Maaike van der Mee en Gracita Linger over verzuim: ‘Goed voor je personeel zorgen is de voorwaarde voor een gezonde praktijk’

Verzuim groeit uit tot een structureel probleem in de mondzorg. Het bedreigt de continuïteit van praktijken, zet teams onder druk en jaagt de kosten op. Toch ontbreekt het in veel praktijken aan een planmatige aanpak. Volgens Maaike van der Mee en Gracita Linger ligt de oorzaak dieper: in gebrekkig HR-beleid, onvoldoende leiderschap en te weinig aandacht voor medewerkers.

‘We vonden elkaar in een gedeelde visie op personeelsbeleid in de mondzorg’, opent Maaike van der Mee het gesprek. ‘Onze visie is dat je als je een praktijk hebt, dat je goed voor je personeel moet zorgen. Dat vraagt om een uitgewerkt HR-beleid.’ Gracita Linger vult aan: ‘Goed HR-beleid blijft vaak een ondergeschoven kindje. Er wordt wel iets gedaan, maar het kan veel beter als het gestructureerd en met de juiste expertise wordt opgepakt. Praktijken moeten soms door schade en schande wijzer worden. Een praktijk die gericht investeert in het opleiden van mensen en HR-beleid, heeft vaak meer succes.’

Verzuim staat zelden op zichzelf. In veel gevallen is het een uiting van organisatorische en relationele problemen binnen de praktijk, stelt Maaike van der Mee. ‘Er is niet altijd een structureel beleid of een duidelijke visie. Het ontbreekt aan HR-kennis, managementvaardigheden en leiderschap.’

Ga snel het gesprek aan

Die fouten zijn vaak kostbaar. Niet alleen heeft het financiële gevolgen, maar ook flinke effecten op de sfeer en samenwerking binnen het team. Verzuim legt druk op collega’s en kan leiden tot irritatie en wantrouwen. Tegelijkertijd wordt de oorzaak niet altijd goed onderzocht. Gracita Linger maakt een onderscheid tussen ziek zijn en ‘arbeidsgeschiktheid’. ‘Medewerkers duiken soms in het verzuim, terwijl er niet per se sprake is van arbeidsongeschiktheid. Dan moet je het gesprek voeren: wat kun je nog wél, en wat heb je nodig om te werken? Dat gesprek vindt niet altijd plaats.’

Maak afspraken over verzuim

Een terugkerend probleem is de lage drempel voor teamleden om zich ziek te melden. Dat wordt versterkt door gebrekkige procedures en inconsistent beleid. Linger: ‘Het gebeurt vaak via een appje: “ik voel me niet lekker”. Je krijgt niemand aan de telefoon. Terwijl juist dat gesprek belangrijk is. Dan kun je doorvragen en samen kijken naar oplossingen.’

Volgens Van der Mee wordt ook het afgesproken ‘beleid’ vaak niet consequent uitgevoerd. Soms zijn er wel goede afspraken gemaakt, maar ontbreekt de handhaving. Dat maakt het voor medewerkers gemakkelijk om grenzen op te zoeken. Daarbij komt dat sommige medewerkers het contact met de werkgever vermijden. ‘Ze geven aan dat contact stress oplevert. Dan wordt vanuit de arbodienst soms geadviseerd om even geen contact te hebben. Maar daarmee verlies je juist grip op de situatie.’

Voorkom een vicieuze cirkel

Van de kant van de werkgever speelt terughoudendheid mee. Praktijkeigenaren zijn nogal eens bang om medewerkers kwijt te raken in een krappe arbeidsmarkt. Van der Mee: ‘We horen vaak: als ik er iets van zeg, dan gaat ze weg. Die angst maakt dat werkgevers geen duidelijke grenzen stellen of gesprekken uit de weg gaan.’

Die handelingsverlegenheid leidt regelmatig tot een vicieuze cirkel. Medewerkers ervaren weinig correctie, waardoor gedrag zich kan herhalen of uitbreiden. In sommige gevallen ontstaat zelfs een cultuur waarin verzuimgedrag wordt gedeeld en gekopieerd binnen teams. ‘Medewerkers weten dat ze er toch niet op worden aangesproken. Als dat wel gebeurt, stappen ze over naar een andere praktijk’, zegt Linger.

Zorg voor HR- ondersteuning

Een belangrijke oorzaak ligt volgens beide experts in het ontbreken van HR-kennis binnen veel praktijken. Tandartsen en praktijkmanagers zijn primair opgeleid voor zorgverlening, niet voor het ontwikkelen en het uitvoeren van personeelsbeleid. Van der Mee: ‘Je bent tandarts of praktijkmanager, maar geen HR-manager. In andere sectoren heb je een HR-afdeling om op terug te vallen. In de mondzorg ontbreekt die vaak.’

Dat leidt tot gemiste kansen en soms onnodige kosten. Linger noemt als voorbeeld compensatieregelingen rond transitievergoedingen die niet worden benut, of situaties waarin werkgevers denken dat zij niets kunnen doen bij disfunctioneren of langdurig verzuim. ‘Er is vaak veel meer mogelijk dan gedacht, ook bij vaste contracten. Maar de kennis ontbreekt.’

Kies een duidelijke koers

Naast praktische kennis ontbreekt het in veel praktijken aan een duidelijke koers. Missie en visie zijn vaak niet uitgewerkt of leven niet binnen het team. Van der Mee: ‘Als je als praktijkmanager je eigen visie niet kunt omschrijven, hoe moeten medewerkers dan weten waar de praktijk naartoe wil?’

Linger signaleert bovendien dat veel praktijken vooral vanuit een kortetermijnvisie opereren. ‘Teams worden geleefd door de dagelijkse rompslomp. Maar juist een stip op de horizon helpt om betere keuzes te maken in het hier en nu. Zonder richting ontstaat onduidelijkheid, en dat werkt door in motivatie, betrokkenheid en uiteindelijk ook verzuim.’

Stel aandacht centraal

De oplossingen die Van der Mee en Linger aandragen zijn in de kern eenvoudig, maar vragen wel bewust handelen en investering. Volgens hen moet aandacht voor medewerkers centraal staan, niet incidenteel, maar structureel en oprecht. Van der Mee: ‘Veel medewerkers vertrekken omdat ze zich niet gehoord, gezien of gewaardeerd voelen. Dat zijn grote woorden, maar we horen ze vaak terug. Als je investeert in je mensen, moet je dat consequent doen: luisteren, respecteren en er vervolgens ook iets mee doen.’ Die aandacht vertaalt zich ook naar investeren in de ontwikkeling van teamleden. Scholing en begeleiding laten zien dat een medewerker serieus wordt genomen en perspectief heeft binnen de praktijk.

Ontwikkel leiderschap en HR-beleid

Daarnaast pleiten beide experts voor versterking van leiderschap en HR-beleid. Dat kan door opleiding, maar ook door het inschakelen van externe expertise. Linger: ‘Als je het zelf niet kunt of er geen tijd voor hebt, besteed het dan uit. Slecht gevoerde gesprekken maken het probleem vaak alleen maar groter.’ Van der Mee ziet daarbij ook een duidelijke rol voor de praktijkmanager. ‘Dit hoort bij het takenpakket. Dan moet je zorgen dat je de kennis en vaardigheden hebt, of dat je die organiseert.’

Begin met aandacht en investeer

Verzuim in de mondzorg staat zelden op zichzelf. Vaak is het een gevolg van een combinatie van factoren: gebrek aan structuur, onvoldoende leiderschap en te weinig aandacht voor medewerkers. De oplossing ligt niet in één maatregel, maar in een meer professionele en bewuste benadering van personeelsbeleid. Dat vraagt tijd, kennis en soms externe ondersteuning. De opbrengst is vaak groot: meer rust in de praktijk, sterkere teams en minder uitval. Gracita Linger: ‘Wij gunnen praktijkeigenaren rust als het gaat om personeel. Dat kan door te beginnen met echte aandacht en investeren in je medewerkers, maar ook in jezelf.’

Praktische handvatten voor de praktijk volgens Maaike van der Mee en Gracita Linger:

• Geef medewerkers structureel aandacht en erkenning;
• Zorg voor duidelijke en gehandhaafde verzuimprocedures
• Investeer in gespreksvaardigheden en leiderschap
• Maak onderscheid tussen ziek zijn en inzetbaarheid
• Werk aan een heldere visie en communiceer die actief

Dutch Dental Academy en De Virtuele Personeelsadviseur

Dutch Dental Academy richt zich onder meer op de opleiding voor de startende praktijkmanager, waarin genoemde thema’s als verzuim, gespreksvaardigheden, visieontwikkeling structureel terugkomen. Oprichter Maaike van der Mee stimuleert praktijken om te beginnen met het formuleren van een missie en visie: ‘Ga maar proberen om dat vorm te geven. Wat wil je nou eigenlijk?’

Gracita Linger biedt via De Virtuele Personeelsadviseur een HR-afdeling op afstand. ‘Ik doe het niet alleen, met een aantal collega’s staan wij samen sterk achter de praktijken.’ Haar dienstverlening omvat HR advies, verzuimbegeleiding, gespreksvoering, onderhandelingen bij uitdiensttreding en diensten gericht op kostenbesparing.

Dag van de Praktijkmanager: werkgeluk, teamgeluk én persoonlijk geluk

De negentiende editie van de Dag van de Praktijkmanager staat in het teken van geluk: werkgeluk, teamgeluk en persoonlijk geluk. Je kunt een inspirerende dag verwachten met vertrouwde gezichten én nieuwe, verfrissende sprekers. Een dag om op te laden, te reflecteren, te lachen en met direct toepasbare inzichten naar huis te gaan. De Dag van de Praktijkmanager vindt dit jaar plaats op 21 mei in Fort Voordorp (bij Utrecht).

Een nieuw onderdeel van deze dag is het PM Debat ‘Van werkdruk naar werkgeluk’, onder leiding van Maaike van der Mee. Met het PM Debat zoeken we naar de samenhang tussen factoren als werkgeluk, werk- en regeldruk, stress op de werkvloer, oplopende personeelstekorten en groeiend verzuim. Wat zijn de oorzaken van die groeiende werkdruk, wat zijn mogelijke oplossingen en wat kan de rol van praktijkmanagers daarbij zijn?

Alle informatie en inschrijven: Dag van de Praktijkmanager.