Calculus: eerste aanspreekpunt voor bedrijfsvoering in de huisartsenpraktijk

Calculus, onderdeel van softwareontwikkelaar Topicus en bekend van het platform VIPlive, beweegt zich op het snijvlak van zorgverlening en bedrijfsvoering. Het bedrijf begon als dienstverlener rond declaraties in de huisartsenzorg en verbreedde afgelopen tien jaar het aanbod. Tegenwoordig ondersteunt Calculus huisartsenpraktijken op vrijwel alle financiële onderdelen: van declaraties en loonadministratie tot boekhouding en fiscale vraagstukken.

Bovendien wil het Calculus de huisartsenpraktijk ook terzijde staan met praktische advisering. ‘Wij willen het eerste aanspreekpunt zijn voor huisartsenpraktijken rondom bedrijfsvoering. Niet als platte leverancier, maar als een adviseur die meedenkt, verbindt en helpt,’ schetst David Smeets, directeur van Calculus.

De huisarts als ondernemer

Huisartsenpraktijken zijn steeds meer ‘gewone’ bedrijven geworden, stelt Smeets. ‘De huisarts blijft in de kern zorgverlener, maar moet zich tegelijkertijd verdiepen in contractering, personeelsbeleid, huisvesting, digitalisering en wet- en regelgeving. Regionale huisartsenorganisaties en zorggroepen spelen een grotere rol en de samenwerking wordt complexer. Tegelijk zetten personeelstekorten de organisatie onder spanning.’

Daarbij neemt de regeldruk nog steeds toe, doordat nieuwe regelgeving steeds meer verantwoording en transparantie eist, vervolgt Smeets. ‘De administratieve lasten voor zorgverleners moeten omlaag, terwijl we juist zien dat die blijven toenemen. Gezien nieuwe wetten als de WTZA met de jaarverantwoording en de WIBZ voor integere bedrijfsvoering, is het onze taak om praktijken daar zo goed mogelijk bij te begeleiden.’

Praktijkmanagers steeds vaker spil

De rol van praktijkmanagers is door al die ontwikkelingen steeds belangrijker geworden. Ze vormen steeds vaker de spil in de zorgprocessen, de organisatie en financiën, ziet Marco Botermans, regiomanager in Noordoost-Nederland. ‘De praktijkmanager is in grotere maatschappen vaak degene met wie wij het gesprek voeren over bedrijfsvoering. Zeker als artsen taken verdelen en niet meer alles zelf doen.’

Calculus zoekt die praktijkmanagers ook actief op. De organisatie is aangesloten bij het PraktijkmanagersNetwerk en neemt deel aan regionale bijeenkomsten. Niet om kant-en-klare oplossingen te verkopen, maar om te begrijpen waar de behoefte ligt. ‘Wat in de ene regio speelt, is zelden uniek. Ervaring uit Leeuwarden kan net zo relevant zijn voor Schin op Geul’, betoogt David Smeets.

Meer dan administratieve dienstverlening

Calculus groeide van dienstverlener bij administratieve processen naar veel bredere ondersteuning. ‘Financiële gesprekken leiden vaak tot bredere vragen bij huisartsen. Moeten we groeien of associëren? Zullen we iemand in dienst nemen of blijven werken met waarnemers? Zullen we investeren in huisvesting of ons aansluiten bij andere praktijken? Ook persoonlijke gebeurtenissen — zoals trouwen, scheiden of het naderen van pensioen — hebben directe gevolgen voor de praktijkvoering. We beginnen altijd bij de vraag van de praktijkhouder of -manager: waar loop je tegenaan en wat heb je nodig om vooruit te kunnen kijken?’

Gemiste inkomsten en digitale ondersteuning

Tegelijk wil Calculus helpen het declaratieproces te verbeteren. In de dagelijkse hectiek van de praktijk worden regelmatig declarabele handelingen niet goed geregistreerd. Kleine administratieve omissies kunnen op jaarbasis leiden tot duizenden euro’s aan gemiste inkomsten. ‘Zo blijft er in huisartsenpraktijken structureel geld liggen, vaak door kleine administratieve details. Met onze analyse van het HIS helpen we praktijken om alle declaraties te doen waar ze gewoon recht op hebben.’

Calculus ontwikkelt daarvoor nieuwe vormen van ondersteuning via het platform VIPLive. Door declaratiegegevens te analyseren, kan worden gesignaleerd waar mogelijk inkomsten blijven liggen door ‘gemiste’ declaraties. De praktijkmanager kan die analyse vervolgens bespreken met het team. Het doel is niet controle, maar bewustwording: zorgen dat de praktijk ontvangt waar zij recht op heeft.

Digitalisering speelt een onverminderd grote rol. Zorgverzekeraars stimuleren digitale triage en andere vormen van digitale zorg, mede om de werkdruk te verlichten. Calculus ziet het als zijn taak om praktijken tijdig te wijzen op deze ontwikkelingen en hen te helpen die vertaalslag te maken naar de eigen organisatie.

Eerste aanspreekpunt 

De ambitie van Calculus is, kortom, het eerste aanspreekpunt zijn bij de bedrijfsvoering. Niet alleen achteraf, bij de jaarrekening, maar ook vooruitkijkend. Of het nu gaat om een vraag over declaraties, samenwerking, opvolging of wetgeving, de boodschap is steeds: schroom niet om hulp te vragen, benadrukken Botermans en Smeets.

‘Zie ons als de adviseur waarop praktijken een eerste aanspraak kunnen doen. Soms hebben wij zelf een mooie oplossing, soms ook niet. Als je fiscalist bij je om de hoek zit, bel dan niet ons, maar overleg met die fiscalist. Er is nooit een verplichte winkelnering als je met ons in gesprek bent.’

Meer weten? 

Calculus Software B.V.
Buskesdries 1, 
6673 DK Andelst
www.calculus.nl
Contactpersonen: Michelle Jansen-Driessen en Karlijn van Deijzen
E-mail: regiomanagement@calculus.nl
Telefoon: 088-5281070