet je beargumenteren waarom je dat zegt. Instemmen met een voorstel vraagt nauwelijks toelichting. Het voorstel ligt er en is al toegelicht door iemand anders. Kern van het probleem is dat niet iedereen zich op haar of zijn gemak voelt in een vergadering. Van den Bos geeft zes tips om dat te veranderen: 

 

1. Praat erover

Benoem het probleem en vraag in de vergadering om oplossingen. Doe meer rondjes over de agendapunten. Begin met de stille deelnemer en geef hem of haar heel veel ruimte en tijd om zich te uiten. Wees niet bang voor stiltes en luister goed naar elkaar.

 

2. Kijk naar non-verbale signalen

Stille deelnemers 'zeggen' soms heel veel. Ga daar op in. Zie je dat hij of zij knikt of nee schudt, vraag dan om dat toe te lichten.

 

3. Praat in kleine groepen over de agendapunten

In een kleine groep is de drempel om wat te zeggen veel kleiner en is men gelijkwaardiger. Laat alle kleine groepjes opschrijven waar ze over gesproken hebben. Iemand uit de groep vat het samen als iedereen weer bij elkaar is.

 

4. Betrek de stille deelnemer bij de voorbereiding

Bespreek informeel de agendapunten van te voren. Door er meer bij betrokken te zijn, praat iemand makkelijker. Als hij of zij tijdens de vergadering niets zegt, wijs je op de goede ideeën die zij of hij had tijdens het voorgesprek.

 

5. Vraag om de meningen op te schrijven

Schrijven is vaak minder 'eng' dan praten. Als iedereen van te voren haar of zijn mening opschrijft, is het duidelijk hoe men erover denkt. In de vergadering is er dan een discussie over. Het kan ook anoniem opgeschreven worden. Dan is het niet duidelijk wie wat vindt en durft iedereen zich te uiten.

 

6. Zie in dat ieders bijdrage onmisbaar is

Een vergadering bestaat niet voor niks uit de deelnemers die erbij zitten. De eerste stap naar een oplossing is beginnen het probleem te erkennen. Zoek met elkaar naar een oplossing. Elke vergadering is anders en elke deelnemer is anders. Blijf niet te lang trekken als iemand niet wil of durft te praten. Probeer het dan op één van de andere manieren:

  • Stimuleer iedereen om mee te praten door regelmatig rondjes te doen en naar ieders mening te vragen.
  • Kijk naar non-verbale communicatie en ga daarop in. 
  • Spreek samen van te voren de agendapunten door. 
  • Bespreek agendapunten in kleine groepen. 
  • Vraag mensen schriftelijk hun mening te geven. Dit kan zelfs anoniem. 

Reactie toevoegen

Beperkte HTML

  • Toegelaten HTML-tags: <a href hreflang> <em> <strong> <cite> <blockquote cite> <code> <ul type> <ol start type> <li> <dl> <dt> <dd> <h2 id> <h3 id> <h4 id> <h5 id> <h6 id>
  • Regels en alinea's worden automatisch gesplitst.
  • Web- en e-mailadressen worden automatisch naar links omgezet.
  • Lazy-loading is enabled for both <img> and <iframe> tags. If you want certain elements skip lazy-loading, add no-b-lazy class name.

Meer artikelen met dit thema

Mieke Bergmans van Staas & Bergmans. Zorg voor uw mond
flash_onNieuws

Tandarts Mieke Bergmans: ‘Als een praktijkmanager eerst op de werkvloer heeft gestaan, is dat een pré’

6 jul om 15:30 uurtimer3 min
Hoe denken praktijkhouders over de functie van praktijkmanager? We legden deze vraag voor aan tandarts Mieke…
Lees verder »
Gijs Ganzevles, fysiopraktijkhouder en praktijkmanager
mic_external_onInterview

Gijs Ganzevles (fysiopraktijkhouder en praktijkmanager): ‘Ik heb goed zicht op de organisatie, ik sta er middenin’

10 jun om 09:41 uurtimer4 min

Gijs Ganzevles heeft samen met zijn maat een maatschap: Fysiotherapie Bergstraat in Amersfoort. Hij werkt als…

Lees verder »
Poeya Mohtadili. Foto: Claudia Kamergorodski
person_outlineBlog

Geborgenheid als sleutel tot eigenaarschap – bij het personeel

7 apr om 14:00 uurtimer3 min
Je hebt twee soorten mensen. De een begint het nieuwe jaar met goede voornemens; de ander kan alleen het woord al…
Lees verder »

Hulp voor Huisartsen introduceert nieuw e-learning-platform en verbetertrajecten ‘op locatie’

30 mrt om 12:39 uur
Hulp voor Huisartsen, onderdeel van ANW Nederland, biedt huisartsenpraktijken ondersteuning met de ‘…
Lees verder »

Tandarts Today en Tandzorg op Maat bundelen krachten: ‘Samen excelleren als werkgever’

24 mrt om 15:00 uurtimer5 min
Mondzorgorganisatie Tandarts Today fuseert met Tandzorg op Maat. De directie, bestaande uit Ruben Hoefnagels als…
Lees verder »

Hulp voor Huisartsen start eigen Leercentrum en focust op goede triage

10 feb om 10:59 uurtimer5 min
Hulp voor Huisartsen, onderdeel van ANW Nederland, biedt niet alleen ‘Doktersassistent op afstand’, maar heeft…
Lees verder »
Dick Groot Huisarts
mic_external_onInterview

Bijna helft huisartsen zou burn-outklachten hebben: ‘Vertrouwen in huisarts als professional moet weer terug’

7 feb om 15:47 uurtimer4 min
Twee op de drie huisartsen overweegt eerder te stoppen vanwege een te hoge werkdruk. Bijna de helft van de…
Lees verder »
Tweederde huisartsen wil eerder stoppen vanwege werkdruk
flash_onNieuws

'Tweederde van de huisartsen overweegt eerder te stoppen vanwege werkdruk'

3 feb om 12:05 uurtimer2 min
Twee op de drie huisartsen overweegt eerder te stoppen vanwege een te hoge werkdruk. Dat blijkt uit een enquête…
Lees verder »