Een lege inbox: wens of utopie?

maandag 5 mei 2014
timer 4 min
Dat de e-mail zo’n grote rol is gaan spelen in ons leven, was niet te voorzien. Ieder jaar neemt het e-mailgebruik nog toe.

Uit onderzoek is gebleken dat de ademfrequentie bij veel mensen omhoog gaat wanneer zij de overvolle box van ingekomen e-mail gaan behandelen. Het lichaam krijgt bij een verhoogde ademfrequentie het signaal alsof er tegen een heuvel wordt opgefietst terwijl je toch echt rustig achter je computer zit. Gebeurt dit vaker gedurende de dag, week of zelfs hele jaar door dan is het niet vreemd als je einde van de dag moe bent of dat je tijdens een vakantie niet het gevoel hebt tot rust te komen.
 

Hoe gebruik jij je inbox? Is het een hele lange to-do lijst waar je in moet scrollen om de juiste e-mail te vinden waar je aan wil gaan werken? Of is het een archief systeem waar je voor de zekerheid alle berichten in bewaard? Helaas…. de e-mailbox is niet gemaakt om als takenlijst of archief te fungeren. Door op deze manier te werken verspil je enorm veel tijd!
Tijd die je veel beter kunt gebruiken door direct beslissingen te nemen over binnenkomende mails. Binnengekomen e-mails horen namelijk niet in je inbox te blijven staan. Je laat je gelezen en ongelezen post toch ook niet in de brievenbus zitten? 
Om minder tijd kwijt te zijn aan je e-mail is het nodig om effectief om te gaan met de binnenkomende e-mail.


Stap 1 is: OPRUIMEN!

Hieronder een paar praktische tips; wat te doen met:


To do:

Is het mogelijk om binnen 2 minuten deze e-mail af te handelen - direct doen
Heb je er meer tijd voor nodig - Verplaats e-mail (met een sneltoets) naar de map To Do of naar je digitale takenlijst.


Bewaren:

E-mail direct (d.m.v. een sneltoets) archiveren


Vergaderverzoek:

Direct afhandelen (kan binnen 2 minuten)


Ingewikkelde kwestie:

Even bellen i.p.v. weer een e-mail naar betrokkene sturen 
Updates van nieuwsgroepen:
Veelal verouderd dus direct verwijderen en alleen laatste update bekijken

Spam:

Direct verwijderen


Verwijderde items:
 

Instellen dat deze direct worden verwijderd en niet worden verplaatst naar een map met verwijderde items. Die moet je tenslotte dan nog een keer gaan legen.


Bijlages:

Direct opslaan. In een volle e-mailbox heb je vaak verouderde versies van een document staan. Hierdoor kunnen fouten ontstaan. Gebruik voor het delen van documenten een gedeelde netwerkschijf of bijv. dropbox.


CC

Ontvangen cc e-mails kun je door middel van het instellen van een ‘Regel’ in een aparte inbox laten binnenkomen. Een CC is tenslotte ter info en daarop wordt geen reactie verwacht.
Verstuur zelf zo min mogelijk cc e-mails. Maak hierover afspraken met elkaar.


Reply to all knop

Gebruik deze knop alleen als werkelijk iedereen op de hoogte moet zijn van jouw antwoord. In veel grote organisaties is deze knop inmiddels verwijderd om de vele ……. e-mails tegen te gaan.


Hoe hou je grip op je mailbox:

1. Open je e-mailbox op vaste momenten 2 tot 3 maal per dag. In de tussentijd sluit je de mailbox af zodat je je nieuwsgierigheid de baas kan blijven en je niet af laat leiden door inkomende berichten


2. Zet pop-up berichten van nieuwe e-mail rechts onderin je scherm uit


3. Neem direct een beslissing over een binnenkomende mail zodat deze uit de inbox verdwijnt. Direct beantwoorden, verwijderen, archiveren of taak van maken. De meeste mails blijven in mailbox staan omdat er geen keuze wordt gemaakt, treuzelen, nog even over nadenken en ondertussen gebeurt er niets!


4. Pak vaker de telefoon, loop bij iemand langs en verstuur minder mail.


5. Zeg nieuwsbrieven op, zo ontvang je minder mail


6. Plan minimaal 1 uur per dag een afspraak met jezelf in je agenda om je email en taken te behandelen.

Petra Bosch / Cleandesk.nu

Reactie toevoegen

Beperkte HTML

  • Toegelaten HTML-tags: <a href hreflang> <em> <strong> <cite> <blockquote cite> <code> <ul type> <ol start type> <li> <dl> <dt> <dd> <h2 id> <h3 id> <h4 id> <h5 id> <h6 id>
  • Regels en alinea's worden automatisch gesplitst.
  • Web- en e-mailadressen worden automatisch naar links omgezet.
  • Lazy-loading is enabled for both <img> and <iframe> tags. If you want certain elements skip lazy-loading, add no-b-lazy class name.
Een lege inbox: wens of utopie?

Meer artikelen met dit thema

Nederlandse patiënten willen zorg online regelen
flash_onNieuws

Nederlandse patiënten willen zorg online regelen

8 okt 2015 timer4 min
Patiënten willen handige online toepassingen om hun zorg te regelen. Zij zien voordelen in het opzoeken van…
Lees verder »
App tegen gaatjes bij kinderen wint Hokwerda Award
flash_onNieuws

App tegen gaatjes bij kinderen wint Hokwerda Award

6 okt 2015 timer2 min
Een app die gaatjes bij kinderen helpt voorkomen: met dat idee heeft Nynke Tjeerdsma de Hokwerda Award 2015…
Lees verder »
In de wolken met de cloud?
flash_onNieuws

In de wolken met de cloud?

23 sep 2015 timer6 min
Dropbox, gmail: iedereen doet wel eens wat in de cloud. Ook zakelijk wordt cloud computing steeds normaler, maar…
Lees verder »
Kent u de 5 lagen van ICT?
flash_onNieuws

Kent u de 5 lagen van ICT?

17 sep 2015 timer6 min
De juiste inzet van ICT heeft grote meerwaarde voor een mondzorgpraktijk. Het kan het verschil maken tussen een…
Lees verder »

Promedico ICT treedt toe in markt farmaceutische patiëntenzorg

14 sep 2015 timer2 min
Promedico ICT is begonnen met de ontwikkeling van een farmaceutisch zorginformatiesysteem en is daarmee een nieuwe…
Lees verder »
“Patiëntendossier moet onderdeel zijn van je praktijkvoering”
flash_onNieuws

“Patiëntendossier moet onderdeel zijn van je praktijkvoering”

11 sep 2015 timer3 min
Over de noodzaak van een goed patiëntendossier, bestaat inmiddels geen twijfel meer. Maar het is niet voor…
Lees verder »

De inhaalslag in tandheelkundige software

9 sep 2015 timer2 min
In de mondzorgverlening van vandaag de dag is moderne, flexibele software een voorwaarde om snel op veranderende…
Lees verder »
'Patiënt toestemming vragen voor inzage medisch dossier'
flash_onNieuws

'Patiënt toestemming vragen voor inzage medisch dossier'

8 sep 2015 timer2 min
Verzekeraars die in het kader van controles inzage willen in de medische dossiers van patiënten zouden hiervoor…
Lees verder »