DentalRules bij ‘Innovaties in de mondzorg’: Grip op protocollen, taken en communicatie

dinsdag 17 november 2020
timer 6 min
DentalRules is een informatieplatform waarin alle processen van een tandartsenpraktijk kunnen worden ondergebracht. Het pakket helpt overzicht te houden op onder meer protocollen, taken, wet- en regelgeving, inkoop, reparaties, personeelsdossiers en agenda. DentalRules organiseert in samenwerking met beroepsorganisatie KNMT op donderdag 19 november een webinar met een overzicht van de actuele wet- en regelgeving.

Jelle Verdorst, mede-eigenaar van DentalRules, gaf een voorproefje van het webinar tijdens de online Dag voor de Praktijkhouder ‘Innovaties in de mondzorg' (op 14 november). Hij demonstreerde in een notendop hoe alle processen van de tandartspraktijk in het softwareprogramma zijn ondergebracht. DentalRules biedt daarmee een combinatie van een kwaliteitsmanagementsysteem en humanresourcemanagement.

 

Meer weten over de wet- en regelgeving in de tandartspraktijk?

Neem dan deel aan het webinar 'Uw praktijk op orde met DentalRules en de KNMT' op 19 november met medewerking van Maaike de With, Monique Heijtel, Alexander Tolmeijer en Jelle Verdorst. Meer informatie en aanmelden: 
Uw praktijk op orde met DentalRules en de KNMT en  Gemak in kwaliteitsmanagement, nu met 50% korting

 

DentalRules in een notendop

  • Een overzicht op alle wet- en regelgeving en protocollen.
  • Een overzicht op taken, storingen en reparaties.
  • Een patiëntenenquête.
  • Alle onderdelen van humanresourcemanagement, zoals personeelsdossiers, documentatie, roosters, vakantie-aanvragen en agenda.
  • Koppeling met de salarisadministratie.
  • Interne communicatie en vergaderingen via het intranet van de praktijk

Overzichtelijk dashboard

‘DentalRules bevat alle protocollen die in de praktijk moeten worden toegepast en deze zijn geordend onder de verschillende processen. Het programma laat weten als wetgeving verandert en een protocol moeten worden aangepast. Ook biedt het een overzicht van de periodieke taken die uitgevoerd moeten worden. Alle onderdelen van het programma zijn ondergebracht in een overzichtelijk dashboard’, vertelt Jelle Verdorst.

 

‘Per medewerker kan het dashboard verschillen’, zo laat Verdorst tijdens zijn online demonstratie zien. ‘De betreffende medewerker krijgt steeds een signaal als taken moeten gebeuren, waardoor de praktijkhouder en praktijkmanager er steeds zeker van kunnen zijn dat de taken op tijd gebeuren. Stel een praktijkmanager valt uit door corona, dan moeten zijn of haar taken worden overgenomen. Iedereen ziet door de openstaande taken altijd welke zaken aandacht vragen.’

 

'Dagtaken'

In het overzicht aan de linkerkant van het programma staan ook dagtaken. ‘Stel een patiënt staat voor de balie en het werk  is niet gebeurd. Als er een taak openstaat kan iemand dat direct oppakken. Dat is een van de principes van het kwaliteitsmanagement waar DentalRules om draait. Een incident met een patiënt kan geregistreerd worden, waardoor het team een verbetermaatregel kan treffen. De Wet kwaliteit klachten en geschillen zorg (Wkkgz) eist dat iedere praktijk doet aan kwaliteitsmanagement. Het gaat erom dat je kritisch bent naar je eigen proces en verbeteringen treft.’

 

Ook ondersteunt DentalRules bij het actie ondernemen op storingen. ‘Wij gaan ervanuit dat de persoon die de storing constateert deze ook meldt. Dan gaat er een melding naar iedereen in de organisatie, voor wie deze relevant is. Als je de storing direct noteert, werkt iedereen met dezelfde informatie. Die storing wordt doorgezet naar het relevante bedrijf die daarop in actie moet komen. Tegelijk weet iedereen die hiervoor verantwoordelijk is, dat er iets speelt.’

 

‘Human Resource’

Aan de rechterkant in het dashboard staan personeel gerelateerde meldingen, vertelt Verdorst. ‘Dat kan gaan om allerlei dingen die je moet regelen en vastleggen. Denk aan vaccinaties, cursussen, een background-check volgens de Wkkgz, allerlei formulieren als de kledingverklaring. Als er iets ontbreekt meldt het programma dit. De praktijkmanager hoeft alleen te reageren op zaken die actie vereisen.’

 

Het onderdeel ‘Human Resource’ bevat verder personeelsdossiers, contracten, documentatie, roosters, vakantie-aanvragen. Daarnaast fungeert DentalRules als het intranet van de praktijk ook het agendabeheer en interne communicatie. Door deze eenduidige communicatie over taken, agenda en vergaderingen helpt het platform de scheiding tussen werk en privé beter te handhaven. ‘Bij berichten is steeds duidelijk wie het gelezen heeft, omdat medewerkers leesbevestigingen geven.’

 

Protocollen

Vervolgens zoomt Verdorst in op de systematiek van DentalRules bij het gebruik van protocollen.  Hierbij geeft het informatiesysteem verschillende opties: gelezen, begrepen en akkoord. ‘Medewerkers schrijven het protocol niet voor zichzelf, maar juist om alle medewerkers te informeren. Dit systeem helpt om protocollen te laten werken in de praktijk, omdat medewerkers moeten aangeven: gelezen, begrepen en akkoord. Ook wordt aangegeven dat een protocol is verlopen, bijvoorbeeld na de periode van een jaar, zoals die door de ISO- en HKZ-certificering wordt vereist. De verloopdatum kan daarin worden aangegeven.’

 

Modelprotocollen 

DentalRules bevat een set modelprotocollen, zowel op medisch als niet medisch vlak. ‘Hierdoor kun je ook in de modelprotocollen kijken, of daar voorbeelden bij zijn die ook voor de eigen praktijk relevant zijn. Voorbeelden daarvan zijn protocollen voor het privacyreglement, de omgang met datalekken of hoe ga je om met incidenten. Als er door veranderde regelgeving protocollen veranderen, sturen we een nieuwsbrief. “Let op, deze protocollen veranderen. Pas ze aan, aan de eigen praktijksituatie.” Een belangrijke module van DentalRules zijn ook de richtlijnen. Het onderdeel omvat er meer dan tachtig,  die we constant actueel houden.’

 

'Gelezen, begrepen en akkoord'  

De bestaande protocollen in de praktijk worden zo efficiënt mogelijk weergegeven, schetst Verdorst, door protocollen te koppelen aan inhoudelijke bestanden. ‘Een protocol hoeft geen overbodige informatie bevatten. In het protocol ‘handwassen’ hoef je niet de hele WIP-richtlijn samen te vatten, je kunt het gewoon linken aan de richtlijn. Protocollen die een update hebben gekregen moeten door alle betrokkenen opnieuw worden getekend voor gelezen, begrepen, akkoord.’

 

Meer weten over de wet- en regelgeving in de tandartspraktijk?

Neem deel aan het webinar 'Uw praktijk op orde met DentalRules en de KNMT' op 19 november met medewerking van Maaike de With, Monique Heijtel, Alexander Tolmeijer en Jelle Verdorst. Meer informatie en aanmelden:  Uw praktijk op orde met DentalRules en de KNMT en  Gemak in kwaliteitsmanagement, nu met 50% korting

 

Links

 

Reactie toevoegen

Beperkte HTML

  • Toegelaten HTML-tags: <a href hreflang> <em> <strong> <cite> <blockquote cite> <code> <ul type> <ol start type> <li> <dl> <dt> <dd> <h2 id> <h3 id> <h4 id> <h5 id> <h6 id>
  • Regels en alinea's worden automatisch gesplitst.
  • Web- en e-mailadressen worden automatisch naar links omgezet.
  • Lazy-loading is enabled for both <img> and <iframe> tags. If you want certain elements skip lazy-loading, add no-b-lazy class name.

Meer artikelen met dit thema

Dentalcloud biedt maximale grip op inkoop: ‘Essentiële tool om je inkoopproces te optimaliseren’

1 dec om 17:30 uurtimer4 min
Dentalcloud is de software voor de tandartspraktijk waarbij de praktijk met één systeem alles kan bestellen bij…
Lees verder »

Abeba Mulugheta (AlloMedics): ‘Wij ondersteunen huisartsen en patiënten door gesprekken in de eigen taal te regelen’

25 nov om 13:34 uurtimer5 min
In de spreekkamer kunnen lastige situaties ontstaan als een huisarts de patiënt niet begrijpt vanwege taal- of…
Lees verder »

Onderzoek naar digitale consultatie medisch specialist door huisarts

25 nov om 13:29 uurtimer3 min
Huisartsen kunnen inmiddels op diverse manieren via de digitale snelweg medisch specialisten consulteren. Wat…
Lees verder »

Stimuleringssubsidie voor opleiden VS en PA in huisartsenzorg verlengd

25 nov om 13:27 uurtimer3 min
Taakherschikking is een manier om de huisartsenzorg toegankelijk en betaalbaar te houden en de kwaliteit te borgen…
Lees verder »

Protocollen maken lui!

23 nov om 12:00 uurtimer3 min
Wie o wie heeft toch bedacht dat het werken met protocollen het medicijn is tegen zelfdenkende assistentes. Als we…
Lees verder »

Gabie Bouman (KNMT) bij Mondzorgpraktijk Anno Nu: ‘De Wtza brengt veel nieuwe verplichtingen met zich mee’

17 nov om 14:40 uurtimer4 min
Tijdens het congres Mondzorgpraktijk Anno Nu op 11 december vertelt Gabie Bouman (KNMT) over de verplichtingen die…
Lees verder »

De belangrijkste gevolgen van de Miljoenennota 2022: Dit merkt u er als zorgverlener van

16 nov om 13:30 uurtimer4 min
Al voor de uitbraak van de pandemie luidden ziekenhuizen, verpleegkundigen en huisartsen de noodklok vanwege…
Lees verder »

Gezamenlijke Limburgse huisartsen protesteren tegen nieuwe Wet toetreding zorgaanbieders (Wtza)

29 okt om 14:17 uurtimer2 min
Limburgse huisartsen tekenen collectief protest aan tegen de voorgenomen inwerkingtreding van de nieuwe Wet…
Lees verder »