Zorgen over lagere tarieven? Zes tips voor de tandartspraktijk

De huisartsen overkwam het al. Terwijl zij dachten (of hoopten) dat nieuwe tarieven het hardere werken en gestegen kosten zouden compenseren, bleek niets minder waar. Harder werken maakt niets uit, dat zit al in het norminkomen. Ook tandartsen staan aan de vooravond van nieuwe tarieven. Hoe kunnen praktijkhouders hiermee omgaan? In dit artikel lees je vier oplossingsrichtingen voor betere en efficiëntere zorg, die je helpen het hoofd te bieden aan hoge inflatie bij een dalend tarief.

Binnen de mondzorg hebben we te maken met grotere praktijken en teams, complexere zorg en meer stress over het vinden en behouden van personeel dan vroeger. Wie denkt dat dit de redenen zijn dat de tarieven omhooggaan, heeft het mis. Sterker nog, de NZA propageert al jaren dat meer dan 38 uur werken niet telt. Die houding van de NZA is niet nieuw. En al voel ik me meer zorgverlener dan ondernemer, toch zul je als zorgverlener een plan moeten hebben om toekomstbestendig te blijven terwijl je tegelijk goede zorg blijft verlenen. Vanuit Dentiva kijken we al jaren hoe een efficiënte agendabezetting hierbij helpt en hoe je dit in de mondzorgpraktijk kunt realiseren.

1. Extra behandelkamers voor spreiden vaste kosten

Een extra behandelruimte kan helpen om de vaste kosten van de praktijk te spreiden over meer ruimtes. Je moet dan natuurlijk wel mogelijkheden zien voor het aannemen van extra patiënten en extra teamleden. Houd er ook rekening mee dat een grotere praktijk altijd een iets andere organisatie van de praktijk vraagt.

2. Beperk oorzaken van een omzetlek

Lege plekken in de agenda kosten de praktijk omzet. Zo simpel is het. Bestaande plekken in de agenda goed bezet houden is de beste optie om dit te voorkomen. Vaak gaat het bijvoorbeeld mis met de planning tijdens vakantieperiodes, omdat de vaste tandarts dan met vakantie of verlof is. Denk een volgende keer eens creatief na hoe je dit kunt opvangen, zodat je in de zomer geen stoel met assistent overhoudt.

Op kortere termijn ontstaan er helaas ook regelmatig gaten in de behandelagenda. Zonde, want dit gaat één op één ten koste van de praktijk. De kosten blijven, maar de omzet valt compleet weg. Het naar voren bellen van patiënten die op dezelfde dag staan gepland, is een no go. Dit kan alleen maar in de hand werken dat die patiënt de volgende keer zelf makkelijker gaat afzeggen. De beste oplossing om lege agendaplekken zo snel mogelijk op te lossen, is een uitgebreide wachtlijst achter de hand te hebben. Die moet je vervolgens wel goed onderhouden, maar dan levert het veel op.

3. Druk met de verkeerde zaken

Iedereen heeft het druk tegenwoordig. Maar als het gaat om de praktijk, weten we dan ook echt waarmee? Of bestaat er een ‘verborgen fabriek’ in jouw praktijk? Dat wil zeggen dat bepaalde werkzaamheden veel tijd kosten, maar niet écht inzichtelijk (en in sommige gevallen onnodig) zijn. Pas hierop eens de Lean-filosofie toe. Hoe vaak moeten fouten bij verkeerde declaraties bijvoorbeeld worden hersteld? Het rechtzetten van een foute declaratie kost al snel een kwartier en flink wat irritatie. Houd ook eens een tijdje bij wat de redenen zijn waarom patiënten meestal bellen. Kun je die vragen voorkomen door betere informatie te geven aan de voorkant? Of kunnen de vragen sneller en slimmer worden afgehandeld? Ook piekbelasting van de telefoontjes (iedereen belt om 8 uur ’s ochtends, terwijl het om 10 uur heel rustig is) kun je tegenwoordig met software goed aanpakken. Door inzichtelijk te maken waar de tijd naartoe gaat, kun je vervolgens  met slimme oplossingen juist tijd winnen.

4. Declareren wat je doet en doen wat je declareert

Niets vergeten te noteren als behandelaar is een kunst. Zeker in drukke praktijken, zien we relatief vaak dat de administratie te wensen overlaat. Veel kun je oplossen met slimme software, bijvoorbeeld op basis van AI. Zorg dat het dossier áltijd goed is ingevuld. Maak hiervoor bijvoorbeeld gebruik van software die de declaratie controleert op volledigheid van de ingevulde codes. Of zorg dat je met standaardteksten en Textexpander het dossier makkelijk en snel met een standaard volgorde kan invullen.

5. Verschillen in zorgverlening bespreken

Als jouw praktijksoftware deze optie biedt, kun je onderlinge verschillen tussen behandelaars makkelijk naar boven halen. In de variatie schuilt een leermoment. Dat is zorginhoudelijk natuurlijk altijd een interessante discussie. Ook met strikte richtlijnen houd je nog ruimte voor interpretatie en een aangepaste aanpak, op basis van jouw persoonlijke ervaring en inzicht. Juist van die ervaringen en inzicht kunnen we onderling veel leren.

6. Een slimmere agendaplanning

Als je de dag blanco begint, is de kans groot dat de werkdag je overkomt. Natuurlijk bestaan er spoedgevallen, maar zelfs die blijken voorspelbaar. Voor tandartsen is de dag na tweede Kerstdag al jaren berucht als extra drukke dag. Hier kun je dus van tevoren op anticiperen door een slimmere agendaplanning. Maar ook voor de ‘gewone’ dagen kun je van tevoren nadenken over hoe je de flow van de dag efficiënter en rustiger kunt maken voor je team.

Tot slot

Als ondernemende zorgverlener blijft goede zorg bieden het uitgangspunt. Als je nadenkt over hoe je die zorg slimmer kunt leveren, biedt dat voordelen voor de praktijkvoering. We moeten wel, want met het systeem van tariefbepaling door de NZA is er weinig ruimte voor innovatie en verbetering. En harder werken is volgens mij voor veel zorgverleners geen optie meer, die kaart is al volledig uitgespeeld.

Meer weten? 

Weten hoe Dentiva kan helpen met een efficiëntere agendaplanning in de tandartspraktijk? Kijk op www.dentiva.nl voor webinars, artikelen en handige tools over dit onderwerp. Tandarts Alexander Tolmeijer is oud-KNMT-bestuurder, oprichter van het vakblad MedischOndernemen en directeur van adviesbureau Dentiva.