Hoe privé zijn de schulden van uw werknemer?

maandag 5 december 2022

timer 3 min

(foto: Shutterstock)

Als uw werknemer te maken krijgt met een deurwaarder vanwege onbetaalde rekeningen, dan kan er beslag worden gelegd op (een deel van) het inkomen. Daardoor gaat, voordat het loon uitbetaald wordt, direct een deel naar de schuldeiser. Als werkgever bent u verplicht mee te werken aan zo’n loonbeslag. En bovendien is het noodzakelijk om in dat geval zorgvuldig om te gaan met de privacy van uw medewerker. Heeft u dat goed geregeld?

Wees als werkgever zorgvuldig bij loonbeslag

Het is natuurlijk ontzettend vervelend voor de werknemer wanneer de rekeningen van huur, energie of de belastingdienst niet betaald kunnen worden en de werkgever hiervan op de hoogte wordt gesteld. Daarom is het extra belangrijk dat er door de werkgever zorgvuldig omgegaan wordt met dit nieuws en de administratie in verband met het loonbeslag.

Financiële problemen werknemer

De werkgever wordt door een deurwaarder op de hoogte gesteld en ontvangt een formulier ‘Verklaring derdenbeslag’. De werkgever is verplicht om dit formulier goed in te vullen en terug te sturen. Doet de werkgever dit niet, of te laat, dan loopt hij het risico zelf gedagvaard te worden. Dus ook al vindt de werkgever dat hij niets met de financiële problemen van zijn werknemer te maken heeft. Hij moet zich toch inzetten om dit goed te regelen. Bovendien is het heel belangrijk om op de juiste manier met de persoonsgegevens van deze werknemer om te gaan.

Hoe ga je om met de persoonsgegevens?

Persoonsgegevens moeten altijd zorgvuldig worden verwerkt. Zeker in de gevoelige situatie van een loonbeslag. Let op dat persoonsgegevens alleen zichtbaar zijn voor werknemers die op basis van functie, kennis van de gegevens moeten hebben. Dit vereist toepassing van de juiste technische en organisatorische maatregelen om de gegevens te beveiligen.

Nmbrs Salarizaken beschermt persoonsgegevens werknemer

Binnen het salarisadministratiepakket van Nmbrs Salariszaken kan het beschermen van de persoonsgegevens goed en discreet worden geregeld. Onder andere door verschillende, gepersonaliseerde bevoegdheden aan de gebruikers te geven. Daardoor regel je dus heel discreet wie wat mag zien. Zolang het beslag loopt, worden de persoonsgegevens verwerkt op grond van een wettelijke verplichting en noodzakelijkheid. Het is verstandig om ook daarmee samenhangende documenten, zoals het beslagexploot, te bewaren. Daarmee kan de handelswijze met betrekking tot het loonbeslag worden gelegitimeerd.

Lees meer over de voordelen van Nmbrs Salariszaken

Persoonsgegevens loonbeslag zijn privé

De verwerking van persoonsgegevens moet zijn vastgelegd in een privacyverklaring. Vaak zal de verwerking vallen onder de salarisadministratie. Dit verwerkingsdoel is doorgaans al in de privacyverklaring opgenomen. Neem, indien van toepassing, de verwerking ook op in het verwerkingsregister.

Einde loonbeslag

Als het beslag wordt opgeheven is het bewaren van gerelateerde stukken zoals e-mails of gespreksverslagen niet meer nodig, deze mogen worden vernietigd. Echter de loonadministratie moet je verplicht zeven jaar bewaren.

Heeft u naar aanleiding van deze blog vragen over het onderwerp loonbeslag? We helpen u graag.