Hoe voorkom je liquiditeitsproblemen in de praktijk?

Deze liquiditeitsproblemen treden op doordat zij tijdens of na hun vakantie niet hebben kunnen declareren. Door goed praktijkmanagement te bedrijven kunnen praktijkhouders van vooral tandartspraktijken liquiditeitsproblemen voorkomen.

Met goed praktijkmanagement liquiditeitsproblemen voorkomen

Een liquiditeitsprobleem houdt simpelgezegd in dat een bedrijf (tijdelijk) niet in staat is om haar crediteuren te betalen met de inkomsten van haar debiteuren. Als er bij praktijkhouders tijdens of na vakanties een liquiditeitsprobleem optreedt, wordt dit vaak veroorzaakt door een ritme wat gedurende het jaar wordt opgebouwd.

Een voorbeeld van zo’n ritme is schematisch weergegeven in figuur 1. In figuur 1 declareert de praktijkhouder de uitgevoerde verrichtingen bij de zorgverzekeraar, patiënt of het factoringbedrijf (stap 1) op wekelijkse basis. Na een bepaalde periode ontvangt de praktijkhouder een vergoeding voor de ingediende verrichtingen (stap 2). Hierna kan de praktijkhouder de meeste binnengekomen nota’s voldoen (stap 3).

Een financiële buffer creëren

De meest elegante oplossing is om een financiële buffer te creëren waarbij de praktijkhouder als het ware “spaart” voor het kunnen betalen van zijn rekeningen. Dit is echter niet voor iedere praktijkhouder haalbaar. Als de praktijkhouder wel in staat is om voldoende te “sparen”, kan hij ervoor kiezen om via internetbankieren zijn facturen vooruit te betalen in plaats van ze te voldoen op de vervaldatum. Hierbij dient hij er wel rekening mee te houden dat eventuele automatische incasso-opdrachten “klaar te zetten voor betaling”.

De crediteuren notificeren

Een minder elegante maatregel is om de crediteuren ervan op de hoogte te stellen dat je afwezig zult zijn in de periode waarin zij de betalingen verwachten. Door een standaard email samen te stellen, kan je gemakkelijk de debiteurenafdeling (indien van toepassing) van jouw afwezigheid op de hoogte stellen.

Een uitzondering hierop vormt echter de salarisuitbetalingen van de medewerkers. Het getuigt naar mijn mening van goed werkgeverschap om de medewerkers vooruit (desnoods door in te schatten wat het salaris zou moeten zijn) te betalen bij afwezigheid. Uiteraard kunnen de salarissen ook als een betaalopdracht met een uitgestelde betaaldatum via internetbankieren worden klaargezet. Let echter wel op dat de meeste banken een maximumtermijn hanteren voor het klaarzetten van betaalopdrachten.

Meerdere mensen leren declareren

De simpelste maatregel is dat wanneer u praktijkhouder in een meermanspraktijk bent, u de taak van het declareren aan een medewerker delegeert. Zorg er dan echter wel voor dat indien van toepassing, de medewerker de juiste wachtwoorden heeft en deze uitgebreid is geïnformeerd hoe het proces dient te verlopen. Wat je uiteraard nooit wilt, is onduidelijkheid over hetgeen gedeclareerd is.

Vanuit je vakantieadres declareren

Vraag het ICT-bedrijf waar je mee samenwerkt om een “remote connection” tot stand te brengen. Met een remote connection kun je vanuit iedere plek ter wereld waar je een internetverbinding hebt, inloggen op de server van de praktijk. Hierdoor kan je vanuit het buitenland de declaraties verrichten. Let echter wel op dat de juiste certificaten op de server zijn geïnstalleerd om te kunnen inloggen op bepaalde websites.

Vervroegde uitbetalingen aanvragen

Indien je via een factoringbedrijf declareert, kun je ervoor kiezen om pas ná je vakantie te declareren en het factoringbedrijf te vragen om een vervroegde uitbetaling waardoor het liquiditeitsprobleem minder groot wordt. Voordat je hiervoor kiest is het verstandig om te informeren of hier extra kosten aan verbonden zijn en hoe snel de uitbetaling kan plaatsvinden.

Roberto Lamsberg – Eigenaar van Dental Center Management 
Praktijkmanagement voor tandartsen