Zo bespaart u tijd en geld op uw administratie

Verantwoordelijk zijn voor de administratie is iets wat veel praktijkhouders niet ambieerden toen ze medisch ondernemer werden. Tot op de dag van vandaag heerst het idee dat de administratie bijhouden moeilijk is en naast veel tijd ook geld kost. Dit is echter afhankelijk van de manier waarop je het doet. “Vaak is de administratie een ondergeschoven kindje bij praktijkhouders en gaan ze er niet mee aan de slag zolang de noodzaak er nog niet is,” vertelt Cor Jansen van Van Ree Accountants. “Als praktijkhouders zich zouden realiseren dat er best wat oplossingen zijn om het makkelijker en vooral kostenbesparender te maken, dan denk ik dat ze er eerder werk van zouden maken.”

Digitaal

Maar de vraag is of praktijkhouders die noodzaak überhaupt zullen gaan voelen. Op dit moment hebben veel medisch ondernemers een adviseur aan wie de administratie uitbesteed wordt. In andere praktijken wordt dit door bijvoorbeeld de assistente gedaan. “Dit gebeurt doorgaans op de traditionele manier, dat wil zeggen dat de mutaties handmatig worden verwerkt. Daar komt bij dat assistentes vaak niet opgeleid zijn om administratief werk te doen, of ze hebben er niet genoeg tijd voor. Het is niet het meest moeilijke werk, maar het moet wel goed gebeuren. Tegenwoordig zijn er genoeg mogelijkheden om het nog makkelijker te maken.” Kortom: het kan veel efficiënter en eenvoudiger.

Hiermee doelt Jansen op het maken van digitale koppelingen. Zo kun je je bankgegevens koppelen aan de boekhouding of kun je facturen inscannen. Het boekhoudprogramma leest deze facturen dan automatisch in. Door op deze manier de administratie te verwerken, heb je alles digitaal en hoef je niet aan de gang met stapels papieren. Daarnaast kan de accountant er ook makkelijk bij. Dit soort hulpmiddelen zie je steeds meer bij ondernemers, ook in de medisch sector. Er zijn zelfs speciale tools gericht op bijvoorbeeld tandartsen, die inzicht geven hoe je als praktijk draait ten opzichte van andere praktijken. Jansen is hier een voorstander van. “Hoe meer van dit soort hulpmiddelen worden aangeboden, hoe groter de kans dat praktijkhouders of de assistenten het voordeel zien en er ook daadwerkelijk wat mee gaan doen. Anders loop je als ondernemer onnodig achter de feiten aan.”

“Het is sowieso aan te raden om de administratie in eigen huis te houden en met behulp van een digitaal programma is dat eenvoudiger want het is minder foutgevoelig. Als iemand het met de hand doet, wordt er sneller een verkeerde mutatie geboekt dan door een systeem.”

Besparing

Gebruikmaken van een digitaal boekhoudprogramma levert dus tijd op voor praktijkhouder en/of de assistente en is daarmee ook een kostenbesparing. Maar uiteindelijk levert het nog meer op. De administratie in eigen huis houden komt al geregeld voor bij praktijken, maar de jaarrekening wordt vaak gedaan door een accountant. Jansen: “Hoe beter de boekhouding op orde is gehouden het hele jaar door, hoe minder tijdrovend de jaarstukken zijn en dus hoe meer je ook op accountantskosten kunt besparen.”

“Om dat te realiseren moet er vooral een verbeterslag plaatsvinden bij de praktijkhouders. De focus ligt nu veel meer bij de praktijk dan bij de administratie. Dat is logisch, maar zo laat je ook veel kansen liggen.” Gebruikmaken van een boekhoudprogramma levert ook niet direct besparing op. Het is in eerste instantie wel een investering. “Het kost niet heel veel tijd maar je moet er in het begin wel extra aandacht aan besteden. Maar zodra het loopt, ben je altijd up-to-date wat betreft de administratie en dat kan essentieel zijn.”

Jansen geeft een voorbeeld: “Als je kijkt naar de tariefdaling in de mondzorg, dan zijn er veel tandartsen die natuurlijk willen weten waar ze staan met de praktijk en wat er gaat veranderen. Daarvoor hebben ze de administratie hard nodig om bijvoorbeeld te kijken naar personeelskosten.”

Ondanks dat nog niet alle praktijkhouders zelf gebruikmaken van een boekhoudprogramma, zien ze wel steeds meer de voordelen van een efficiënte boekhouding , zegt Jansen. “Praktijkhouders merken steeds vaker dat die efficiency leidt tot tijd- en ook kostenbesparing. En dat is iets wat elke ondernemer wenst natuurlijk.”