DentalRules: Grip op al uw taken, registraties en administratie

‘DentalRules is een breed pakket en bevat alle dagelijkse processen tot en met personeelsmanagement’, vertelt Jelle Verdorst, mede-eigenaar van DentalRules . ‘We kijken steeds waar de behoeften van tandartspraktijken liggen, bijvoorbeeld door het up-to-date houden van veranderingen in de wet- en regelgeving of versimpeling van administratieve handelingen. Het programma geeft bovendien meldingen bij alle acties die moeten worden ondernomen. Bijvoorbeeld reminders voor taken die moeten worden uitgevoerd, zoals stoelonderhoud of watercontroles.’

DentalRules biedt in een notendop:

• Een overzicht op alle wet- en regelgeving en protocollen.
• Een overzicht op taken, storingen en reparaties.
• Een patiëntenenquête.
• Alle onderdelen van humanresourcemanagement, zoals personeelsdossiers, documentatie, roosters, vakantie-aanvragen en agenda.
• Koppeling met de salarisadministratie.
• Interne communicatie en vergaderingen via het intranet van de praktijk.

Overzichtelijk dashboard

‘Elke medewerker die ’s ochtends inlogt, krijgt een dashboard te zien: met alle berichten, taken en diverse notificaties’, legt Verdorst uit. ‘Storingen, vakantie-aanvragen, meldingen naar medewerkers, alles komt in het dashboard terecht. Zo weet de medewerker dus in één oogopslag wat hem of haar te wachten staat.’  

Video 1: Animatie video DentalRules: 

Stap-voor-stap begeleiding

DentalRules wil er zeker van zijn dat het programma op alle onderdelen compleet ingevoerd wordt, benadrukt Jelle Verdorst. ‘We begeleiden de praktijk daarom stap voor stap bij de invoering van alle data. Daarvoor wordt een persoonlijk plan van aanpak opgesteld. Daarbij ondersteunen we bij invoering van alle wet- en regelgeving. Bij veranderingen in de wetgeving maken we nieuwe protocollen, met daarbij uitlegvideo’s, ondersteunende documentatie en zo mogelijk ondersteunende software. Daarmee wordt de inhoud afgestemd op de behoeften van die praktijk. Updates en innovaties voeren we heel snel door.’

Voorbeelden zijn het ‘verwerkersregister’ en het ‘datalek-register’ voor de AVG. ‘Een recent voorbeeld sinds de coronacrisis is de triagetool, dat we hebben ontwikkeld’, vervolgt Verdorst. ‘Dat is nieuwe software waarmee de vragenlijst voor de patiënt vooraf per mail kan worden verstuurd. Hierdoor hoeft de baliemedewerker niet alle patiënten meer te bellen.’

Volledige focus op praktijkmanagement

DentalRules is een combinatie van een kwaliteitsmanagementsysteem met humanresourcemanagement, vat Verdorst samen. ‘Klanten zeggen wel eens: “Je hebt het hoofd van een praktijkmanager in één programma gestopt.” Hierdoor kan de praktijkmanager of -houder bezig zijn met het managen van de praktijk, in plaats van administratieve handelingen uitvoeren. De praktijkmanager is vaak de hoofdgebruiker, de belangrijkste persoon die we ontzorgen.’

Wat zijn reacties van praktijkmanagers? ‘Ze zijn lovend over het overzicht dat ze krijgen met DentalRules en de beperking van het aantal administratieve handelingen. Het opschrijven van taken, uren registreren of het aantal uren voor het maken van roosters kun je met DentalRules beperken. Bovendien is iedereen blij met het volledig digitaal werken. Je hebt geen rompslomp meer met papieren of mappen, maar je hebt in een centraal programma alle gegevens bij de hand.’

Video 2: Referentie video Peter Koelewijn:

Alle noodzakelijke trainingen

De ondersteuning van DentalRules is grotendeels online, vertelt Jelle Verdorst. ‘De klant wordt in de beginfase eens per twee weken gebeld om de volgende stap in het programma door te lopen. Vervolgens volgt er een training op locatie aan het hele personeel. Daarna bieden we weer digitale ondersteuning. Als we er samen met de praktijk achter komen dat er nog een training nodig is, dan is deze inbegrepen in de licentie. Zo weet de praktijk altijd zeker dat het programma werkt.’ Nieuw bij DentalRules zijn een voorraadbeheersysteem en ‘MedicRules’, een versie van het programma voor de eerstelijnszorg.

De voordelen van DentalRules op een rij:

• Alle processen verlopen volledig digitaal.
• Overzicht op alle processen in de praktijk.
• Geen zorgen meer over veranderingen in de wet- en regelgeving.
• Overzicht op alle taken.
• Minder administratieve handelingen.

Dag voor de Praktijkmanager

DentalRules (dentalrules.nl) is een van de bedrijven die zich presenteren bij de webinar van de online Dag voor de Praktijkmanager. Kijk voor meer informatie op:  https://www.pmdag.nl/partners en het gehele programma: https://www.pmdag.nl/ .

Wilt u ook op de hoogte blijven van Medisch Ondernemen? Schrijf u hier in voor onze nieuwsbrieven Eerstelijn en Mondzorg.