Deel 2 'Besparen in de medische praktijk': Huisartsenpraktijk Boxmeer

Bespaarbedrijf.nl en MedischOndernemen zetten vorig jaar samen de bespaarkansen in de medische praktijk op een rij. In een serie van 5 delen zoomden wij in op de volgende onderwerpen:

• Huisvestingskosten
• Kantoorkosten
• Personeelskosten
• Verzekeringen
• Accountancy & Adviseurs 

Casus

De huisartsenpraktijk uit deze casus is gevestigd in Boxmeer. Er zijn twee huisartsen en een huisarts in opleiding werkzaam. Hiernaast wordt het team ondersteund door zo’n 5 medewerkers, assistentes en praktijkondersteuners.

Binnen deze casestudy is gekeken naar de volgende kosten:

• Administratie en Accountancy
• Schoonmaak
• Verzekeringen
• Energie
• Apotheek / Medische Artikelen 

Administratie bij de huisartsenpraktijk bestaat uit drie onderdelen: een declaratiedienst voor het verwerken van declaraties, een administratiedienst voor het voeren van de administratie en een accountant belastingadviseur voor het doen van de verschillende belastingaangiftes en het advies hierover. Het doen van declaraties is een gespecialiseerd proces wat slechts door enkele partijen kan worden uitgevoerd. De huidige aanbieder biedt hiervoor een scherpe prijs. Deze dienstverlening is echter uitgebreid met een administratieservice. Deze vorm van koppelverkoop komen wij in de praktijk vaak tegen. Natuurlijk is het gemakkelijk om voor verschillende diensten slechts 1 aanbieder te hebben. Hierdoor wordt echter niet altijd de beste prijs betaald.  Ook kan het maken van nieuwe combinaties van dienstverlening tot aanzienlijke besparingen leiden. Zo leidt in Boxmeer het samenvoegen van de diensten op het gebied van administratie en belastingadvies bij één accountant tot een besparing van 17% op jaarbasis.

Schoonmaak

Op het gebied van schoonmaak is het wederom eenvoudig een prijsvergelijk te maken. Hierover hebben wij in deel 1 van deze serie al geschreven. Ook in Boxmeer is er na de aanbesteding een besparing te realiseren. In dit geval bedraagt deze 4% op jaarbasis.

Verzekeringen

Verzekeringen voor een huisartsenpraktijk zijn veelal behoorlijk specifiek voor deze beroepsgroep. Bijvoorbeeld een aansprakelijkheidsverzekering geeft dekking voor hele specifieke risico’s. Het is daarom aan te raden om voor deze verzekeringen, de bedrijfsschadeverzekeringen, te kiezen voor een in deze branche gespecialiseerde tussenpersoon. Dit geldt ook voor de praktijk uit Boxmeer. De schadeverzekeringen van deze praktijk zijn ondergebracht bij een in de branche gespecialiseerde tussenpersoon en hierop zijn geen besparingen (met behoud van kwaliteit) te realiseren.

Personeelsverzekeringen van een huisartsenpraktijk zijn echter minder specifiek voor de branche. Een verzuimverzekering of arbeidsongeschiktheidsverzekering zijn voor huisartsen goed vergelijkbaar met die voor andere beroepen. Het kan daarom lonen om deze verzekeringen los te bekijken en indien er voldoende voordeel wordt behaald te kiezen voor een andere tussenpersoon. Wel speelt ook hierbij zaken als schadeverleden een belangrijke rol. Zo is bij onze praktijk uit Boxmeer sprake van een relatief hoge verzuimcijfers in de laatste 3 jaar. Hierdoor is ook hier op dit moment geen grote besparing te realiseren. Wel loont het om, wanneer de verzuimcijfers zich verbeteren, de aanbesteding nogmaals uit te voeren om te kijken of er op dat moment wel een besparing te realiseren valt.

Energie

Het aanbesteden van gas en elektriciteit is een van de eenvoudigste aanbestedingen die er zijn. Er is immers geen verschil in kwaliteit van het gas of de elektriciteit die uw praktijk binnen komt. De tarieven zijn dus altijd een op een met elkaar te vergelijken. Het loont altijd de moeite om regelmatig te kijken naar deze kostenpost. De prijzen in de markt zijn immers altijd in beweging. Ook kan er veel winst behaald worden door langere of kortere contracten aan te gaan. Afhankelijk van de te verwachten marktontwikkelingen kan het op een bepaald moment gunstig zijn om een langer of juist een korter contract af te sluiten. De keuze hiervoor is niet altijd eenvoudig te maken. Laat u hiervoor adviseren door verschillende leveranciers om hierin de beste keuze te maken. In de Boxmeer casus bleek een langduriger contract van 3 jaar de meest voordelige keuze en werd een besparing gerealiseerd van 9% op jaarbasis.

Medische Artikelen

Medische Artikelen zijn een grote kostenpost in de huisartsenpraktijk. Bij de aanbesteding van deze diensten speelt levertijd en bestelgemak een grote rol. In de regel kan er gekozen worden voor een grotere landelijke keten of voor een lokale partij (bijvoorbeeld een plaatselijke apotheek). In de regel zal de landelijke keten in staat zijn om scherpere prijzen te bieden. Echter is het omwille van de snelheid in sommige gevallen beter om voor een lokale partij te kiezen. Het loont de moeite om deze afweging regelmatig te maken. Wanneer bestellingen beter gepland en gebundeld kunnen worden, kunnen deze zo scherp mogelijk worden ingekocht. Ook in onze casus uit Boxmeer wordt een combinatie gemaakt tussen een landelijke keten en de plaatselijke apotheek. De prijzen die betaald worden zijn marktconform. Het zou in dit geval wel de moeite lonen te kijken in hoeverre de lokaal bestelde artikelen ook bij de landelijke partner aangekocht kunnen worden.

Conclusie

In nagenoeg iedere medische onderneming zijn kostenbesparingen te realiseren. In sommige gevallen bent u bij het opnieuw onderhandelen van contracten gebonden aan de partijen die zich specialiseren in uw specifieke (huisartsen)branche. Echter veel kosten zijn ook helemaal niet branche specifiek en hoeven helemaal niet bij een partij ingekocht te worden die zich specialiseert in dienstverlening aan huisartsen of andere zorgverleners. Voorbeelden hiervan zijn bijvoorbeeld energie, telefonie, huisvesting. Voor deze diensten zijn daarom ook veel meer aanbieders te vinden. In beide gevallen (branche specifiek en algemeen) loont het de moeite om regelmatig te kijken of nog steeds de beste prijs wordt betaald voor de gevraagde dienstverlening. Stel uzelf echter altijd de vraag of de gevraagde dienst inderdaad wel zo branche specifiek is als de aanbieder u wilt doen geloven. De stroom van een in huisartsen gespecialiseerde energieleverancier is immers niet beter of slechter dan die van een partij dat niet is.

Drs. K.N. Abcouwer is consultant bij bespaarbedrijf.nl dat op ‘no cure, no pay’- basis bespaartrajecten uit handen neemt.