In deze tijd ontkom je bijna niet aan veel mensen die een afspraak verzetten op korte en iets langere termijn. Goed beschouwd is ook een afspraak die men 24 uur van tevoren afzegt een probleem. De receptie moet alle zeilen bijzetten om de agenda weer vol te krijgen. In de praktijk meten weinig medici hoeveel afspraken gewijzigd worden op korte termijn. Daardoor onderschat men het probleem enorm.
Gaten in de agenda vullen in coronatijd
woensdag 2 december 2020
2 min
Tip 1: Benoem de openplekken in de ochtend bij de dagstart
Als je in de morgen al weet dat je een gat hebt in de agenda, lukt het heel vaak om de patiënten van diezelfde ochtend al deze onverwachte plek aan te bieden. In een groter team kan je ook elkaar helpen. Maak gaten in de agenda van vandaag en morgen een vast onderdeel van de ochtendroutine.
Tip 2: Houd een snel bellen lijst bij
Een snel bellen lijst geeft de receptie ruimte om mensen gelegitimeerd te bellen. De patiënt weet dat hij of zij gebeld kan worden. De receptie zorgt dat de lijst voldoende groot is, maar dat kan alleen met hulp van de behandelaars.
Tip 3: Patiënten actief maken
Veel praktijken blijken maar een matig functionerend systeem te hebben om patiënten automatisch op te roepen. De praktijk gaat ervan uit dat je meteen een nieuwe afspraak maakt. Het systeem roept mensen die dit niet doen na 6 maanden automatisch op. Vaak blijkt dat de instellingen hiervoor niet goed te staan. Daardoor komen er relatief veel mensen boven water met een spoedklacht of na een opschoonactie van de praktijk. Ga eens actief na hoe de reminder functie werkt en wat de instellingen zijn.
Tip 4: Roep patiënten die lang niet geweest zijn, omgekeerd op
Dit klinkt misschien gek, als je na twee jaar iemand probeert op te roepen is de kans op succes veel kleiner dan iemand die vorige maand had moeten komen. Start daarom bij de mensen die het meest recent geweest zijn.
Als je in de morgen al weet dat je een gat hebt in de agenda, lukt het heel vaak om de patiënten van diezelfde ochtend al deze onverwachte plek aan te bieden. In een groter team kan je ook elkaar helpen. Maak gaten in de agenda van vandaag en morgen een vast onderdeel van de ochtendroutine.
Tip 2: Houd een snel bellen lijst bij
Een snel bellen lijst geeft de receptie ruimte om mensen gelegitimeerd te bellen. De patiënt weet dat hij of zij gebeld kan worden. De receptie zorgt dat de lijst voldoende groot is, maar dat kan alleen met hulp van de behandelaars.
Tip 3: Patiënten actief maken
Veel praktijken blijken maar een matig functionerend systeem te hebben om patiënten automatisch op te roepen. De praktijk gaat ervan uit dat je meteen een nieuwe afspraak maakt. Het systeem roept mensen die dit niet doen na 6 maanden automatisch op. Vaak blijkt dat de instellingen hiervoor niet goed te staan. Daardoor komen er relatief veel mensen boven water met een spoedklacht of na een opschoonactie van de praktijk. Ga eens actief na hoe de reminder functie werkt en wat de instellingen zijn.
Tip 4: Roep patiënten die lang niet geweest zijn, omgekeerd op
Dit klinkt misschien gek, als je na twee jaar iemand probeert op te roepen is de kans op succes veel kleiner dan iemand die vorige maand had moeten komen. Start daarom bij de mensen die het meest recent geweest zijn.
Op de website van Dentiva vind je nog meer tips en verwijzingen.
Alexander Tolmeijer is praktijkhouder en directeur van adviesbureau Dentiva.

Bij het thema van dit artikel betrokken organisaties
Meer artikelen met dit thema
Minister Bruins: ‘Mondgezonde generatie vergt samenwerking van veldpartijen’
5 feb 2020 3 minHet is belangrijk dat kinderen naar de mondzorgverlener gaan en zorgverleners binnen en buiten de mondzorg dienen…
Lees verder »
Diek Scholten (NVMT): ‘Data-analyse geeft fysio's inzicht in directe omgeving’
30 jan 2020 5 minDiek Scholten (NVMT) geeft tijdens Fysiopraktijk Anno Nu 2020 - op 7 maart in Utrecht - een workshop over…
Lees verder »
KNMT: ‘Voorkom stapeling administratieve lasten door Wet toetreding zorgaanbieders’
29 jan 2020 3 minDe Tweede Kamer spreekt vandaag met minister Bruins (VWS) over de Wet toetreding zorgaanbieders (Wtza). Deze wet…
Lees verder »
Joost de Waard: ‘Als je wilt groeien als praktijk, moet je leren omgaan met gedoe’
28 jan 2020 4 minJoost de Waard, senior adviseur HRM bij branchegroep zorg van Visser & Visser, wil bij PM on Tour in Den Bosch…
Lees verder »
Medische zorg verwacht gematigde groei omzet en winst
27 jan 2020 3 minZorgondernemingen zijn gematigd positief over de financiële vooruitzichten voor 2020. De omzet en winst zullen…
Lees verder »
Grote toename zelfstandigen in de zorg
27 jan 2020 2 minHet aantal zelfstandigen steeg van 2007 tot 2018 van 260.000 naar 1,3 miljoen. De grootste uitschieters in inkomen…
Lees verder »
Huisartsenpraktijken Harderwijk en Hierden lossen wachtlijsten op
23 jan 2020 2 minDe 17 huisartsenpraktijken in Harderwijk en Hierden spraken vorig jaar af om ieder 50 nieuwe patiënten aan te…
Lees verder »
Innoveren: ruimte voor werknemers om te groeien
21 jan 2020 5 minWat is innovatie? Innovatie is een nieuw idee, goed, dienst of proces - of een combinatie daarvan. Dit kan…
Lees verder »
Reactie toevoegen