Maak je personeelsdossiers 'WWZ-proof'

donderdag 23 juli 2015
timer 3 min
Het wordt steeds belangrijker dat personeelsdossiers compleet zijn. Het dossier vormt namelijk een juridische basis in het kader van de (gewijzigde) Wet Werk en Zekerheid (WWZ). Een compleet dossier is nodig om eventueel een ontslagprocedure te kunnen starten.

Volgens de Wet Werk en Zekerheid moet aangetoond kunnen worden dat een disfunctionerende medewerker gestimuleerd en gesteund is in het verbeteren van zijn functioneren. Volgens de WWZ heeft de medewerker ook recht op scholing. Als dit niet aantoonbaar is geregeld, is het heel moeilijk om de medewerker te ontslaan.

 

Tips voor het opbouwen van een dossier dat ‘WWZ-proof’ is:

  • Voer ten minste twee maal per jaar een functioneringsgesprek en een maal per jaar een beoordelingsgesprek. Een goede verslaglegging van de gesprekken is van groot belang.
  • Bied de medewerker scholing aan en leg dat vast.
  • Geef bij disfunctioneren duidelijk aan waarom de medewerker niet functioneert. Hierbij is het belangrijk dat afspraken en doelstellingen concreet en SMART geformuleerd zijn.
  • Geef de medewerker de tijd en de gelegenheid om het functioneren te verbeteren. Houd dan ook regelmatig evaluatiegesprekken en leg dit ook weer schriftelijk vast.
  • Bied de medewerker een passende functie aan.

 

Bij het vastleggen en documenteren hebben we te maken met de Wet Bescherming Persoonsgegevens (Wbp). In het kader van privacybescherming , is het belangrijk dat de dossiers afgeschermd en beveiligd worden. De hoofdregel is dat alleen die gegevens in een personeelsdossier mogen voorkomen die noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor het personeelsdossier is ingesteld. Dit is natuurlijk 'rekbaar' maar in een 'gemiddeld' personeelsdossier (dat ook 'WWZ-proof' is) van een medewerker in een eerstelijnspraktijk wordt de volgende informatie opgenomen:

  • De basisgegevens van de medewerker zoals naam/adres/woonplaats., geboortedatum etc.
  • Model opgaaf gegevens voor loonheffingen
  • Arbeidsovereenkomst of overeenkomst van opdracht
  • Kopie identiteitsbewijs
  • Kopie diploma’s en certificaten
  • Kopie vaccinatiebewijzen
  • Kopie VAR (voor freelancers)
  • BIG-registratie (voor tandartsen)
  • Verslagen functionerings- en/of beoordelingsgesprekken
  • Gegevens m.b.t. het ziekteverzuim en vakantie
  • Registratie m.b.t. vaardigheden van de medewerker

Dit kan natuurlijk met veel documenten worden uitgebreid zoals geheimhoudingsverklaring voor patiënten en overeenkomst voor het gebruik van sleutels voor kluisjes en alarm. In het kader van juridische bewijslast is het belangrijk dat de arbeidsovereenkomst en verslagen van individuele gesprekken getekend zijn door beide partijen.

 

Bewijslast

Het lijkt een flinke klus en hiervoor geldt ook het gezegde ‘een goed begin is het halve werk’. Start met het bundelen van de informatie zodra een nieuwe medewerker zijn entree maakt. Zie het niet als een last, maar als ‘bewijslast’. Een compleet personeelsdossier is aantoonbaar bewijs dat u er alles aan gedaan heeft om de medewerker een passende functie te bieden. Indien dan alsnog blijkt dat alle maatregelen geen succes hebben, heeft een ontslagprocedure kans van slagen.Uiteraard moet een ontslag zoveel mogelijk voorkomen worden, een gelukkige en goed functionerende medewerker draagt tenslotte ook weer bij aan een goed functionerende praktijk. Dit komt de patiëntentevredenheid vanzelfsprekend ook weer ten goede.

 

Ing. Petra van der Zwan adviseert tandartspraktijken op het gebied van kwaliteitsmanagement, wet- en regelgeving, praktijkmanagement en Lean oplossingen, is Lead Auditor kwaliteitsmanagementsysteem ISO-9001 en eigenaar van Invert Innovatie Management. www.invert-innovatie.nl

Reactie toevoegen

Beperkte HTML

  • Toegelaten HTML-tags: <a href hreflang> <em> <strong> <cite> <blockquote cite> <code> <ul type> <ol start type> <li> <dl> <dt> <dd> <h2 id> <h3 id> <h4 id> <h5 id> <h6 id>
  • Regels en alinea's worden automatisch gesplitst.
  • Web- en e-mailadressen worden automatisch naar links omgezet.
  • Lazy-loading is enabled for both <img> and <iframe> tags. If you want certain elements skip lazy-loading, add no-b-lazy class name.

Meer artikelen met dit thema

Bob van Ravensberg - Foto: Fysiovakbond FDV
mic_external_onInterview

Bob van Ravensberg (Fysiovakbond FDV): ‘Elke dag stoppen tien fysiotherapeuten, maar de politiek grijpt niet in’

3 jul om 12:30 uurtimer6 min

Fysiotherapeuten verlaten in groten getale het vak vanwege lage tarieven en een te hoge…

Lees verder »
Demissionair minister Daniëlle Jansen (NSC) (Foto: Rijksoverheid/Martin Beekman)
flash_onNieuws

Zorgpartijen en ministerie bereiken akkoord over AZWA

2 jul om 14:00 uurtimer3 min

Na uitvoerige onderhandelingen hebben het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (…

Lees verder »
Laura Bas (Foto: Jitske Seckel)
all_inclusiveAchtergrondartikel

Laura Bas over vier generaties op de werkvloer: ‘Zoek de verbinding in plaats van de verschillen’

23 jun om 09:00 uurtimer4 min

Generatie Z-expert Laura Bas gaf tijdens de Dag van de Praktijkmanager op 12 juni een inspirerende keynote over…

Lees verder »

Zelfstandig specialist worden? Wat je moet weten over toetreden tot een maatschap

20 jun om 09:30 uurtimer3 min

Voor veel medisch specialisten is toetreden tot een maatschap een belangrijke mijlpaal in hun loopbaan. Het…

Lees verder »
Nora Ennahachi - Foto: eigen foto
all_inclusiveAchtergrondartikel

Nora Ennahachi bij de PM Dag: ‘Begin bij authentiek leiderschap, ontwikkel je en maak je onmisbaar’

17 jun om 16:00 uurtimer5 min

Tijdens een boeiende masterclass deelde Nora Ennahachi, operationeel directeur van MyDent en oprichter van Dent…

Lees verder »
Erik van Dam: VvAA
mic_external_onInterview

Erik van Dam (VvAA) over nieuwe zzp-wetten: ‘De wetsvoorstellen gaan alweer op de lange baan’

16 jun om 16:30 uurtimer5 min

De val van het kabinet-Schoof begin juni maakt de inwerkingtreding van nieuwe zzp-wetgeving…

Lees verder »
Foto: Jitske Seckel
flash_onNieuws

Eerste impressie van de Dag van de Praktijkmanager (2025): ‘Zorg dat je impact als leider duurzaam is’

13 jun om 11:30 uurtimer6 min

De Dag van de Praktijkmanager heeft dit jaar als thema ‘het leukste vak ter wereld’. Dagvoorzitter Charlotte…

Lees verder »
Michel Fortman VvAA
mic_external_onInterview

Michel Fortman (VvAA) tijdens de PM Dag: ‘Ziekteverzuim neemt toe, vooral door mentale druk’

6 jun om 14:30 uurtimer5 min

Michel Fortman, senior verzuimadviseur bij VvAA, ziet het ziekteverzuim in de eerstelijnszorg…

Lees verder »