Topicus helpt bij de omslag naar 'digital first': 'We gaan pas weg als het onderdeel is van je primaire proces'

Slimme technologie levert de huisartsenpraktijk pas tijd op als het team ook anders gaat werken. Dat stellen Cindy Verver, directeur Huisartsen- & Netwerkzorg, en Annemiek Nelissen, business line manager Zorgdeclaraties bij Topicus. Het softwarebedrijf wil daarom meer zijn dan leverancier en praktijken door de hele verandering naar digital first heen begeleiden: in de praktijk, in de wijk en in de regio.

De missie van Topicus is huisartsenpraktijken met slimme technologie te ondersteunen, zodat ze meer tijd overhouden voor de patiënt. Annemiek Nelissen: 'Wij zitten in de IT en zien de mogelijkheden die het biedt. De huisarts heeft zijn rol, missie en passie bij de patiënt en wil IT als ondersteuning. Daar wil je zo min mogelijk last van hebben. Dat vraagt tegelijk om veranderingen in het werkproces en dat gaat in het begin niet altijd vanzelf. Onze missie is om dat zo naadloos mogelijk te laten verlopen en praktijken daarin te begeleiden met onze expertise in technologie.'

Dat die begeleiding nodig is, ziet Cindy Verver bij de digitale triage. 'De afgelopen jaren kwam er druk op de huisartsenpraktijk om triagetools te gebruiken, zodat laagurgente klachten niet meer via de telefoon hoeven binnen te komen. Maar we merken dat veel praktijken de telefonische triage ernaast blijven doen. Zo krijg je een extra kanaal dat je openzet. Als je als praktijk niet verandert in hoe je een nieuwe manier van werken adopteert, dan komt het er altijd als extra ballast bij.'

Topicus kent de huisartsenpraktijk van binnenuit. Voorloper Calculus begon twintig jaar geleden met het verbeteren van praktijkprocessen en is inmiddels meer dan tien jaar onderdeel van Topicus. De ondersteuning van huisartsenpraktijken is sindsdien aanzienlijk verbreed. Topicus biedt dienstverlening op drie niveaus: binnen de praktijk, bij de samenwerking in de wijk én in de regio.

'Declaratie van een CRP-test zonder consult is gek'

De basis is de praktijk zelf, te beginnen met het financiële proces. Het declaratieproces werd de afgelopen jaren ingewikkelder, door regelgeving en door verschillen tussen zorgverzekeraars. Via VIPLive Declareren kunnen praktijken zelfstandig declareren. Praktijken die het declareren liever uit handen geven kunnen hun declaraties onderbrengen bij de VIPLive Declaratieservice. Inmiddels maken ruim 2700 praktijken gebruik van de declaratiedienstverlening van Topicus. Nelissen: 'Je wilt op basis van de registraties in het huisartseninformatiesysteem vaststellen wat je mag declareren en zorgen dat dat volledig en juist is. Met slimme controles vooraf voorkom je dat je lang op je geld zit te wachten. Als je aan de voorkant je processen goed inricht, heb je aan de achterkant meer zekerheid en snelheid.'

Ze geeft daarbij een voorbeeld. 'We zien nogal eens declaraties voor verbruiksartikelen, maar er staat soms geen consult bij. Dat is gek, want een verbruiksartikel gebruik je meestal tijdens een consult. Achteraf herstellen betekent dat je twee keer met een verrichting bezig bent: je boekt hem en je moet hem daarna nog financieel in orde maken. Dat is het ‘first time right’- principe. Wij kennen de regels van het declaratieproces en leveren hiervoor de techniek die al die verbanden legt en voorstellen doet. Dan houd je aan de achterkant zo min mogelijk werk over en die tijd wil je aan patiëntenzorg besteden.'

'Patiënten geven digitale zorg een 8'

De tweede pijler in de praktijk is de digitale voordeur. Met Spreekuur.nl kunnen patiënten afspraken maken, een e-consult sturen en digitaal triëren, zodat ze niet meer hoeven te bellen of langs te komen. Ook de chronische zorg en de ondersteuning van de POH zijn deels gedigitaliseerd. 

'Voor een diabetespatiënt schrijft het protocol voor dat hij vier keer per jaar komt', zegt Verver. 'Maar als het goed gaat, moet hij dan nog vier keer per jaar fysiek langskomen, of kunnen we die interactie digitaal faciliteren? Zo willen we met Spreekuur.nl bijdragen aan passende zorg.' Patiënten waarderen deze nieuwe digitale functies, zo blijkt. In augustus vulden 25.000 patiënten vrijwillig een korte enquête in over Spreekuur.nl. Gemiddeld gaven ze digitale zorg een 8.

'We ontwikkelen samen met de zorg'

De samenwerking met de eerste lijn en oordelen van patiënten bepalen ook de productontwikkeling bij Topicus, benadrukken Verver en Nelissen. 'We ontwikkelen samen met de zorg', zegt Verver. 'We doen kwalitatief en kwantitatief onderzoek en zijn regelmatig in huisartsenpraktijken om te kijken hoe het proces eruitziet. Dan zie je grappige dingen. In sommige praktijken wordt bij de aanvraag van een ambulance nog een papiertje uit de la gehaald en met de hand ingevuld, terwijl al die informatie in VIPLive staat. Kunnen we dan niet gewoon een digitale knop maken?'

Bij de invoering van digitaal werken blijft Topicus betrokken tot het beklijft. 'Praktijken willen digitaal werken, maar dan moet het ook onderdeel worden van hun visie', zegt Verver. 'We gaan pas weg als het onderdeel is van je primaire proces. Meestal bereiken we dat in vier maanden. Dan zijn de spreekuren erop ingericht, verloopt de communicatie naar patiënten goed, is het geïntegreerd in je website en hebben de medewerkers er hun weg in gevonden. We zien dat het echt loont als praktijken zich daarvoor open durven te stellen.'

Ook bij de Declaratieservice is er ondersteuning beschikbaar. Topicus informeert praktijken via webinars over wijzigingen in het Declaratieportaal. Praktijken die de service gebruiken, krijgen elk jaar bezoek. 'Dan gaan we echt even in de praktijk zitten, spiegelen we hoe de cijfers eruitzien en nemen we alle nieuwe ontwikkelingen in de applicatie mee', vertelt Nelissen.

'Verwijzen wordt echt samenwerken'

Vanuit een goed georganiseerde praktijk kan de huisarts ook verder kijken, bijvoorbeeld naar de wijk en de regio. Met de opkomst van de regionale eerstelijnssamenwerkingsverbanden (RESV) verandert daar de rol van de huisarts. 'Van oudsher zijn eerstelijnspraktijken gewend om naar elkaar te verwijzen', zegt Verver. 'In de wijk komt daar een nuancering bij: ze gaan echt met elkaar samenwerken. Wie zijn je samenwerkingspartners in de wijk, en welke governance-afspraken dien je te maken? Dat zijn afspraken op papier, maar we vinden het ook belangrijk dat je met technologie hetzelfde beeld van een patiënt ziet. Als de apotheek de huisarts consulteert, wil je weten welk medicatiedossier beschikbaar is.' Voor die samenwerking ontwikkelde Topicus ‘VIPLive in de Wijk’. Daarover sprak het bedrijf ook met regionale huisartsenorganisaties (RHO's) en andere samenwerkingsorganisaties zoals paramedische platforms.

Transformatie naar individuele zorgpaden

In de regio draait het vooral om de digitalisering van de chronische zorg: de samenwerking tussen ketenpartners als ziekenhuis en thuiszorg met de huisartsenpraktijk. Steeds vaker gebeurt dat met telemonitoring, waarbij een zogeheten ‘clinical rule engine’ acties naar de praktijkondersteuner stuurt. Nelissen: ‘In de chronische zorg wordt nu de omslag gemaakt van vaste protocollen naar individueel ingerichte zorgpaden. Bij cardiovasculair risicomanagement komt een patiënt nu volgens een vast schema van vier keer, terwijl dat gezien recente meetwaarden of andere informatie uit het dossier soms overdreven is.'

Verver sprak onlangs een huisarts die dat illustreerde. 'Een diabetespatiënt mocht drie keer per jaar komen, maar kreeg griep, waardoor zijn waarden enorm uit de pas liepen. Dan gaan al die signaleringen af en moet de patiënt worden opgeroepen, terwijl de huisarts de griep heeft geregistreerd, die alles verklaart.'

‘Praktijkmanager speelt vaak een sleutelrol’

De vraag bij transformaties is steeds of praktijken alle veranderingen kunnen bijhouden. 'Als de visie niet in het DNA van de praktijk zit, dan lukt zo'n adoptie vaak niet direct. Wat we met technologie kunnen oplossen, daar besparen we minuten en uren mee in de praktijk. Die tijd kun je doelmatig inzetten voor de patiënt, in plaats van voor secundaire processen.'

Een sleutelrol ligt bij de praktijkmanager. ‘Juist praktijkmanagers kunnen deze veranderingen helpen implementeren zonder dat dat ten koste gaat van werkgeluk. Ze kunnen hun team motiveren en uitdagen. Praktijkmanagers kijken af en toe met een helikopterview: waar staan we, waar willen we naartoe en welke mijlpalen horen daarbij? Wil je als praktijkmanager digitaliseren, dan gaan wij graag met je zitten om te kijken hoe je dat doel bereikt.'

Verver benadrukt dat Topicus hierbij ook maatwerk probeert te bieden. ‘We passen onze ondersteuning daarbij aan. De ene praktijk begint met nul patiënten en wil meteen naar digital first. Een andere huisarts is bijna pensioengerechtigd en vindt het nog wel even prima zo, voor twee jaar. Dat mag wat ons betreft ook.'

Webinar digitale triage: ‘Waarom digitale triage als extraatje structureel faalt’

Digitale triage levert pas echt resultaat op wanneer het geen extra kanaal is, maar een volwaardig onderdeel van het praktijkproces. Ontdek hoe u digitale triage zo inricht dat het uw assistenten daadwerkelijk ontlast.

Datum: 29 oktober en 3 november 2026
Aanmelden: Webinar digitale triage: ‘Waarom digitale triage als extraatje structureel faalt’