Maak je personeelsdossiers 'WWZ-proof'

Volgens de Wet Werk en Zekerheid moet aangetoond kunnen worden dat een disfunctionerende medewerker gestimuleerd en gesteund is in het verbeteren van zijn functioneren. Volgens de WWZ heeft de medewerker ook recht op scholing. Als dit niet aantoonbaar is geregeld, is het heel moeilijk om de medewerker te ontslaan.

Tips voor het opbouwen van een dossier dat ‘WWZ-proof’ is:

• Voer ten minste twee maal per jaar een functioneringsgesprek en een maal per jaar een beoordelingsgesprek. Een goede verslaglegging van de gesprekken is van groot belang.
• Bied de medewerker scholing aan en leg dat vast.
• Geef bij disfunctioneren duidelijk aan waarom de medewerker niet functioneert. Hierbij is het belangrijk dat afspraken en doelstellingen concreet en SMART geformuleerd zijn.
• Geef de medewerker de tijd en de gelegenheid om het functioneren te verbeteren. Houd dan ook regelmatig evaluatiegesprekken en leg dit ook weer schriftelijk vast.
• Bied de medewerker een passende functie aan.

Bij het vastleggen en documenteren hebben we te maken met de Wet Bescherming Persoonsgegevens (Wbp). In het kader van privacybescherming , is het belangrijk dat de dossiers afgeschermd en beveiligd worden. De hoofdregel is dat alleen die gegevens in een personeelsdossier mogen voorkomen die noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor het personeelsdossier is ingesteld. Dit is natuurlijk 'rekbaar' maar in een 'gemiddeld' personeelsdossier (dat ook 'WWZ-proof' is) van een medewerker in een eerstelijnspraktijk wordt de volgende informatie opgenomen:

• De basisgegevens van de medewerker zoals naam/adres/woonplaats., geboortedatum etc.
• Model opgaaf gegevens voor loonheffingen
• Arbeidsovereenkomst of overeenkomst van opdracht
• Kopie identiteitsbewijs
• Kopie diploma’s en certificaten
• Kopie vaccinatiebewijzen
• Kopie VAR (voor freelancers)
• BIG-registratie (voor tandartsen)
• Verslagen functionerings- en/of beoordelingsgesprekken
• Gegevens m.b.t. het ziekteverzuim en vakantie
• Registratie m.b.t. vaardigheden van de medewerker

Dit kan natuurlijk met veel documenten worden uitgebreid zoals geheimhoudingsverklaring voor patiënten en overeenkomst voor het gebruik van sleutels voor kluisjes en alarm. In het kader van juridische bewijslast is het belangrijk dat de arbeidsovereenkomst en verslagen van individuele gesprekken getekend zijn door beide partijen.

Bewijslast

Het lijkt een flinke klus en hiervoor geldt ook het gezegde ‘een goed begin is het halve werk’. Start met het bundelen van de informatie zodra een nieuwe medewerker zijn entree maakt. Zie het niet als een last, maar als ‘bewijslast’. Een compleet personeelsdossier is aantoonbaar bewijs dat u er alles aan gedaan heeft om de medewerker een passende functie te bieden. Indien dan alsnog blijkt dat alle maatregelen geen succes hebben, heeft een ontslagprocedure kans van slagen.Uiteraard moet een ontslag zoveel mogelijk voorkomen worden, een gelukkige en goed functionerende medewerker draagt tenslotte ook weer bij aan een goed functionerende praktijk. Dit komt de patiëntentevredenheid vanzelfsprekend ook weer ten goede.

Ing. Petra van der Zwan adviseert tandartspraktijken op het gebied van kwaliteitsmanagement, wet- en regelgeving, praktijkmanagement en Lean oplossingen, is Lead Auditor kwaliteitsmanagementsysteem ISO-9001 en eigenaar van Invert Innovatie Management. www.invert-innovatie.nl