Maak je personeelsdossiers 'WWZ-proof'

donderdag 23 juli 2015
timer 3 min
Het wordt steeds belangrijker dat personeelsdossiers compleet zijn. Het dossier vormt namelijk een juridische basis in het kader van de (gewijzigde) Wet Werk en Zekerheid (WWZ). Een compleet dossier is nodig om eventueel een ontslagprocedure te kunnen starten.

Volgens de Wet Werk en Zekerheid moet aangetoond kunnen worden dat een disfunctionerende medewerker gestimuleerd en gesteund is in het verbeteren van zijn functioneren. Volgens de WWZ heeft de medewerker ook recht op scholing. Als dit niet aantoonbaar is geregeld, is het heel moeilijk om de medewerker te ontslaan.

 

Tips voor het opbouwen van een dossier dat ‘WWZ-proof’ is:

  • Voer ten minste twee maal per jaar een functioneringsgesprek en een maal per jaar een beoordelingsgesprek. Een goede verslaglegging van de gesprekken is van groot belang.
  • Bied de medewerker scholing aan en leg dat vast.
  • Geef bij disfunctioneren duidelijk aan waarom de medewerker niet functioneert. Hierbij is het belangrijk dat afspraken en doelstellingen concreet en SMART geformuleerd zijn.
  • Geef de medewerker de tijd en de gelegenheid om het functioneren te verbeteren. Houd dan ook regelmatig evaluatiegesprekken en leg dit ook weer schriftelijk vast.
  • Bied de medewerker een passende functie aan.

 

Bij het vastleggen en documenteren hebben we te maken met de Wet Bescherming Persoonsgegevens (Wbp). In het kader van privacybescherming , is het belangrijk dat de dossiers afgeschermd en beveiligd worden. De hoofdregel is dat alleen die gegevens in een personeelsdossier mogen voorkomen die noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor het personeelsdossier is ingesteld. Dit is natuurlijk 'rekbaar' maar in een 'gemiddeld' personeelsdossier (dat ook 'WWZ-proof' is) van een medewerker in een eerstelijnspraktijk wordt de volgende informatie opgenomen:

  • De basisgegevens van de medewerker zoals naam/adres/woonplaats., geboortedatum etc.
  • Model opgaaf gegevens voor loonheffingen
  • Arbeidsovereenkomst of overeenkomst van opdracht
  • Kopie identiteitsbewijs
  • Kopie diploma’s en certificaten
  • Kopie vaccinatiebewijzen
  • Kopie VAR (voor freelancers)
  • BIG-registratie (voor tandartsen)
  • Verslagen functionerings- en/of beoordelingsgesprekken
  • Gegevens m.b.t. het ziekteverzuim en vakantie
  • Registratie m.b.t. vaardigheden van de medewerker

Dit kan natuurlijk met veel documenten worden uitgebreid zoals geheimhoudingsverklaring voor patiënten en overeenkomst voor het gebruik van sleutels voor kluisjes en alarm. In het kader van juridische bewijslast is het belangrijk dat de arbeidsovereenkomst en verslagen van individuele gesprekken getekend zijn door beide partijen.

 

Bewijslast

Het lijkt een flinke klus en hiervoor geldt ook het gezegde ‘een goed begin is het halve werk’. Start met het bundelen van de informatie zodra een nieuwe medewerker zijn entree maakt. Zie het niet als een last, maar als ‘bewijslast’. Een compleet personeelsdossier is aantoonbaar bewijs dat u er alles aan gedaan heeft om de medewerker een passende functie te bieden. Indien dan alsnog blijkt dat alle maatregelen geen succes hebben, heeft een ontslagprocedure kans van slagen.Uiteraard moet een ontslag zoveel mogelijk voorkomen worden, een gelukkige en goed functionerende medewerker draagt tenslotte ook weer bij aan een goed functionerende praktijk. Dit komt de patiëntentevredenheid vanzelfsprekend ook weer ten goede.

 

Ing. Petra van der Zwan adviseert tandartspraktijken op het gebied van kwaliteitsmanagement, wet- en regelgeving, praktijkmanagement en Lean oplossingen, is Lead Auditor kwaliteitsmanagementsysteem ISO-9001 en eigenaar van Invert Innovatie Management. www.invert-innovatie.nl

Reactie toevoegen

Beperkte HTML

  • Toegelaten HTML-tags: <a href hreflang> <em> <strong> <cite> <blockquote cite> <code> <ul type> <ol start type> <li> <dl> <dt> <dd> <h2 id> <h3 id> <h4 id> <h5 id> <h6 id>
  • Regels en alinea's worden automatisch gesplitst.
  • Web- en e-mailadressen worden automatisch naar links omgezet.
  • Lazy-loading is enabled for both <img> and <iframe> tags. If you want certain elements skip lazy-loading, add no-b-lazy class name.

Meer artikelen met dit thema

person_outlineBlog

‘What happens when you stop micro-managing’

27 mrt om 15:30 uurtimer4 min

Op LinkedIn gaat een filmpje rond. Zeven paarden staan klaar voor een race. Het startschot klinkt, en één werpt…

Lees verder »

Uw werknemer meldt zich ziek. Wat nu?

27 mrt om 15:00 uurtimer4 min

Alle bedrijven krijgen er wel eens mee te maken: een zieke werknemer. Waar moet u als werkgever allemaal…

Lees verder »
Sule Karagan, expert Werkgeversdesk en senior jurist arbeidsrecht bij VvAA
all_inclusiveAchtergrondartikel

Personeelsdossier en dossieropbouw: Nooit te laat om mee te beginnen

26 mrt om 13:00 uurtimer4 min

Een goed opgebouwd personeelsdossier kan doorslaggevend zijn bij een conflict of als je ontevreden bent over…

Lees verder »
flash_onNieuws

Cao Huisartsenzorg 2024-2025 vastgesteld

21 mrt om 13:19 uur

De Cao Huisartsenzorg regelt de arbeidsvoorwaarden voor het ondersteunend personeel binnen de…

Lees verder »
all_inclusiveAchtergrondartikel

Zes essentiële onderdelen van de arbeidsovereenkomst

14 mrt om 13:00 uurtimer4 min

Een arbeidsovereenkomst opstellen is meer dan een kwestie van kiezen. Je moet namelijk wel weten wat de…

Lees verder »
person_outlineBlog

Buitenlandse tandartsen zijn broodnodig. Wie doet er mee?

14 mrt om 12:00 uurtimer3 min

De schier oeverloze strijd voor meer opleidingsplaatsen voor tandartsen is zinloos, als er niet tegelijkertijd…

Lees verder »
person_outlineBlog

Grip op verzuim in de zorg: Hoe zetten we het dalende ziekteverzuimpercentage door?

7 mrt om 15:17 uurtimer4 min

De zorg blijft één van de meest veeleisende sectoren om in te werken. Werknemers verzorgen dagelijks talloze…

Lees verder »
Timo Hans Stress is een kunst www.timohans.nl
person_outlineBlog

Ga stress te lijf met ‘Stress is een kunst’

6 mrt om 16:00 uurtimer4 min
Het gebruikelijke recept als je last hebt van stress is rust. Maar is dat echt de beste therapie? In ‘Stress is…
Lees verder »