Eerste impressie van de Dag van de Praktijkmanager (2025): ‘Zorg dat je impact als leider duurzaam is’

‘Jullie gaan vandaag op reis, voel je vrij om te bewegen’, moedigt Charlotte de aanwezigen aan om op deze zonovergoten dag ook van workshops in de buitenlucht te genieten. ’Jullie hebben het meest ondankbare vak, maar ook leukste. Schrijf eerst even kort op waar je vandaag niet aan wilt denken. Gooi je papier dan weg en maak er een zonnige dag van.’

Bijna 170 deelnemers zijn naar Kontakt der Kontinenten afgereisd, een voormalig klooster in Soesterberg gelegen in een groene bosrijke omgeving. Ongeveer de helft van de deelnemers is afkomstig uit de mondzorg, de andere helft komt uit de huisartsenzorg. Daarnaast zijn er praktijkmanagers uit andere branches als fysiotherapie, psychotherapie en zelfs acupunctuur. Bovendien zijn 23 partners aanwezig met stands en presentaties.

Victor Mion: ‘Leer coachen, stop met helpen’

De eerste keynote van de dag is van Victor Mion, de voormalig tenniscoach die het concept ‘One Minute Coaching’ ontwikkelde. In een enthousiasmerende sessie gaat hij in op de valkuilen bij coaching. Hij schetst hoe managers in plaats van te helpen, kunnen coachen met technieken die iemands draagkracht versterken. ‘Als coach van tennissers had ik een minuut om de mindset van de spelers te beïnvloeden. Voor One Minute Coaching heb ik vijf technieken ontwikkeld om spelers te stimuleren. Wat denk je dat een goede coach zegt? Het gaat om een lerende cultuur te ontwikkelen.’

In plaats van te helpen, steeds de problemen voor anderen op te lossen, is coachen om te beginnen: vragen stellen die iemand zelf tot nadenken aanzetten. ‘Het gevolg van helpen is dat je iemand hulpeloos maakt. Waarom is helpen dan toch zo lekker? Het geeft een goed gevoel en de hulpvrager krijgt die hulp. Hoe kom je daar uit? Dat moet je in een gesprek duidelijk maken, dat kun je zelf doen. Laat ze zelf nadenken.’

Mion benadrukt het belang van goede vragen stellen. ‘Een coachvraag is toekomstgericht en positief. Neem bijvoorbeeld mijn zoon Lars, die altijd graag op het allerlaatste nippertje naar school ging. Zijn banden blijken op een dag lek, maar ik ben hem niet gaan helpen. Hoe ga je dit oplossen, vroeg ik hem. Ik gunde Lars dat hij op zijn bek gaat, dan leert hij. Je hebt steeds de keus of je wilt helpen. Helpen is een korte termijnoplossing. We helpen net zo lang tot we er klaar mee zijn.’ (Lees ook: Victor Mion, keynote bij de PM Dag: ‘Iedereen kan leren coachen’.)

Charlotte van den Wall Bake: ‘Mijn praktijkhouder doet wat ik zeg’

Charlotte van den Wall Bake gaf een keynote over effectief samenwerken tussen praktijkhouder en praktijkmanager. Ze reikte vijf handvatten aan: zorg voor een duidelijk takenpakket, plan je werk goed, verwerf vertrouwen, creëer draagvlak en ontwikkel zelfkennis.

Praktijkmanagers zijn vaak manusjes-van-alles die altijd klaarstaan om te helpen en alles tegelijk goed willen doen. ‘Er zijn voortdurend afleidingen gedurende je dag’, signaleert Charlotte. ‘Praktijkmanagers vervullen steeds wisselende rollen. Belangrijk is dat je daarbij zichtbaar blijft.’

Tijd maken

Een goede planning is cruciaal, benadrukt Charlotte. ‘Tijd vind je niet, die moet je maken – voor je team én voor jezelf. Hetzelfde geldt voor het contact met je praktijkhouder. Zorg dagelijks voor kort overleg en plan wekelijks een vast moment. Bereid je goed voor: wat is het probleem en wat is de oplossing? Zorg dat de praktijkhouder alleen nog “ja” of “nee” hoeft te zeggen. Leg opties voor en geef steeds een duidelijke suggestie. Dat geeft je meer ruimte.’

Vertrouwen winnen

Het begint allemaal met vertrouwen. ‘Wat doe jij om het vertrouwen van je praktijkhouder te krijgen? Haal dat vertrouwen op – vraag er gewoon naar. Zeg dat je je werk alleen goed kunt doen als dat vertrouwen er is. En weet: je mag je praktijkhouder ook een beetje opvoeden. Je mag zelfs kibbelen, maar doe dat dan wel achter de schermen.’

Mandaat en draagvlak

Charlotte wijst op het belang van zichtbaarheid en een duidelijke positie. ‘Wees zichtbaar voor je team. Veel praktijkmanagers eisen hun plek niet op. Zorg voor een goede introductie door de praktijkhouder. En houd focus: kies je communicatiekanalen en wees daar consistent in. Wat bespreek je bijvoorbeeld wel of niet in overlegmomenten?’

Takenpakket en afbakening

Niet alle praktijkhouders bieden een helder takenpakket aan hun praktijkmanager. ‘Maar juist zo’n duidelijk pakket helpt om richting te geven aan je werk. Zorg dat anderen weten waarvoor ze bij jou moeten zijn. Als je verantwoordelijk bent voor de vakantiedagen, moet je het aangeven als medewerkers dat bij de praktijkhouder proberen te regelen. Baken je verantwoordelijkheden af – en voed je praktijkhouder daarin op.’

Zelfkennis en purpose

Tot slot onderstreept Charlotte het belang van zelfkennis. ‘Weet waar je boos van wordt. En ken je “purpose”: je persoonlijke missie. Die helpt je om elke dag met energie aan de slag te gaan. Als je weet wat je wilt betekenen als praktijkmanager – en je koppelt dat aan je takenpakket – werkt dat enorm motiverend.’ (Lees ook: 'Purpose': dé sleutel tot meer voldoening in je werk als praktijkmanager.)

Nora Ennahachi: ‘Begin bij authentiek leiderschap, ontwikkel je en maak je onmisbaar’

Tijdens een boeiende masterclass deelt Nora Ennahachi, operationeel directeur van MyDent en oprichter van DentManagement, haar inzichten over effectief leiderschap in de zorg. Onder de titel ‘De kracht van praktijkmanagers. Leiderschap en effectiviteit in de zorg’ gaat ze in op verschillende leiderschapsstijlen, valkuilen én praktische strategieën om teams te versterken.

Zes leiderschapsstijlen

Nora begint haar masterclass met een overzicht van zes leiderschapsstijlen.

• Authentiek leiderschap
• Coachend leiderschap
• Dienend leiderschap
• Transformationeel leiderschap (inspirerend en motiverend)
• Democratisch leiderschap
• Situationeel leiderschap

‘Praktijkmanagers hebben veel uitdagingen die aan het licht moeten komen. Al die rollen vervul je elke dag. Maar je moet jezelf goed kennen en betrokken zijn bij de praktijk. Het begin bij authentiek leiderschap en in de andere stijlen kun je je vervolgens ontwikkelen. Mijn praktijkhouder vindt mij bijvoorbeeld een professionele dwarsligger, wat nodig is om hem in zijn kracht te laten staan. Dat gaat niet altijd goed en ook niet altijd slecht. Soms moet ik zeggen: tot hier en niet verder.’

Actieplan in 90 dagen

Nora schetst de manier waarop een praktijkmanager zichzelf kan introduceren (of herintroduceren) in de vorm van een actieplan van 90 dagen in drie stappen.

• Fase 1: observeren en oriënteren (maand 1)
• Fase 2: verbeteren en versterken (maand 2)
• Fase 3: structuren en strategisch bouwen (maand 3)

‘In fase 1 krijg je inzicht in je team. Hoe bouw je een relatie op in je team? Hoe goed luister je naar je team? Analyseer de processen en de cultuur. Als praktijkmanager ben je verantwoordelijk voor de mensen die het werk doen. Als de praktijkhouder zich niet verbindt, pak je zelf de rol als leider en bouw aan de relaties. Waarom hebben sommige praktijken een tekort aan personeel? Hoe houd je de medewerkers tevreden?’

Wees beschikbaar en blijf bij je team

‘Ik ben op elke plek beschikbaar. Kijk waar de werkdruk en de frustraties ontstaan. Blijf die dingen benoemen. Hoe meer je het op papier zet, hoe eerder de praktijkhouder in beweging komt. Blijf bij je team. Start een praktijk- en managementlogboek, noteer de processen. Observeer of iedereen op de goede plek zit. Laat het aan de praktijkhouder zien. Zit wekelijks met je praktijkhouder. De praktijkhouder heeft mij uiteindelijk het vertrouwen gegeven, na veel duwen en trekken. Maak jezelf onmisbaar op je praktijk.’

Coach op ontwikkeling en geef gerichte feedback

‘In fase 2 werk je verder aan het verbeteren van de teamcommunicatie, het optimaliseren van de werkprocessen en teamleden coachend aansturen. Coachen moet oprecht zijn, je teamleden moeten het geloven. Coach op ontwikkeling. Complimenteer op de extra inzet van medewerkers. Geef gerichte feedback.’

‘Zorg voor een vaste werkstructuur, met een weekstart van 15 minuten. In het teamoverleg moeten teamleden hun inbreng kunnen hebben, ga hun verlangens niet invullen. Betrek je team bij verbeterideeën. Bijvoorbeeld: we organiseren een evenement als we 500 Google-reviews hebben. Die hebben we nu en binnenkort gaan we daarom een dag varen op een barbecueboot.’

Formuleer een gedeelde visie. Maak je impact als leider duurzaam

‘In fase 3 kun je met praktijkhouder strategisch gaan bouwen. Formuleer een gedeelde visie, de gedeelde kernwaarden van de praktijk. Waar wil je naartoe? De tandarts is bijvoorbeeld klinisch sterk, maar strategisch zwak. Versterk de cultuur door het goede voorbeeld te geven als praktijkmanager. Stroop je mouwen op ook voor vervelende klusjes. Maak je impact als leider duurzaam. Dat mag je niet loslaten, geloof in jezelf, stap over je grenzen heen. Stel een kwartaalplan op en implementeer een groeicyclus voor je team. Evalueer je eigen rol als teamleider.’ (Lees ook: Een Goed Gesprek met Nora Ennahachi over ‘boeien en binden’: ‘Praktijkmanager is de sleutel tot succes’.)

Tot zover de eerste impressie van de geslaagde achttiende editie van De Dag van Praktijkmanager bij Kontakt der Kontinenten in Soesterberg. Binnenkort volgt het volledige verslag met presentaties van de keynotes en andere sessies op MijnPraktijkmanagersNetwerk. Noteer ook alvast de datum voor de volgende editie in je agenda: 21 mei 2026.