Conflicten in het projectteam

vrijdag 3 oktober 2014

timer 3 min

Bij het uitvoeren van een project werk je intensief met elkaar samen, dit kan leiden tot conflicten. Deze kunnen soms nuttig zijn, maar vaak kosten ze veel tijd, energie en gaan ze ten koste van de sfeer. Hoe kun je als praktijk- en projectmanager deze conflicten voorkomen?

Doelstelling

Cruciaal voor het slagen van een project is dat de doelstelling voor iedereen duidelijk is. Maak deze doelstelling daarom zo concreet mogelijk door het meetbaar te maken. Dus niet: “Een verbetering van de wachttijden”, want dat kan voor alle projectleden iets anders beteken. Als je in plaats daarvan de doelstelling formuleert als “de gemiddelde wachttijd met 5 minuten per patiënt terugbrengen”, weet iedereen exact wat het doel van het project is.

Rollen

In een project wordt afgesproken wie wat doet en wie welke verantwoordelijkheden heeft. Gaandeweg kunnen deze afspraken echter veranderen of vervagen. Projectleden hebben dan een veranderde opvatting over wat zij zelf moeten doen (rolopvatting) en over wat anderen moeten doen (rolverwachting). En dat leidt tot irritatie als er taken blijven liggen, of dubbel worden uitgevoerd. Zorg daarom dat afspraken duidelijk zijn en dat als deze veranderen dat goed wordt doorgesproken met alle projectleden.

Aanpak

Vaak is niet duidelijk wat de afgesproken manier van werken is, hoe een procedure moet worden uitgevoerd, hoe de methode moet worden toegepast. Of men is het niet eens met de aanpak. Het geven van instructies, begeleiding en overtuigen van de projectleden zijn respectievelijk de noodzakelijke interventies.

Team

Pas als je zeker weet dat de doelstellingen, rolopvattingen en de aanpak bij iedereen helder zijn, kan je kijken naar de onderlinge verhoudingen binnen het team. Het kan zijn dat ‘het’ gewoon niet klikt tussen een aantal leden van het projectteam. Als je uiteenlopende persoonlijkheden in je team hebt, biedt dat kansen. Maar het kan ook leiden tot wrijving en frustratie. Het is voor ieder projectlid belangrijk dat zij of hij zich gewaardeerd voelt. Koppel je complimenten aan de eigenschappen die je waardeert en die je meer tot hun recht wilt laten komen in het project. Zie er ook op toe dat er binnen de overleggen duidelijk en goed feedback gegeven wordt aan elkaar. Zo voorkom je emotionele discussies. Probeer om samen vast te stellen wat ieders bijdrage is en hoe de teamleden elkaar kunnen helpen, versterken en aanvullen.

Op 30 oktober geeft Maaike Straathof de training 'Plan een project'. Kijk hier voor meer informatie.