8 stappen bij een niet-functionerende medewerker

In het Burgelijk Wetboek is disfunctioneren als volgt omschreven:

“De ongeschiktheid van de werknemer tot het verrichten van de bedongen arbeid, anders dan ten gevolge van ziekte of gebreken van de werknemer, mits de werkgever de werknemer hiervan tijdig in kennis heeft gesteld en hem in voldoende mate in de gelegenheid heeft gesteld zijn functioneren te verbeteren en de ongeschiktheid niet het gevolg is van onvoldoende zorg van de werkgever voor scholing van de werknemer of voor de arbeidsomstandigheden van de werknemer.”

Hoe werkt dit in de praktijk? Welke stappen dient u als werkgever nu concreet te nemen op het moment dat u vaststelt dat een van uw werknemers niet naar tevredenheid functioneert?

Stap 1: Functieomschrijving

Allereerst moet het uw werknemer duidelijk zijn welke eisen er aan hem of haar gesteld worden. Zorg voor een duidelijke functie- of taakomschrijving bij indiensttreding en eventuele tussentijdse functiewisselingen. Als de functie-eisen nog niet op papier staan, leg dit dan alsnog vast. Vergeet ook eventuele algemene bedrijfsregels niet, bijvoorbeeld over veiligheid op de werkplek, de omgang van werknemers onderling, internetgebruik, overdracht van diensten etc. Het is verstandig die bedrijfsregels regelmatig onder de aandacht te brengen, bijvoorbeeld in een werkoverleg, nieuwsbrief of emailbericht.

Stap 2: Communicatie

Praat met uw werknemer. U bent niet tevreden, maar uw werknemer is zich wellicht van geen kwaad bewust of misschien spelen er thuis wel zaken die het functioneren belemmeren. Ook om die reden is het belangrijk dat u met uw werknemers regelmatig functionerings- en beoordelingsgesprekken voert. Zorg dat u eventuele klachten van patiënten en/of andere relaties alsmede opmerkingen van leidinggevenden en collega’s met de betreffende werknemer bespreekt. Vraag om een reactie aan uw werknemer en bewaar zowel de klacht of opmerking als de reactie in het personeelsdossier. Daarnaast kunt u uiteraard ook zelf voorbeelden van uw ontevredenheid noemen en uw werknemer vragen om een reactie daarop.

Stap 3: Verbetertraject

Nu u weet wat er bij uw werknemer speelt, kunt u de afweging maken of u een verbetertraject dient op te starten om uw werknemer in de gelegenheid te stellen het functioneren te verbeteren. Een verbetertraject is altijd maatwerk maar ik geef u graag enkele algemene tips:

• Bevestig schriftelijk welke bezwaren er ten aanzien van het functioneren bestaan en welke punten verbetering behoeven;
• Zorg ervoor dat het verbeterplan ‘SMART’ is. Dat betekent: specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdsgebonden. Kijk daarbij kritisch naar de functie-eisen in combinatie met de ervaring van de betreffende werknemer;
• De duur van het verbetertraject is afhankelijk van de functie, de verbeterpunten en de lengte van het dienstverband maar in zijn algemeenheid is een termijn van zes maanden redelijk;
• Vermeld welke consequenties er zullen zijn als het functioneren na die periode niet is verbeterd;
• Laat uw werknemer de afspraken ondertekenen.

Stap 4: Evaluatie

Evalueer het functioneren regelmatig, bij voorkeur elke twee weken, en maak ook daarvan gespreksverslagen die u door de werknemer laat ondertekenen. In die evaluatieverslagen dient u duidelijk aan te geven op welke punten het functioneren van de werknemer reeds is verbeterd dan wel op welke punten nog verbetering gewenst is.

Stap 5: Scholing

 Indien nodig of gewenst dient u ook scholing, een cursus of begeleiding door een externe coach aan te bieden. Vergeet niet om uw werknemer zélf te vragen wat hij of zij nodig heeft om tot de gewenste verbetering te komen. Uw werknemer kent immers zelf zijn of haar eigen krachten en beperkingen het beste.

Stap 6: Conclusie

Sluit het verbetertraject af met een duidelijke conclusie. Die conclusie kan zijn dat het functioneren is verbeterd, maar ook dat er nog kleine verbeteringen moeten worden bewerkstelligd dan wel dat het functioneren nog steeds te wensen over laat.

Stap 7: Andere functie

Is het functioneren ook na het gevolgde verbetertraject niet voldoende? Dan is het tijd om te bezien of herplaatsing in een andere passende functie nog een optie is. Wellicht is er een passende functie beschikbaar op een andere vestiging? Wellicht kan er middels scholing een andere functie worden bekleed? Is dat niet haalbaar, dan resteert de mededeling dat afscheid zal worden genomen van deze werknemer. Ik raad u aan daarvoor altijd eerst met een arbeidsrechtspecialist te overleggen.

Stap 8: Ontslag

Een beëindiging van de arbeidsrelatie kan op ‘hartelijke’ wijze worden bewerkstelligd via een  beëindigingsovereenkomst. Ik raad u aan voor het opstellen van die overeenkomst een arbeidsrechtspecialist in te schakelen. De overeenkomst moet namelijk aan een aantal vereisten voldoen, wil die rechtsgeldig zijn. Ook voor het eventuele WW-recht van de werknemer is van groot belang dat de overeenkomst aan de door het UWV gestelde vereisten voldoet. Daarnaast zal onderhandeld moeten worden over de voorwaarden waaronder het dienstverband eindigt.

Denkt u onder andere aan een beëindigingsvergoeding (transitievergoeding), opzegtermijn, het wel of niet verrichten van de werkzaamheden tot de einddatum, de eindafrekening en eventuele post-contractuele bedingen. Komen werkgever en werknemer er samen niet uit, dan zal de rechter moeten worden verzocht de ontbinding van de arbeidsrelatie uit te spreken. Die zal aan de hand van het eerder geciteerde wetsartikel en de jurisprudentie uiterst kritisch toetsen of u het disfunctioneren kunt aantonen en de juiste stappen hebt genomen om de werknemer te stimuleren het functioneren te verbeteren.

Een goede dossieropbouw is van groot belang en de lat ligt voor de werkgever hoog. Volgt u het bovenstaande stappenplan nauwgezet, dan zal uw kans op een succesvolle ontbindingsprocedure aanzienlijk zijn toegenomen!

Door Miriam Ruijters, jurist VvAA