Help, een incident!

Sinds 1 juli 2016 moet iedere praktijkhouder een systeem en procedure hebben voor het melden en analyseren van incidenten, oftewel Veilig Incident Melden (VIM). 

Wat zijn incidenten?

Volgens het Uitvoeringsbesluit Wkkgz is een incident ‘een niet beoogde of onverwachte gebeurtenis tijdens de zorgverlening die tot schade aan de patiënt heeft geleid, had kunnen leiden of (nog) kan leiden’. Het kan hierbij ook gaan om een gebeurtenis die bijna tot schade voor de patiënten had geleid, een zogenoemd bijna-incident.

Wat houdt het systeem en de procedure in?

De procedure houdt in dat u alle incidentmeldingen noteert en analyseert volgens een vast systeem, ook om vergelijking van uw gegevens met die van beroepsgenoten mogelijk te maken.  Er zijn meerdere VIM-formulieren in omloop. Volgens de Wkkgz moet u in elk geval de volgende vragen beantwoorden en verwerken in het systeem:

• Wat was de oorzaak/aanleiding voor het incident?
• Wat waren de gevolgen voor de patiënt?
• Wat is de kans op herhaling?
• Welke maatregelen zijn er nodig om het incident in de toekomst te voorkomen?
• Wanneer gaat u maatregelen implementeren in de praktijk en de procesvoering?

Het doel van de VIM-melding en -procedure is dat u leert leren van incidenten. Als solist moet u dus actief beroepsgenoten gaan opzoeken om incidenten te delen. De vraag is hoe het VIM-systeem en - procedure werkelijk bijdraagt aan dit doel. Ofwel:

Hoe kunnen wij leren van onze (bijna-)incidenten?

Ten eerste moet de VIM-procedure ‘blame free’ zijn. In de Wkkgz is daarom bepaald dat de informatie in het VIM-systeem in beginsel niet tegen betrokken zorgverleners wordt gebruikt in een juridische procedure of voor een disciplinaire maatregel. Evenmin heeft de patiënt recht op inzage in het VIM-systeem. Zonder deze zekerheden bestaat het risico dat zorgverleners incidenten niet durven te melden vanwege de juridische gevolgen.

Daarnaast is een goede en een gestructureerde analyse een voorwaarde voor de effectiviteit van de VIM-procedure. Alleen wanneer de werkelijke oorzaak van het incident wordt achterhaald, kunnen maatregelen worden genomen die écht werken.  

Tot slot moet de procedure erin voorzien dat u inzichten met beroepsgenoten en collega’s in de zorgketen kunt delen. Het leereffect van VIM is zeer beperkt als de focus ligt op incidenten in de eigen praktijk en er geen uitwisseling met beroepsgenoten plaatsvindt, zeker als u solist bent. Bovendien vinden steeds meer incidenten in de keten plaats en hebben dus een praktijkoverstijgend karakter. 

Wat is verplicht bij calamiteiten?

De Wkkgz verplicht u – op straffe van een boete - een calamiteit (incidenten die tot ernstige schade of het overlijden van de patiënt hebben geleid) binnen drie werkdagen te melden bij de IGZ. Veel zorgverleners blijken het moeilijk vinden om te bepalen of er sprake is van een calamiteit. Is bijvoorbeeld een delay in een huisartsenpraktijk een calamiteit? Of een botbreuk bij een fysiotherapeutische behandeling van een patiënt met botmetastasen? En als een tandarts te veel kaakbot heeft weggeslepen voor de plaatsing van een implantaat? Als u twijfelt of er sprake is van een calamiteit geeft de wet u maximaal 6 weken de tijd om onderzoek te doen.

Meestal vraagt de IGZ u om dit zelf te doen en hierover te rapporteren. Een dergelijk onderzoek is vrij uitgebreid. Afhankelijk van het gebruikte VIM-systeem is de door u gedane VIM-melding zeer bruikbaar voor de beantwoording van de onderzoeksvragen van de IGZ. Een uitgebreide analyse kunt u doen door het toepassen van een SAFER of een PRISMA–incidentenanalysemethodiek. Het is verstandig om u dan door een ervaren risicomanager, veiligheids- of preventiedeskundige te laten bijstaan. Dit vergroot de kans dat u een rapport aan de inspectie aflevert dat voldoet aan de eisen. 

Waarom moet ik ook een bijna-incident melden?

De neiging bestaat om vooral de aandacht te richten op calamiteiten. Minder wordt er gekeken naar de incidenten met geringe gevolgen of waarbij het uiteindelijk net goed is gegaan. De Wkkgz verplicht ook deze incidenten intern te melden en registreren. De praktijk leert namelijk dat de calamiteiten vaak voorafgegaan worden door meerdere bijna-incidenten. Met de maatregelen die u op basis daarvan neemt, vermindert u het risico op toekomstige calamiteiten 

Wat moet ik melden aan de patiënt?

Als een incident schadelijke gevolgen heeft gehad of nog kan hebben, dan moet u de patiënt of diens nabestaanden direct informeren over de aard en toedracht van het incident én over de maatregelen die nodig zijn om de gevolgen te voorkomen of beperken. Ook schrijft de Wkkgz voor dat u in het patiëntendossier hiervan notities maakt onder vermelding van het tijdstip en namen van de betrokken zorgverleners.  

Waar moet u op letten in een gesprek met de patiënt?

• Wees open over de feiten en de impact.
• Onthoud u van uitspraken over de aansprakelijkheid en schadevergoeding (dat moet u aan de verzekeraar overlaten).
• Breng de patiënt op de hoogte van de bevindingen bij het VIM en eventuele calamiteitenonderzoek.
• Bied bij evidente of later aangetoond fouten excuses aan.
• Informeer uw patiënt ook bij twijfel of er sprake is van een incident.

Wat moet u regelen?

• Maak gebruik van een VIM-systeem in de vorm van een zorgbreed platform: dit is ook de basis voor onderzoek na een calamiteitmelding en informatie aan patiënt.
• Stel een intern stappenplan en werkinstructies op voor beslissingen en acties die u en uw medewerkers moeten nemen bij incidenten en calamiteiten.
• Betrek uw medewerkers bij dit plan. 

Praktijk Anno Nu

Op 10 december organiseren KNMT, VvAA en MedischOndernemen de derde editie van Praktijk Anno Nu. In één dag praten wij u bij over de laatste ontwikkelingen in wet- en regelgeving, waaronder de Wkkgz, én laten wij u zien hoe u er mee om kunt gaan in uw praktijk. Klik hier voor meer informatie.

Annemarie Smilde en Lilian Knol

VvAA