Paulien Schwencke over ‘Teamkracht’ bij de PM Dag: ‘Je beseft in een split second hoe je in een team staat’

Hoe gedraag jij je zodra de druk oploopt in een team? Neem je automatisch de leiding, trek je je terug of probeer je vooral de harmonie te bewaren? Tijdens de Dag van de Praktijkmanager laat teamcoach Paulien Schwencke deelnemers dat letterlijk ervaren in haar workshop ‘Teamkracht’. Via een praktische werkvorm worden groepsdynamiek, onbewuste rollen en de invloed van de onderstroom direct zichtbaar.

Praktijkmanagers in de eerste lijn werken vaak onder druk. Ze staan tussen huisartsen, doktersassistenten en praktijkondersteuners in, navigeren op de grens van zorginhoud en samenwerking en zien hoe werkdruk en personeelstekort de sfeer in een team kunnen ondermijnen. Dat vraagt niet alleen om organisatorische behendigheid, maar ook om inzicht in groepsdynamiek.

Vragen, observeren, reflecteren

Paulien Schwencke heeft een achtergrond als individueel coach en werkt inmiddels tien jaar als teamcoach, de laatste vijf jaar bij VvAA. Haar aanpak is praktisch, direct en gericht op wat een team zelf in de hand heeft. Ze maakt een duidelijk onderscheid tussen de rollen van trainer en coach. 'Een trainer komt meestal maar één keer en richt zich op het aanleren van vaardigheden. Als teamcoach kijk ik naar de dynamiek in het team. Ik stel veel meer vragen, observeer en laat mensen reflecteren. Dat vraagt meer tijd.'

Het verschil tussen training en coaching is volgens Schwencke van belang. Ze ziet regelmatig teams waarbij de helft van de medewerkers een feedbacktraining heeft gevolgd, maar daar in de praktijk niets mee doet. 'Coaching gaat dieper dan het aanleren van vaardigheden. De trainer komt om vaardigheden aan te leren en de coach komt als het niet lukt om die vaardigheden te gebruiken. Want dan zitten er vaak normen en waarden in de weg, overtuigingen of de teamcultuur.'

Doen, voelen, reflecteren

De workshop die Schwencke verzorgt tijdens de Dag van de Praktijkmanager is vooral praktisch. Deelnemers voeren samen een taak uit onder tijdsdruk, mogen van tevoren overleggen, maar moeten daarna zonder praten samenwerken. Meer wil ze niet prijsgeven, behalve dat de werkvorm zichtbaar maakt hoe mensen in een groep opereren.

'Je pakt automatisch de rol die je gewend bent te pakken. Of je pakt hem heel bewust niet, dat is ook interessant. Ik ben zelf iemand die vrij snel is in groepen, maar ik kan me ook weleens voornemen om meer afwachtend te zijn. En dan kijken wat er gebeurt en wat dat met je doet.'

Tijdsdruk speelt daarin een bewuste rol. 'Door te werken onder tijdsdruk worden we vaak slordiger in communiceren. Je denkt: we moeten opschieten. Dus ga je keuzes maken. Die keuzes blijken achteraf niet altijd constructief. Dat kan leiden tot irritaties.'

Vorig jaar deed een groep praktijkmanagers die elkaar vooraf niet kende de werkvorm en pakte die uitstekend op. 'Die waren zo enthousiast. Dan zie je dat de onderstroom in beweging komt. Van: wow, kijk eens wat we kunnen. Wat kunnen we de volgende keer nog beter doen? Dan ontstaat er een enorme energie.'

Verwerf inzicht in boven- en onderstroom

Schwencke werkt vanuit het gedachtegoed dat boven- en onderstroom in een team niet los van elkaar staan. De bovenstroom bestaat uit de ‘harde afspraken’ over onder meer visie, doelen, verdeling van rollen en taken, werk- en procesafspraken en roosters. De onderstroom gaat over de sfeer, de verhoudingen en de mindset van het team.

'Als de afspraken niet lekker lopen, beginnen mensen zich te irriteren. Dat heeft impact op de mindset van een team. Dan kun je subgroepen krijgen, gemopper of afhaken. Andersom werkt het ook. Wie de bovenstroom goed organiseert, legt een basis voor vertrouwen en verbinding.’

Dat betekent ook dat teamleden zelf actief moeten zijn. 'Het vraagt van het individu om uit te spreken wat er in de onderstroom in de weg zit. Als jij een collega hebt waar je je kapot aan irriteert omdat hij elke keer te laat komt, dan is het ook aan jou om dat feitelijk en constructief uit te spreken. Zo werkt het op elkaar in.'

Maak de verhoudingen zichtbaar

In eerstelijnspraktijken ziet Schwencke dat de praktijkmanager de brug is tussen de artsen en assistenten. Soms komt de praktijkmanager in de knel als de verschillende perspectieven botsen. ‘Als de huisartsen zich niet houden aan afspraken in de agenda en de assistenten toch spoedplekken inplannen, dan vraagt dat heel wat tact van de praktijkmanager.'

Een extra complicatie is dat de praktijkmanager vaak uit het team zelf afkomstig is, als voormalig assistent. 'Ze wil aardig gevonden worden en begrijpt iedereen zo goed. Maar hoe pakt iemand dan zijn rol en hoe krijgt iemand die rol van het team? Dat kan heel ingewikkeld worden.'

De rollen zijn daarbij niet altijd formeel vastgelegd. 'Dan zie je bijvoorbeeld een assistent die voor iedereen het woord doet. Anderen die wegduiken of worden gezien als degenen die de kantjes ervan aflopen.' Alle rollen samen bepalen, bewust of onbewust, mede hoe een team functioneert. De werkvorm in de workshop maakt die verhoudingen zichtbaar. 'Je beseft in een split second hoe je in zo'n team staat. En dat gebeurt continu, op een dag vol workshops en sessies, maar ook in je eigen praktijk.'

Begin bij wat wél werkt

Als Schwencke bij een team komt, begint ze niet met de problemen. Ze stelt eerst de vraag: wat werkt er wel? 'Dat is vaak de eerste vraag die ik stel. Wat werkt? Wat wil je absoluut behouden? Waar ben je trots op? Teams die vastlopen zijn soms vergeten dat ze ook successen hebben geboekt. Meestal praat het toch prettiger als je eerst hebt vastgesteld: dit hebben we samen neergezet. Ik kom ook bij teams waar het gewoon goed gaat. Dan kijk je: wat loopt er goed en wat wil je de komende jaren nog veranderen?'

Bewust worden van je invloed

Een van de centrale inzichten die Schwencke wil meegeven, is het besef van de eigen cirkel van invloed. 'Als je alleen met elkaar klaagt over wet- of regelgeving of het gedrag van anderen, dan wordt het niet beter. Juist als iedereen binnen het team zich steeds meer bewust is van zijn eigen invloed, kan er echt wat veranderen. Dan kunnen ze ondanks problemen als werkdruk en verzuim soms toch een knettergoed team vormen.'

Dat vraagt wel om eerlijkheid over wat wél en niet maakbaar is. Paulien Schwencke: ‘De eerste stap is altijd stilstaan bij wat er in je team gebeurt, welke rol jij daarin speelt, en wat je vandaag anders kunt doen. Door goede voorbereiding en doorvragen kom je dan een heel eind. De omstandigheden kun je niet altijd veranderen, maar wel hoe je daarin samenwerkt.

Dag van de Praktijkmanager: werkgeluk, teamgeluk én persoonlijk geluk

De negentiende editie van de Dag van de Praktijkmanager staat in het teken van geluk: werkgeluk, teamgeluk en persoonlijk geluk. Je kunt een inspirerende dag verwachten met vertrouwde gezichten én nieuwe, verfrissende sprekers. Een dag om op te laden, te reflecteren, te lachen en met direct toepasbare inzichten naar huis te gaan. De Dag van de Praktijkmanager vindt dit jaar plaats op 21 mei in Fort Voordorp (bij Utrecht).

Paulien Schwencke verzorgt de workshop Teamkracht in de praktijk. Met een verrassende spelvorm ontdek je hoe groepsdynamiek werkt, welke (onbewuste) rollen je inneemt én hoe dat invloed heeft op samenwerking. Geen theorie, maar doen, voelen en reflecteren. Deze workshop zet je aan het denken en geeft je taal en inzicht om in jouw team meer bewust te sturen op vertrouwen, verbinding en samenwerking.

Alle informatie en inschrijven: Dag van de Praktijkmanager.