In deze tijd ontkom je bijna niet aan veel mensen die een afspraak verzetten op korte en iets langere termijn. Goed beschouwd is ook een afspraak die men 24 uur van tevoren afzegt een probleem. De receptie moet alle zeilen bijzetten om de agenda weer vol te krijgen. In de praktijk meten weinig medici hoeveel afspraken gewijzigd worden op korte termijn. Daardoor onderschat men het probleem enorm.
Gaten in de agenda vullen in coronatijd
woensdag 2 december 2020
2 min
Tip 1: Benoem de openplekken in de ochtend bij de dagstart
Als je in de morgen al weet dat je een gat hebt in de agenda, lukt het heel vaak om de patiënten van diezelfde ochtend al deze onverwachte plek aan te bieden. In een groter team kan je ook elkaar helpen. Maak gaten in de agenda van vandaag en morgen een vast onderdeel van de ochtendroutine.
Tip 2: Houd een snel bellen lijst bij
Een snel bellen lijst geeft de receptie ruimte om mensen gelegitimeerd te bellen. De patiënt weet dat hij of zij gebeld kan worden. De receptie zorgt dat de lijst voldoende groot is, maar dat kan alleen met hulp van de behandelaars.
Tip 3: Patiënten actief maken
Veel praktijken blijken maar een matig functionerend systeem te hebben om patiënten automatisch op te roepen. De praktijk gaat ervan uit dat je meteen een nieuwe afspraak maakt. Het systeem roept mensen die dit niet doen na 6 maanden automatisch op. Vaak blijkt dat de instellingen hiervoor niet goed te staan. Daardoor komen er relatief veel mensen boven water met een spoedklacht of na een opschoonactie van de praktijk. Ga eens actief na hoe de reminder functie werkt en wat de instellingen zijn.
Tip 4: Roep patiënten die lang niet geweest zijn, omgekeerd op
Dit klinkt misschien gek, als je na twee jaar iemand probeert op te roepen is de kans op succes veel kleiner dan iemand die vorige maand had moeten komen. Start daarom bij de mensen die het meest recent geweest zijn.
Als je in de morgen al weet dat je een gat hebt in de agenda, lukt het heel vaak om de patiënten van diezelfde ochtend al deze onverwachte plek aan te bieden. In een groter team kan je ook elkaar helpen. Maak gaten in de agenda van vandaag en morgen een vast onderdeel van de ochtendroutine.
Tip 2: Houd een snel bellen lijst bij
Een snel bellen lijst geeft de receptie ruimte om mensen gelegitimeerd te bellen. De patiënt weet dat hij of zij gebeld kan worden. De receptie zorgt dat de lijst voldoende groot is, maar dat kan alleen met hulp van de behandelaars.
Tip 3: Patiënten actief maken
Veel praktijken blijken maar een matig functionerend systeem te hebben om patiënten automatisch op te roepen. De praktijk gaat ervan uit dat je meteen een nieuwe afspraak maakt. Het systeem roept mensen die dit niet doen na 6 maanden automatisch op. Vaak blijkt dat de instellingen hiervoor niet goed te staan. Daardoor komen er relatief veel mensen boven water met een spoedklacht of na een opschoonactie van de praktijk. Ga eens actief na hoe de reminder functie werkt en wat de instellingen zijn.
Tip 4: Roep patiënten die lang niet geweest zijn, omgekeerd op
Dit klinkt misschien gek, als je na twee jaar iemand probeert op te roepen is de kans op succes veel kleiner dan iemand die vorige maand had moeten komen. Start daarom bij de mensen die het meest recent geweest zijn.
Op de website van Dentiva vind je nog meer tips en verwijzingen.
Alexander Tolmeijer is praktijkhouder en directeur van adviesbureau Dentiva.

Bij het thema van dit artikel betrokken organisaties
Meer artikelen met dit thema
De integratie van Infomedics en Famed: wat heeft dit tot nu toe opgeleverd?
13 nov 2019 3 minInfomedics heeft door het samengaan met Famed een nog belangrijkere positie in de keten gekregen: een vertrouwde…
Lees verder »
Aantal vacatures in de zorg stijgt met twaalf procent
13 nov 2019 2 minHet aantal unieke vacatures in de zorg steeg in een jaar met twaalf procent. Van 27.152 vacatures in het derde…
Lees verder »
Kleine ego’s, een goed team
7 nov 2019 4 minHebt u vorige week ook de verspreking van Mark Rutte gezien? Nee? Doe dan een replay van het ‘Gesprek met de…
Lees verder »
Mondzorg vreest gevolgen wetsvoorstel ‘Bevorderen contracteren’
7 nov 2019 3 minMinister Hugo de Jonge (VWS) komt dit jaar met het wetsvoorstel ‘Bevorderen contracteren’, om de mogelijkheid te…
Lees verder »
Wethouder Michiel Grauss: ‘Mondzorg moet terug in het basispakket’
7 nov 2019 4 minDe gemeente Rotterdam schenkt 200 duizend euro aan het Fonds Bijzondere Noden om mensen met acute gebitsproblemen…
Lees verder »
Linda Tolsma over het profiel van de praktijkmanager: ‘Het gaat erom welke praktijk je wilt zijn’
5 nov 2019 6 minHoe kun je bepalen welke vorm van praktijkmanagement nodig is in een praktijk? Deze vraag krijgt interim-…
Lees verder »
Linda Tolsma over het profiel van de praktijkmanager: ‘Het gaat erom welke praktijk je wilt zijn’
5 nov 2019 6 minHoe kun je bepalen welke vorm van praktijkmanagement nodig is in een praktijk? Deze vraag krijgt interim-…
Lees verder »
Eugenie van Miltenburg (Bloom Praktijken): ‘Oplossen van werkdruk vergt creativiteit’
5 nov 2019 4 min‘Werkdruk de baas’ is een van de thema’s tijdens de netwerkdag van de Nederlandse Vereniging voor Praktijkmanagers…
Lees verder »
Reactie toevoegen