Administratie: zo maakt u het minder lastig

Tijdrovende en saaie klus

Het bijhouden van de salarisadministratie, het opstellen van een behandelplan, de btw en de opgaven aan de zorgverzekeraar. Het zijn de administratieve zaken waar u niet aan ontkomt en die u tijd kosten die u liever in de behandelkamer had willen besteden.

Pak de touwtjes in handen

Voorheen werd er in praktijken één keer per jaar gekeken naar de gang van zaken, namelijk als de jaarrekening klaar was en werd besproken door de accountant.  Vaak was dat pas halverwege het jaar ná het boekjaar. Veel te weinig, want hoe kunt u nog ingrijpen op bijvoorbeeld ongemerkt oplopende verkoopkosten als ze een jaar geleden gemaakt zijn? Als praktijkhouder zit u aan het stuur. Echte ondernemers vinden het leuk om bovenop de resultaten te zitten en in de gaten te houden welke kant het opgaat met de praktijk. Anderen staan liever zoveel mogelijk aan de stoel. Of de prioriteit nu is om meer patiënten te werven, meer omzet te maken of het aantal behandelingen te vergroten. Wanneer u vooruitgang ziet, voelt dat goed. Hoe klein de vooruitgang ook is.

Stel doelen

Welke doelen heeft u zichzelf gesteld voor dit jaar? Wilde u meer patiënten? Meer omzet? Of het aanbod van behandelingen vergroten? Wat uw doelen ook zijn, zet ze op een rij. Dit zorgt voor focus en een goede richtlijn om uw resultaten op af te stemmen. Ook tussentijdse doelen kunnen ervoor zorgen dat u precies weet waarop u zich in de administratie wilt richten. Als u zich met grotere regelmaat inzicht verschaft in de ontwikkelingen binnen uw praktijk en ziet hoe het gesteld is met het behalen van de doelen, dan bent u er op tijd bij om aan de juiste touwtjes te trekken.

Krijg inzicht

Goed ondernemen is weten wanneer je bij moet sturen. Check daarom regelmatig in hoeverre de gestelde doelen al zijn bereikt. Of je nu dagelijks, wekelijks of maandelijks bekijkt wat de stand van zaken is. Als het maar periodiek is, zodat de balans opgemaakt kan worden. Heeft u bijvoorbeeld een omzet van drie ton voor ogen? Dan kunt u maandelijks bekijken of u de beoogde €25.000 per maand hebt bereikt.

Maak het overzichtelijk

Als praktijkhouder moet en wilt u tegenslagen het liefst zo snel mogelijk ontdekken, zodat u de bedrijfsvoering kunt aanpassen en rendabel kunt houden. Het gebruik van losse excelbestanden is achterhaald. De huidige administratiesystemen maken het al veel makkelijker om administratie te voeren. Er zijn bijvoorbeeld systemen die gegevens realtime kunnen laten zien. Door middel van een dashboard bijvoorbeeld, dat toont wat voor u de belangrijkste elementen binnen de gestelde doelen zijn. Is uw omzet niet in lijn met het gestelde doel? Eén blik op het dashboard van uw administratiesysteem en de kleur rood of groen geeft de status aan. Vergelijk het met dashboard van uw auto waarop u altijd kunt zien hoeveel brandstof u nog heeft, wat uw snelheid is en hoeveel toeren uw auto maakt. Constateert u een gebrek? Dan kunt u zich door een eenvoudige muisklik snel verdiepen in de oorzaak ervan. Administratie geeft u dus beschikking over cijfers en resultaten, waardoor u inzicht in de gezondheid van uw onderneming krijgt. U kunt afleiden of omzet en kosten zich ontwikkelen zoals gedacht. Wijkt dit af? Dan kunt u de oorzaak achterhalen en waar nodig actie ondernemen. Precies wat u als ondernemer wilt.

Kortom, de administratie is niemands hobby. Wel is het een wettelijke verplichting die cruciaal is voor uw bedrijfsvoering. Zorg daarom dat u:

1)       Vooraf doelen én tussentijdse doelen stelt.

2)       Tijd in uw agenda vrijmaakt voor het ‘papierwerk’ 

3)       Eenvoudig inzicht hebt in uw gegevens.

4)       Met regelmaat de stand van zaken checkt.

5)       Tijdig bij kunt sturen bij dreigende tegenslagen.

Arno Kouwenhoven, FFP CFP | Sectorspecialist Medici en Vrije Beroepen ABN AMRO