Bij innoveren hoort ook implementeren en heel veel leren

Bij innoveren hoort ook implementeren en heel veel leren. De ervaring leert dat je echt de tijd moet nemen om met nieuwe technieken goed om te gaan. In het verleden gingen we vaak te snel van start, waardoor je ofwel snel teleurgesteld wordt ofwel maar een deel van de mogelijkheden uit het systeem haalt. 

‘Meer tijd en ergernis’ 

Middelen reserveren gaat altijd vooraf aan innovatie, in dit geval nieuwe software. Bedenk vooraf hoeveel tijd, geld en energie je nodig hebt om kennis te maken met het nieuwe werken en het daadwerkelijk te gebruiken. Het is niet ondenkbeeldig dat een nieuwe werkwijze in het begin meer tijd en ergernis kost. Daarop moet je dus ook plannen. Ook moet je rekening houden met de doorlooptijd. Als iets 8 uur tijd kost, maar je hebt feitelijk maar 1 uur per dag echt beschikbaar hiervoor, dan duurt een dagje werk een week. 

‘Begin met een of twee medewerkers’ 

Wat heb je minimaal nodig om te  kunnen om te starten met gebruik? Natuurlijk heb je niet altijd de keus om iets geleidelijk in te voeren. Als je een praktijkinformatiesysteem vervangt, dan zit je aan een ‘big bang’ vast. In alle andere gevallen is het beter om eerst met een of twee medewerkers te beginnen. Zo hebben wij zelf destijds ook onze tekstversnellersoftware voor betere dossierteksten ingevoerd. Eerst twee mensen die het dagelijks gebruiken. Met hen haal je de kleine fouten eruit. Zij zijn ook het beste om de voordelen van het nieuwe systeem te verwoorden. In feite zijn ze meteen je ambassadeurs.  

Als de eerste mensen het onder de knie hebben, maak dan met de volgende twee het protocol voor de software en de onboarding-instructie. Beide natuurlijk met beeld. Een onboarding-instructie bevat iets meer detail. Het protocol beschrijft wat je standaard moet doen. De instructie beschrijft alles wat je na één of twee instructies niet automatisch weet. Dus niet waar het aan/uit knopje zit, maar wel waarvoor het nuttig is en een aantal eenvoudige voorbeelden. 

Tips bij het implementeren van innovaties 

• Neem voldoende tijd om te oefenen 

• Het duurt altijd langer dan je denkt voordat je iets echt kan gebruiken 

• Maak met de mensen die ingewerkt worden door de eerste groep een protocol en een onboarding-instructie. 

• Leg vast hoeveel trainingstijd het kost voor nieuwe medewerkers 

Lees ook: ‘Veranderen met stijl en talent’ op medischondernemen.nl