5 slimme manieren om uw apotheek administratie te digitaliseren

Digitale hulpmiddelen zijn een uitkomst: hiermee kunnen veel administratieve taken efficiënter worden ingericht. Door processen te automatiseren en systemen op elkaar aan te sluiten, krijgt u als apotheker meer overzicht, verkleint u het risico op fouten en bespaart u een hoop tijd.

In deze blog deelt Cynthia Wietsma van Alexandré Finance vijf praktische manieren om uw administratie slimmer én AVG-proof te organiseren — met meer grip op de cijfers en meer ruimte voor het verlenen van zorg.

1. Verwerk banktransacties en facturen automatisch

Een bankkoppeling aanleggen is een effectieve eerste stap in het digitaliseren van uw financiële administratie. Met zo’n koppeling worden banktransacties automatisch ingelezen in uw boekhoudpakket en kunt u slimme boekingsregels instellen, wat het handmatig verwerken van banktransacties overbodig maakt. Ook kunt u inkomende facturen automatisch laten ophalen, boeken en - indien nodig - laten opvolgen met een herinnering.

Naast dat u hierdoor actueel inzicht heeft in de inkomsten en uitgaven van uw apotheek, bespaart deze vorm van automatisering u veel tijd en voorkomt het onnodige fouten.

2. Koppel Pharmacom aan uw boekhouding

Maakt u gebruik van Pharmacom? Met slimme software tools zoals onze Converter is het mogelijk om dit informatiesysteem voor apothekers te koppelen aan boekhoudpakketten als Exact, Twinfield en AFAS. Hierdoor kunnen bankontvangsten en declaraties met één druk op de knop ingelezen, verwerkt en afgeletterd worden. Dit maakt uw administratie niet alleen sneller, maar ook veiliger en inzichtelijker.

3. Automatiseer salarisverwerking en personeelsvergoedingen

Niet alleen Pharmacom kan aan uw boekhouding gekoppeld worden, maar ook uw salarispakket. Salarisstroken, loonbelasting en personeelsvergoedingen - inclusief berekening van zaken als reiskosten of thuiswerkvergoeding - kunnen hierdoor automatisch verwerkt worden. Naast dat dit handmatige handelingen overbodig maakt, geeft het actueel inzicht in de personeelskosten van uw apotheek.

4. Het debiteurenbeheer stroomlijnen

Een slim ingericht debiteurenproces voorkomt dat openstaande facturen van zowel patiënten als zorgverzekeraars blijven liggen. Met behulp van een gekoppeld facturatie- of herinneringssysteem verlopen de meeste opvolgingen automatisch — van de eerste herinnering tot een eventueel vervolgtraject. Hierdoor houdt u grip op uw debiteurenportefeuille en voorkomt u liquiditeitsproblemen en administratieve rompslomp.

5. Mailbox slim inrichten voor automatische factuurverwerking

Veel leveranciers sturen hun facturen per e-mail. Door uw mailbox zo in te richten dat deze facturen automatisch worden doorgestuurd naar uw boekhoudpakket of de daarvoor bestemde inbox, komen ze direct op de juiste plek terecht. Hoewel het instellen van deze functionaliteit om een kleine technische aanpassing vraagt, is het effect ervan groot. Het zoekraken van documenten behoort tot het verleden en facturen worden er sneller door verwerkt.

Over Cynthia Kiewiet-Wietsma

Mijn naam is Cynthia Kiewiet-Wietsma. Als fiscaal adviseur help ik vanuit Alexandré Finance zorgondernemers hun administratie slimmer in te richten en grip te houden op hun financiële situatie. Benieuwd wat we allemaal kunnen automatiseren in uw administratie? Neem gerust contact met mij op via cynthia@alex-andre.nl of 0570 - 618 883.