Veilig werken: Een bron aan data bij de balie

Een praktijk hoort niet alleen technisch iets te doen tegen diverse vormen van diefstal van patiëntengegevens, maar natuurlijk ook organisatorisch. Bij het naar binnen lopen van de praktijk, oogt het vaak direct zeer schoon en netjes. Toch kom ik te vaak bedrogen uit. Op de balie ligt bijvoorbeeld een geordend stapeltje documenten. Dat mag er dan voor het zicht netjes bij liggen, maar de documenten bevatten inhoudelijk allerlei informatie over patiënten en de praktijk wat op de zwarte markt erg veel geld waard is.

Informatieverwerking

De balie staat centraal in het verwerken van informatie. Denk hierbij aan facturen, verwijsbrieven, wachtwoorden, personeelsgegevens, telefoonnummers, e-mailadressen, enzovoorts. Rond deze periode kom ik zelfs volledig uitgeprinte draaiboeken over de jaarlijkse omzet tegen op de balie. Het is dan ook een mega bron aan data wat dagelijk op een balie voorbij komt. De praktijkhouders zouden ondertussen toch wel eens moeten weten wat de term 'clean desk' echt inhoudt? Dat is niet alleen poetsen en ordenen, maar ook informatie op de juiste manier opbergen. Dat wil zeggen: uit het zicht en buiten bereik.

Vertrouwen

Vele praktijken schuilen zich ook achter hun medewerkers, er zit tenslotte (bijna) altijd iemand achter een balie. Daarmee denkt men te voorkomen dat bezoekers informatie lezen of meenemen. Maar hoe zit dit dan buiten kantooruren? Is de persoon achter de balie ook aanwezig tijdens spoeddiensten? Of tijdens de schoonmaak van de praktijk? Alleen op basis van vertrouwen word je als verantwoordelijke zeker niet vrijgesteld door de Autoriteit Persoonsgegevens.

Een voorbeeld. Bij een bezoek aan een praktijk ergens in Brabant zag ik een volledig opgeruimd bureau achter de balie. Echt keurig. Er zat niemand achter de balie omdat deze balie alleen in de ochtend bemand is. Desondanks lag de printer vol met geprinte documenten met alle gegevens van diverse patiënten. Er was geen toezicht op de balie en vanuit de wachtkamer is de balie makkelijk te bereiken want de printer staat binnen handbereik voor de persoon achter de balie. Dit is dus fout! En dit is slechts één voorbeeld. Ik zie vaker praktijken waarbij de balie alleen een deel van de dag bemand is, maar helaas niet altijd met opgeruimde balies.

Zoals u van mij gewend bent, hier weer een aantal tips.

Tips

Tip 1. Clean Desk

Clean desk betekent dat bedrijfs- of persoonsgegevens keurig opgeborgen behoren te worden in kasten of lades. Zorg er dan ook voor dat de balie voldoende opbergmogelijkheden heeft. De bakjes op de balie met 'nog te doen', 'verwerkt', 'wachten op', enz. kun je dan ook beter in een ladekast organiseren.

Tip 2. Beperk werk- en overdracht informatie

Een werkoverdracht kan gezien worden als een dag-tot-dag-pakket en/of van persoon-tot-persoon. Informatie achter een balie om van dag-tot-dag je werk te kunnen doen, kan je beter niet op etiketjes, notities, printjes ophangen achter de balie. Maak een draaiboekmap voor de dagelijkse gang van zaken en leg deze in de la waar de medewerkers direct bij kunnen. Leer zo informatie te pakken wanneer het nodig is. Je zal er snel achterkomen dat het veel overzichtelijker en sneller werkt dan losse etiketjes op een wand of beeldscherm. Werk je dagelijks in een rooster met anderen achter de balie? Zet dan de 'to do-taken' in een e-mail als werkoverdracht naar je collega. Je kunt hiervoor een template gebruiken en dit template kun je zelfs gebruiken om je eigen taken voor de volgende dag inzichtelijk te maken.

Tip 3. Probleem niet verplaatsen

Let ook op overige werkplekken. Dus niet alleen de balie, maar bijvoorbeeld het kantoor, de kantine en vergeet ook de thuiswerkplek niet! Immers is de informatie van je patiënten of zelfs van je praktijk niet voor je gezin, vrienden of kennissen bestemd! Verplaats de documenten van een balie niet door ze in een kantoor neer te leggen. Uw kantoor wordt toch ook schoongemaakt? 

John van der Zwaan

Praktijkadviseur

johnvdzwaan@gmail.com /  jvdzwaan@qfast.nl

06-10675039

In mijn blogs staat ‘veilig werken’ altijd centraal en ik hoop u in mijn komende blogs met praktische tips uw praktijk nog veiliger te kunnen laten werken. Niet alleen het veiliger inrichten van uw praktijk maar ook uw medewerkers bewuster laten worden van de dagelijkse handelingen in hun taken.