Grensoverschrijdend gedrag: leiderschap én beleid ‘bittere noodzaak’

Onder grensoverschrijdend gedrag vallen vier gedragingen:

1. Pesten, roddelen, buitensluiten, belachelijk maken, sabotage;
2. Intimideren, verbaal en lichamelijk geweld;
3. Seksueel grensoverschrijdend gedrag;
4. Discriminatie, ongelijke behandeling op de werkvloer.

Het lijkt misschien alsof het er nu ‘ineens’ is. Grensoverschrijdend gedrag is er altijd geweest en het zal er helaas ook altijd zijn. Het is echter jouw verantwoordelijkheid als leidinggevende om te zorgen dat de kans op grensoverschrijdend gedrag in jullie praktijk verkleint. Immers: grensoverschrijdend gedrag heeft een direct negatief effect op werkgeluk en kan leiden tot angst, slecht slapen, onzekerheid en fouten maken. Dit kan vervolgens leiden tot verzuim, angstcultuur, slechte sfeer en verloop in de praktijk.

Groeiende kans op grensoverschrijdend gedrag

Het onderzoek van Performa, Afas en Berenschot van september 2023 toont aan:

• 10% meer klachten over grensoverschrijdend gedrag;
• bij 25% behoefte aan vertrouwenspersoon neemt toe;
• bij 49% zit een of meerdere zaken niet helemaal goed in de organisatie;
• Bij 13% wordt grensoverschrijdend gedrag in de organisatie niet serieus genomen;
• 22% werkt niet aan open en veilige werkomgeving.

Als leidinggevende kun je een aantal dingen doen: enerzijds preventieve maatregelen en anderzijds duidelijkheid scheppen over wat jouw medewerkers kunnen doen als ze het ervaren.

Formuleer ‘gewenste omgangsvormen’ en een duidelijk protocol

Begin met het gezamenlijk formuleren van wat ‘gewenste omgangsvormen’ zijn. Een positieve insteek is prettiger om te communiceren dan te zeggen wat ze niet mogen doen, daarmee leg je de focus op negatief gedrag. Doe dit samen met teamleden, dan zijn de gedragenheid en betrokkenheid in de praktijk direct al groter. Je kunt het bijvoorbeeld op de agenda zetten van een teamoverleg en ruim de tijd voor dit onderwerp nemen. Of je vraagt welke teamleden hier een voorzet voor willen maken.

Stel een duidelijk protocol en een gedragscode op, gebaseerd op de eerdergenoemde ‘gewenste omgangsvormen’. Zorg dat het voor alle werknemers, en wellicht ook voor jullie patiënten, duidelijk is wat er wel en niet gewenst is en hoe er gehandeld dient te worden wanneer er sprake is van grensoverschrijdend gedrag.

Vertrouwenspersoon binnenkort verplicht

Tot wie kan een benadeelde zich wenden, tot wie kan een omstander zich wenden en bij wie kan de vermeende beschuldigde terecht? Hoe kan er een klacht worden ingediend en bij wie en wat gebeurt er daar dan vervolgens mee? Die gesprekspartner dient uiteraard een neutrale partij zijn en daardoor kun jij als leidinggevende dat niet zijn. Wat is de rol van een vertrouwenspersoon en kies je voor een interne en/of een externe vertrouwenspersoon?

Het wetsvoorstel om een vertrouwenspersoon verplicht te stellen zal naar alle waarschijnlijkheid op korte termijn worden aangenomen. Dat heeft ook gevolgen voor jouw praktijk. Als je hierop nog geen actie hebt ondernomen, maak een plan over hoe jij een vertrouwenspersoon kunt verbinden aan jullie praktijk. Ook een aantal branche- en beroepsorganisaties bieden deze dienstverlening aan. Hierbij is het raadzaam om een vertrouwenspersoon met een LVV-certificaat in de arm te nemen.

Houd de gewenste omgangsvormen levend in jullie praktijk. Dit kun je bijvoorbeeld doen door het regelmatig bij een werkoverleg op de agenda te zetten, of op een speelse manier door ieder overleg een stelling met alle teamleden te bespreken. Zoals: het is logisch dat als een patiënt onbehoorlijk was, dat de betrokken zorgverlener naar zijn/haar collega’s die dag een korter lontje heeft. Ga daarover met elkaar in gesprek: wat vindt men hiervan? Welke alternatieven zijn er om de interactie met de onbehoorlijke patiënt te verwerken?

4D-model: Direct Action, Distraction, Delegation, Delay

Faciliteer jouw werknemers wat ze kunnen doen als ze zelf grensoverschrijdend gedrag ervaren of als ze er getuige van (denken te) zijn. Met het 4D-model geef je hen praktische handvatten. Wanneer je bijvoorbeeld iets ziet gebeuren waarvan je denkt dat een ander het onprettig vindt:

• Direct Action: je neemt direct actie door te zeggen dat je iets ongepast of onprettig vindt.
• Distraction: je spreekt aan, bijvoorbeeld door een vraag te stellen of een van beiden uit te nodigen om samen even een kopje koffie te gaan drinken; uit de situatie halen.
• Delegation: als je zelf even geen raad weet met de situatie, of geen actie durft te nemen, dan kun je dit ‘delegeren’, door aan bijvoorbeeld een leidinggevende te vragen of deze er actie op wil nemen.
• Delay: het kan ook zo zijn dat je iets hebt gezien of ervaren en dat je even de tijd nodig hebt om het te laten bezinken en te bedenken wat je hier nu mee wilt. Het is prima om even later de betrokkene(n) aan te spreken.

Investeer in psychologische en sociale veiligheid

De kans dat grensoverschrijdend gedrag zich aandient in jullie praktijk kun je verkleinen door te investeren in psychologische en sociale veiligheid. Psychologisch veiligheid gaat over de subtiele interactie tussen mensen. Dat betekent dat medewerkers zich veilig voelen in de manier waarop ze dagelijks met elkaar omgaan: dat ze hun mening geven, ideeën opperen en het gevoel hebben dat ze hun leidinggevende kunnen tegenspreken en elkaar uitdagen om het beter te doen. Wanneer jouw medewerkers die veiligheid ervaren, zullen ze als er iets voorvalt dat over hun grens gaat, zich eerder uitspreken in plaats van ‘incasseren’.

Om deze cultuur te realiseren is er belangrijk werk voor jou weggelegd. Het begint al bij de werving van nieuwe werknemers. Vervolgens blijf je er in alle gesprekken en overleggen in investeren. Dat doe je door afspraken en regels maken, samen met team. Nodig ze uit om hun mening te geven: laat stiltes vallen zodat niet jij, maar zij de stilte vullen (ook al kan een stilte soms heel oncomfortabel voelen). Hoe actiever jij bent, des te passiever de ander. Laat merken dat je het prettig vindt als zij zich uitspreken, dat ze bijdragen met acties en plannen. Het gaat dus om het inzetten van je menselijke vaardigheden in een professionele context.

Daarnaast heb je ook een verantwoordelijkheid om te investeren in sociale veiligheid; dat werknemers zich beschermd voelen tegen ‘gevaar’ dat wordt veroorzaakt door het handelen van iemand anders binnen een sociale setting, bijvoorbeeld een patiënt.

Praktijkhouder en -manager: kies dezelfde lijn

Zorg allereerst dat je op een lijn zit met je praktijkhouder(s) dan wel praktijkmanager. Dit is een investering op de lange termijn, het is dus van belang dat je naast het eventueel handelen op incident-niveau vooral aan de slag gaat met de patronen die je ziet in jullie praktijk.

Belangrijke aspecten die bijdragen aan het vergroten van de sociale veiligheid zijn: inclusie, diversiteit en vermogen. Inclusie betekent: alle medewerkers hebben het gevoel dat ze erbij horen, dat ze ertoe doen en voelen zich betrokken. Hoe diverser je medewerkersbestand, des te groter de sociale veiligheid. Stel tot slot de vraag over het vermogen: heeft jullie praktijk het vermogen op te treden tegen grensoverschrijdend gedrag? Laat deze drie pijlers bij iedere stap die je gaat zetten centraal staan. Ze gaan hand in hand, de ene pijler kan niet zonder de andere twee: stel alle drie de aspecten centraal bij iedere stap die je zet om te investeren de sociale veiligheid.

Samenvattend

• Zorg voor een duidelijk beleid en protocol en zorg dat jouw medewerkers zich kunnen wenden tot een vertrouwenspersoon.
• Investeer in een cultuur waar benadeelden en omstanders grensoverschrijdend gedrag durven te melden; een ‘niet pluis gevoel’ wordt alleen besproken als ze zich veilig voelen.
• Neem ‘omgang met teamleden’ mee bij werving en selectie EN veranker het in ALLE gesprekken met leidinggevenden.
• Investeer in ‘open communicatie’.

De meest gemaakte fouten bij grensoverschrijdend gedrag:

• Bagatelliseren of wegkijken;
• We hebben een protocol, ‘dus’ het zit wel goed bij ons;
• We hebben een vertrouwenspersoon, ‘dus’ het zit wel goed bij ons;
• Denken dat grensoverschrijdend gedrag volledig uit te bannen is;
• Niet/onvoldoende investeren in leiderschap;
• Werknemers niet ‘outilleren’ hoe ze kunnen reageren;
• ‘Zoekgemaakte verantwoordelijkheid’, dat het voor de medewerkers niet duidelijk is tot wie zij zich kunnen wenden bij grensoverschrijdend gedrag.

Lees meer:

• Charlotte van den Wall Bake over teambinding en veilige werkomgeving: ‘Maak tijd, ga de dialoog aan en begin van onderop’, 5 april 2024
• Een veilige werkomgeving creëren? Vier handvatten voor de praktijk, 2 februari 2024
• Grensoverschrijdend gedrag – ook in de mondzorg: ‘Een strakker jasje zou je leuker staan’, 24 mei 2023