Soepel projectmanagement: weet wat je mag verwachten met de VERI matrix

donderdag 28 juni 2018
timer 4 min
Vernieuwingen in de praktijk worden vaak ingevoerd als een project. Door gebruik te maken van de VERI matrix worden de juiste mensen/groepen op het juiste moment betrokken. Dit voorkomt veel verwarring en dubbel werk. Zeker bij projecten waar veel verschillende partijen aan meedoen, zoals bij het opzetten van multidisciplinaire samenwerking, is de VERI matrix heel handig.

Nog een nieuw samenwerkingsproject?!

We gaan in dit artikel uit van een voorbeeld: De gemeente heeft bijvoorbeeld een projectleider aangesteld voor de invoering van een nieuw programma ‘Iedereen beweegt’. Kenmerk van een project is een begin- en eindtijd en een duidelijke omschrijving van het doel. In dit geval is het doel: het welzijn van burgers door bewegen te stimuleren. De projectleider benadert de huisartsenpraktijk om mee te doen. Maar wat betekent dat dan?

 

Hoe wordt het behapbaar

Als de projectleider bij de praktijk komt praten in de startfase is er nog veel onduidelijk. Hoeveel extra tijd gaat dit de huisartsen en praktijkondersteuner kosten bij het consult of aan overleg? Wat levert het de praktijk op? Wat levert het de patiënten op?

 

De waarom-vraag

In het projectplan staat een beschrijving van de aanleiding en doelstelling van het project. Het is belangrijk om kritisch te beoordelen of de ‘waarom’-vraag voor alle belanghebbenden voldoende aanleiding geeft om actief mee te doen. Een bekende valkuil is om de samenwerking te starten vanuit ‘wat’: we gaan meer bewegen stimuleren. Wanneer er onenigheid komt door discussie over hoe dat uitgevoerd wordt zal het project stranden. Maar als iedereen hetzelfde doel nastreeft: meer welzijn voor alle burgers, dan is de kans op succesvolle langdurige samenwerking groter.

 

Investeringen en opbrengsten

In de businesscase staat van wie welke investeringen verwacht worden en wat dat oplevert. Dat kan zijn het beschikbaar stellen van budget vanuit de gemeente, maar ook projectfinanciering van een verzekeraar, fonds of particuliere organisatie. Een organisatie kan ook bijdragen in natura: door persoonlijke inzet of het gebruik van faciliteiten. Tegenover de kosten staan de opbrengsten, uitgedrukt in geld of andere concrete of abstracte eenheden. Ook hierbij is weer van belang dat voor elke belanghebbende inzichtelijk is wat het wie oplevert.

 

Tijdsplanning

Met het plan van aanpak worden de activiteiten in de tijd gezet. Dit geeft helderheid over wat van wie verwacht kan worden op welk moment. Daarmee wordt het voor de praktijk ook inzichtelijk hoeveel en wanneer tijd gereserveerd moet worden. Een belangrijk onderdeel van het plan van aanpak zijn de (tussentijdse) meet- en beslispunten. Worden de (tussentijdse) doelen gerealiseerd of is bijsturing of zelfs stoppen noodzakelijk?

 

VERImatrix: rollen

Door gebruik te maken van de VERI matrix worden de juiste mensen/groepen op het juiste moment betrokken. Iedere belanghebbende krijgt een rol toebedeeld voor elke activiteit: Verantwoordelijk (verzorgt de uitvoering), Eindverantwoordelijk, Raadplegen, Informeren. Op deze manier voorkom je dat bijvoorbeeld een praktijkondersteuner (POH) zich voor te veel of te weinig verantwoordelijk voelt. Wanneer bijvoorbeeld in het plan van aanpak staat dat alleen als de patiënt aangeeft graag te willen bewegen maar niet weet waar of hoe, zij bij consulten noemt dat daarvoor een loket bij de gemeente is. Dan is duidelijk dat er van de POH niet meer wordt verwacht dan verwijzen.

 

Het resultaat

Met projectmanagement met de VERI matrix wordt bij het ontwikkelen van het projectplan duidelijk wie, wanneer, in welke rol betrokken wordt. Dit voorkomt verwarring en onterechte verwachtingen tijdens de uitvoering van het project en bevordert de samenwerking. Het welzijn van burgers door bewegen te stimuleren is natuurlijk geen tijdelijk doel. Ook na de uitvoering van dit project zullen de betrokken gemeente, inwoners, financiers, (sport)verenigingen, welzijnsorganisaties, scholen, pers, paramedici en huisartsen en weten wat ze van wie kunnen verwachten. En zo ontstaat er een blijvend resultaat.

 

Linda Tolsma is beleidsadviseur en praktijkmanager huisartsenzorg

 

Reactie toevoegen

Beperkte HTML

  • Toegelaten HTML-tags: <a href hreflang> <em> <strong> <cite> <blockquote cite> <code> <ul type> <ol start type> <li> <dl> <dt> <dd> <h2 id> <h3 id> <h4 id> <h5 id> <h6 id>
  • Regels en alinea's worden automatisch gesplitst.
  • Web- en e-mailadressen worden automatisch naar links omgezet.
  • Lazy-loading is enabled for both <img> and <iframe> tags. If you want certain elements skip lazy-loading, add no-b-lazy class name.
Soepel projectmanagement: weet wat je mag verwachten met de VERI matrix

Meer artikelen met dit thema

Hoge vergoeding voor onterecht ontslagen assistente
flash_onNieuws

Hoge vergoeding voor onterecht ontslagen assistente

29 sep 2016 timer2 min
De kantonrechter veroordeelde op 28 juni 2016 een tandartspraktijk tot het betalen van een hoge vergoeding aan een…
Lees verder »
Blog: In wiens belang is taakherschikking?
person_outlineBlog

Blog: In wiens belang is taakherschikking?

28 sep 2016 timer2 min
Als een taak door een andere zorgverlener uitgevoerd kan worden in een betere prijs-kwaliteitverhouding, dan is…
Lees verder »
Kenmerken en effecten van leiderschapsstijlen
flash_onNieuws

Kenmerken en effecten van leiderschapsstijlen

27 sep 2016 timer2 min
Personeel is mondiger en zelfstandiger dan vroeger. Een moderne praktijkmanager zal dus minder dirigeren en meer…
Lees verder »
Huisartsopleiding LUMC-Campus Den Haag gestart
flash_onNieuws

Huisartsopleiding LUMC-Campus Den Haag gestart

21 sep 2016 timer2 min
Met de opening van het nieuwe academisch jaar is de huisartsopleiding van de LUMC-Campus Den Haag van start…
Lees verder »
Meldpunt voor problemen met Wet DBA
flash_onNieuws

Meldpunt voor problemen met Wet DBA

21 sep 2016 timer2 min
De Belastingdienst krijgt een meldpunt voor problemen rondom de nieuwe Wet DBA. Zzp'ers en bedrijven kunnen daar…
Lees verder »
Ga jij de uitdagingen aan?
flash_onNieuws

Ga jij de uitdagingen aan?

20 sep 2016 timer2 min
De wereld staat niet stil, dat weet jij als geen ander. Voor een praktijkmanager is geen dag hetzelfde en je ziet…
Lees verder »
6 lessen in mensen motiveren
flash_onNieuws

6 lessen in mensen motiveren

19 sep 2016 timer6 min
Hoe motiveer je jouw medewerkers? Les één: wéét wat hen beweegt. Maar zelfs in dat geval heb je soms te maken met…
Lees verder »
Tijd besparen op deze perfectionistische neigingen
flash_onNieuws

Tijd besparen op deze perfectionistische neigingen

19 sep 2016 timer4 min
Heb jij ook altijd tijd tekort? Leg jij de lat voor jezelf ontzettend hoog? En noemen anderen jou vaak een…
Lees verder »