Zelf nota's sturen is misplaatste zuinigheid

Veel praktijkhouders gaan ervanuit dat het zelf versturen van nota’s naar patiënten goedkoper is dan dit laten doen door een factoringmaatschappij. Deze aanname klopt niet en is een typisch geval van 'penny wise, pound foolish'.

Drie redenen om wel voor een factoringbedrijf te kiezen:

1: De kostprijs van het versturen van een nota is hoger dan u denkt.

Het is een veelgemaakte fout om te denken dat het zelf versturen van een nota net zoveel kost als de envelop, postzegel, briefpapier en inkt (toner) bij elkaar opgeteld. Feitelijk kan het zo zijn dat de optelsom van de genoemde artikelen goedkoper is dan het bedrag dat per nota via een factoringbedrijf betaald moet worden. Maar wat praktijkhouders vaak vergeten, is dat de ‘echte kosten’ pas worden gemaakt als de nota verstuurd is. Er zijn vanaf dat moment namelijk twee mogelijkheden: mogelijkheid 1 is dat de patiënt betaalt en mogelijkheid 2 is dat de patiënt niet betaalt. Ongeacht welke mogelijkheid realiteit wordt, zal dit tijd vergen van de praktijkhouder.

Als de patiënt betaalt, zal de praktijkhouder de betaling in zijn administratiesysteem moeten (laten) verwerken. Wanneer dit niet aan een derde partij uitbesteed is, neemt dit niet alleen tijd in beslag maar is het ook foutgevoelig.

Als de patiënt niet betaalt, zal de praktijkhouder een herinnering aan de patiënt moeten sturen en eventueel een incassobureau moeten inschakelen. Dit kost niet alleen tijd, maar brengt ook extra kosten met zich mee.

2. De extra diensten die factoringbedrijven leveren

Tegenwoordig biedt een aantal factoringbedrijven meer dan alleen factoring. Zij worden als het ware een ‘platform’ waar de praktijkhouder naast het factoringproces meerdere diensten kan afnemen op het gebied van praktijkoptimalisatie. Wanneer een praktijkhouder klant is bij  een factoringbedrijf kan deze (vaak) tegen een gereduceerd tarief gebruikmaken van deze diensten. Denk daarbij bijvoorbeeld  aan een online dashboard of app, ondersteuning bij kwaliteit of een dienst die inzage geeft in de verzekeringssituatie van de patiënt. 

3.  Het is beter voor de relatie met uw patiënt

De derde reden gaat over de relatie tussen de praktijk en de patiënt. Wanneer een patiënt de nota niet voldoet, zal de praktijkhouder tijd moeten investeren in het laten betalen van de patiënt. Doorgaans gebeurt dit in de vorm van herinneringsbrieven of telefoontjes. Afgezien van het feit dat dit de praktijkhouder tijd en geld kost, is de kans groot dat de relatie tussen de patiënt en de praktijkhouder schade oploopt. Wanneer een praktijkhouder ervoor kiest om gebruik te maken van een factoringbedrijf, treedt deze op als ‘buffer’ tussen de praktijk en de patiënt. De factoringbedrijven hanteren duidelijke regels over het betalen van facturen door patienten. Dee praktijkhouder kan zich altijd verschuilen achter de regels van het factoringbedrijf.

Bovendien is het zo dat wanneer de patiënt met het factoringbedrijf belt om bijvoorbeeld aan te geven dat een nota niet betaald kan worden, hij een professional aan de lijn krijgt die in de regel beter is in het maken van win-winafspraken dan de praktijkhouder of zijn assistenten.

Roberto Lamsberg – Eigenaar van Dental Center Management

Praktijkmanagement voor tandartsen