Maak je personeelsdossiers 'WWZ-proof'

donderdag 23 juli 2015
timer 3 min
Het wordt steeds belangrijker dat personeelsdossiers compleet zijn. Het dossier vormt namelijk een juridische basis in het kader van de (gewijzigde) Wet Werk en Zekerheid (WWZ). Een compleet dossier is nodig om eventueel een ontslagprocedure te kunnen starten.

Volgens de Wet Werk en Zekerheid moet aangetoond kunnen worden dat een disfunctionerende medewerker gestimuleerd en gesteund is in het verbeteren van zijn functioneren. Volgens de WWZ heeft de medewerker ook recht op scholing. Als dit niet aantoonbaar is geregeld, is het heel moeilijk om de medewerker te ontslaan.

 

Tips voor het opbouwen van een dossier dat ‘WWZ-proof’ is:

  • Voer ten minste twee maal per jaar een functioneringsgesprek en een maal per jaar een beoordelingsgesprek. Een goede verslaglegging van de gesprekken is van groot belang.
  • Bied de medewerker scholing aan en leg dat vast.
  • Geef bij disfunctioneren duidelijk aan waarom de medewerker niet functioneert. Hierbij is het belangrijk dat afspraken en doelstellingen concreet en SMART geformuleerd zijn.
  • Geef de medewerker de tijd en de gelegenheid om het functioneren te verbeteren. Houd dan ook regelmatig evaluatiegesprekken en leg dit ook weer schriftelijk vast.
  • Bied de medewerker een passende functie aan.

 

Bij het vastleggen en documenteren hebben we te maken met de Wet Bescherming Persoonsgegevens (Wbp). In het kader van privacybescherming , is het belangrijk dat de dossiers afgeschermd en beveiligd worden. De hoofdregel is dat alleen die gegevens in een personeelsdossier mogen voorkomen die noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor het personeelsdossier is ingesteld. Dit is natuurlijk 'rekbaar' maar in een 'gemiddeld' personeelsdossier (dat ook 'WWZ-proof' is) van een medewerker in een eerstelijnspraktijk wordt de volgende informatie opgenomen:

  • De basisgegevens van de medewerker zoals naam/adres/woonplaats., geboortedatum etc.
  • Model opgaaf gegevens voor loonheffingen
  • Arbeidsovereenkomst of overeenkomst van opdracht
  • Kopie identiteitsbewijs
  • Kopie diploma’s en certificaten
  • Kopie vaccinatiebewijzen
  • Kopie VAR (voor freelancers)
  • BIG-registratie (voor tandartsen)
  • Verslagen functionerings- en/of beoordelingsgesprekken
  • Gegevens m.b.t. het ziekteverzuim en vakantie
  • Registratie m.b.t. vaardigheden van de medewerker

Dit kan natuurlijk met veel documenten worden uitgebreid zoals geheimhoudingsverklaring voor patiënten en overeenkomst voor het gebruik van sleutels voor kluisjes en alarm. In het kader van juridische bewijslast is het belangrijk dat de arbeidsovereenkomst en verslagen van individuele gesprekken getekend zijn door beide partijen.

 

Bewijslast

Het lijkt een flinke klus en hiervoor geldt ook het gezegde ‘een goed begin is het halve werk’. Start met het bundelen van de informatie zodra een nieuwe medewerker zijn entree maakt. Zie het niet als een last, maar als ‘bewijslast’. Een compleet personeelsdossier is aantoonbaar bewijs dat u er alles aan gedaan heeft om de medewerker een passende functie te bieden. Indien dan alsnog blijkt dat alle maatregelen geen succes hebben, heeft een ontslagprocedure kans van slagen.Uiteraard moet een ontslag zoveel mogelijk voorkomen worden, een gelukkige en goed functionerende medewerker draagt tenslotte ook weer bij aan een goed functionerende praktijk. Dit komt de patiëntentevredenheid vanzelfsprekend ook weer ten goede.

 

Ing. Petra van der Zwan adviseert tandartspraktijken op het gebied van kwaliteitsmanagement, wet- en regelgeving, praktijkmanagement en Lean oplossingen, is Lead Auditor kwaliteitsmanagementsysteem ISO-9001 en eigenaar van Invert Innovatie Management. www.invert-innovatie.nl

Reactie toevoegen

Beperkte HTML

  • Toegelaten HTML-tags: <a href hreflang> <em> <strong> <cite> <blockquote cite> <code> <ul type> <ol start type> <li> <dl> <dt> <dd> <h2 id> <h3 id> <h4 id> <h5 id> <h6 id>
  • Regels en alinea's worden automatisch gesplitst.
  • Web- en e-mailadressen worden automatisch naar links omgezet.
  • Lazy-loading is enabled for both <img> and <iframe> tags. If you want certain elements skip lazy-loading, add no-b-lazy class name.

Meer artikelen met dit thema

Mieke Bergmans van Staas & Bergmans. Zorg voor uw mond
flash_onNieuws

Tandarts Mieke Bergmans: ‘Als een praktijkmanager eerst op de werkvloer heeft gestaan, is dat een pré’

6 jul om 15:30 uurtimer3 min
Hoe denken praktijkhouders over de functie van praktijkmanager? We legden deze vraag voor aan tandarts Mieke…
Lees verder »
Gijs Ganzevles, fysiopraktijkhouder en praktijkmanager
mic_external_onInterview

Gijs Ganzevles (fysiopraktijkhouder en praktijkmanager): ‘Ik heb goed zicht op de organisatie, ik sta er middenin’

10 jun om 09:41 uurtimer4 min

Gijs Ganzevles heeft samen met zijn maat een maatschap: Fysiotherapie Bergstraat in Amersfoort. Hij werkt als…

Lees verder »
Sigrid Kaag, minister van Financiën (Foto: Shutterstock)
person_outlineBlog

Voorjaarsnota 2022: dynamiek voor de zorgondernemer

9 jun om 15:00 uurtimer4 min
Jaarlijks informeert de minister van Financiën de Tweede Kamer via de Voorjaarsnota en de Najaarsnota over de…
Lees verder »
Poeya Mohtadili. Foto: Claudia Kamergorodski
person_outlineBlog

Geborgenheid als sleutel tot eigenaarschap – bij het personeel

7 apr om 14:00 uurtimer3 min
Je hebt twee soorten mensen. De een begint het nieuwe jaar met goede voornemens; de ander kan alleen het woord al…
Lees verder »

Hulp voor Huisartsen introduceert nieuw e-learning-platform en verbetertrajecten ‘op locatie’

30 mrt om 12:39 uur
Hulp voor Huisartsen, onderdeel van ANW Nederland, biedt huisartsenpraktijken ondersteuning met de ‘…
Lees verder »

Tandarts Today en Tandzorg op Maat bundelen krachten: ‘Samen excelleren als werkgever’

24 mrt om 15:00 uurtimer5 min
Mondzorgorganisatie Tandarts Today fuseert met Tandzorg op Maat. De directie, bestaande uit Ruben Hoefnagels als…
Lees verder »

Juridische en fiscale actualiteiten in één uur: Fiscale prioriteiten en Wtza

16 mrt om 17:00 uurtimer2 min
In samenwerking met Visser & Visser Accountants en Belastingadviseurs organiseert MedischOndernemen op…
Lees verder »
Wolter Brands
flash_onNieuws

‘Verduurzamen van mondzorgpraktijk’ nieuw speerpunt van KNMT

10 mrt om 16:00 uurtimer4 min
KNMT-voorzitter Wolter Brands belicht in het ledenmagazine NT/Dentz de speerpunten van de vereniging voor 2022.…
Lees verder »