Kosten besparen op inkoop: kleine moeite, groot effect

Het huidige klimaat van regelgeving vanuit de overheid en de invloed van verzekeringsmaatschappijen maakt dat professionalisering noodzakelijk is. Praktijkeigenaren moeten enerzijds als ondernemers handelen anderzijds zijn ze sterk afhankelijk van regelgeving, tariefstructuur en het politieke klimaat. Om de toekomst van de praktijk veilig te stellen en een teruglopend rendement het hoofd te bieden wordt er vaak gekeken naar de omzet en een mogelijke uitbreiding daarvan. Belangrijk, en vaak effectief, maar bekijk ook eens de inkoopkosten binnen de praktijk.

Verbruiksmaterialen

Een reductie van de inkoopkosten heeft immers direct effect op de brutowinst en daarmee het resultaat van de praktijk. Ziekenhuizen en zorginstellingen raken steeds meer bewust van de mogelijkheden op het gebied van inkoopbesparing en stellen inkoopmanagers aan die zich hier specifiek op richten. De besparing is niet alleen weggelegd voor ziekenhuizen en zorginstellingen. Ook voor praktijken in de eerstelijnszorg is het vrij eenvoudig een forse besparing te realiseren. Neem bijvoorbeeld de inkoopkosten van verbruiksmaterialen, handschoenen, handalcohol, klein instrumentarium etc. kritisch onder de loep. Daar besteden we per praktijk al snel tienduizenden euro’s aan.

Voorraad

Een zeer groot aandeel van besparingen op de inkoop ligt in de beheersing van de voorraad. Voorraad legt beslag op de liquiditeit, en hoewel de medische verbruiksmaterialen niet zozeer modegevoelig zijn, hebben producten een beperkte houdbaarheidsdatum en wisselt het gebruik weleens door komst van een nieuw product. Het weggooien van artikelen is letterlijk geld weggooien. Te weinig voorraad en misgrijpen kan daarentegen leiden tot omzetverlies en ergernis. Bepaal wat een prettige voorraad positie is en stem de bestelprocedure daarop aan.

Procedures

Bespaar op de bestel- en beheerprocedure van de inkoop. Hoe is deze georganiseerd? Wie is er verantwoordelijk? Wanneer en hoe vaak wordt er een bestelling geplaatst? Is de procedure efficiënt geregeld of kan dit sneller en eenvoudiger?

Aandeel van de kosten

Weet wat er jaarlijks gemiddeld aan inkoop van de verbruiksgoederen wordt uitgegeven. Bereken het aandeel kosten van de goederen t.o.v. de omzetgegevens. Hiermee verkrijg je een helder beeld van de inkoop kosten t.o.v. de omzet. En ook een beeld voor de toekomst.

Leveranciers

Beperk het aantal leveranciers dit maakt de bestelprocedure efficiënter en het volume en daarmee de onderhandelingspositie beter. Besparen betreft niet alleen het vinden van de goedkoopste leverancier. Het vergelijken van depots op prijsniveau is complex. Doorloop de aangeboden kortingspercentages kritisch, niet altijd zijn deze van toepassing op alle producten. Het is vaak appels met peren vergelijken. Neem in de selectie ook het service niveau mee in je afweging. Denk hierbij o.a. aan levertijd, leveringskosten, retouraanname, en het aanbod van assortiment.

Onderhandelen

Voel je je oncomfortabel om te onderhandelen? Schakel dan een expert in, of bekijk de mogelijkheid van een collectief. Heb je de smaak te pakken, bekijk dan ook andere inkoopkosten zoals energie, telefonie etc. Ook hier zijn aanzienlijke besparingen te realiseren.   

Door Ilanith Raber