In deze tijd ontkom je bijna niet aan veel mensen die een afspraak verzetten op korte en iets langere termijn. Goed beschouwd is ook een afspraak die men 24 uur van tevoren afzegt een probleem. De receptie moet alle zeilen bijzetten om de agenda weer vol te krijgen. In de praktijk meten weinig medici hoeveel afspraken gewijzigd worden op korte termijn. Daardoor onderschat men het probleem enorm.
Gaten in de agenda vullen in coronatijd
woensdag 2 december 2020
2 min
Tip 1: Benoem de openplekken in de ochtend bij de dagstart
Als je in de morgen al weet dat je een gat hebt in de agenda, lukt het heel vaak om de patiënten van diezelfde ochtend al deze onverwachte plek aan te bieden. In een groter team kan je ook elkaar helpen. Maak gaten in de agenda van vandaag en morgen een vast onderdeel van de ochtendroutine.
Tip 2: Houd een snel bellen lijst bij
Een snel bellen lijst geeft de receptie ruimte om mensen gelegitimeerd te bellen. De patiënt weet dat hij of zij gebeld kan worden. De receptie zorgt dat de lijst voldoende groot is, maar dat kan alleen met hulp van de behandelaars.
Tip 3: Patiënten actief maken
Veel praktijken blijken maar een matig functionerend systeem te hebben om patiënten automatisch op te roepen. De praktijk gaat ervan uit dat je meteen een nieuwe afspraak maakt. Het systeem roept mensen die dit niet doen na 6 maanden automatisch op. Vaak blijkt dat de instellingen hiervoor niet goed te staan. Daardoor komen er relatief veel mensen boven water met een spoedklacht of na een opschoonactie van de praktijk. Ga eens actief na hoe de reminder functie werkt en wat de instellingen zijn.
Tip 4: Roep patiënten die lang niet geweest zijn, omgekeerd op
Dit klinkt misschien gek, als je na twee jaar iemand probeert op te roepen is de kans op succes veel kleiner dan iemand die vorige maand had moeten komen. Start daarom bij de mensen die het meest recent geweest zijn.
Als je in de morgen al weet dat je een gat hebt in de agenda, lukt het heel vaak om de patiënten van diezelfde ochtend al deze onverwachte plek aan te bieden. In een groter team kan je ook elkaar helpen. Maak gaten in de agenda van vandaag en morgen een vast onderdeel van de ochtendroutine.
Tip 2: Houd een snel bellen lijst bij
Een snel bellen lijst geeft de receptie ruimte om mensen gelegitimeerd te bellen. De patiënt weet dat hij of zij gebeld kan worden. De receptie zorgt dat de lijst voldoende groot is, maar dat kan alleen met hulp van de behandelaars.
Tip 3: Patiënten actief maken
Veel praktijken blijken maar een matig functionerend systeem te hebben om patiënten automatisch op te roepen. De praktijk gaat ervan uit dat je meteen een nieuwe afspraak maakt. Het systeem roept mensen die dit niet doen na 6 maanden automatisch op. Vaak blijkt dat de instellingen hiervoor niet goed te staan. Daardoor komen er relatief veel mensen boven water met een spoedklacht of na een opschoonactie van de praktijk. Ga eens actief na hoe de reminder functie werkt en wat de instellingen zijn.
Tip 4: Roep patiënten die lang niet geweest zijn, omgekeerd op
Dit klinkt misschien gek, als je na twee jaar iemand probeert op te roepen is de kans op succes veel kleiner dan iemand die vorige maand had moeten komen. Start daarom bij de mensen die het meest recent geweest zijn.
Op de website van Dentiva vind je nog meer tips en verwijzingen.
Alexander Tolmeijer is praktijkhouder en directeur van adviesbureau Dentiva.

Bij het thema van dit artikel betrokken organisaties
Meer artikelen met dit thema
Verfrissende eindejaarstips van Van Ree Finance Consultants
11 dec 2019 6 minNu het einde van 2019 in zicht komt, is dat voor u een mooi moment om na te gaan of u op fiscaal gebied nog in…
Lees verder »
Berenschot bepleit maatregelen tegen leegloop: ‘Behoud zorgpersoneel hoger op de agenda’
11 dec 2019 8 minFrancel Vos, Emma Zwaveling en Simon Heesbeen, adviseurs van Berenschot, stellen dat het behoud van personeel meer…
Lees verder »
Salarisschalen 2020
9 dec 2019 1 minHier vindt u de salarisschalen voor praktijkmanagers in de eerstelijnszorg voor 2020.
Lees verder »
Doeltreffend financieel management in 4 stappen
9 dec 2019 6 minEen efficiënte praktijk, hoe creëert u die? Harro de Haan, van branchegroep Zorg van Visser & Visser, neemt u…
Lees verder »
Zilveren Kruis: 'Huisartsen die eindeloos rondbellen, dat hoeft niet’
5 dec 2019 3 minBijna alle huisartsen lopen tegen verwijsproblemen aan die niet of alleen na veel moeite lukken. Dat bleek uit een…
Lees verder »
KNMT pleit met beroepsorganisaties voor verbeteringen zzp-wetgeving
5 dec 2019 3 minBeroepsorganisaties KNMT, FMS, LHV en VvAA pleiten ervoor dat minister Koolmees zijn voorstel voor een nieuwe zzp-…
Lees verder »
Bezuinigen in de zorg: zo bespaar je 30 procent op inkoopkosten
4 dec 2019 3 minDe laatste jaren wordt er steeds meer bezuinigd in de zorg. Ondanks deze bezuinigingen nemen de inkoopkosten van…
Lees verder »
Geertje Scholten over aanspreekcultuur: 'Luister en vertel niet alleen wat de ander fout doet'
3 dec 2019 5 min‘Stimuleer medewerkers om alles te bespreken’, stelt Geertje Scholten, praktijkmanager bij apotheekhoudende…
Lees verder »
Reactie toevoegen