10 Tips voor slim inkopen

Inkopen is een echt vak. Er zijn opleidingen voor en grotere organisaties hebben niet alleen inkopers in dienst, maar zelfs meerdere soorten inkopers. En daar sta je dan, als praktijkhouder of praktijkmanager van wie verwacht wordt dat je naast alle andere taken toch ook wel eens eventjes de allerbeste inkoopvoorwaarden gaat regelen. Vooral véél korting natuurlijk!  

Maar let wel: als je tot doel hebt om korting te regelen, maak je jezelf afhankelijk van de leverancier. Feitelijk vraag je of je alsjeblieft betere voorwaarden mag. Een goede accountmanager heeft dan meteen argumenten beschikbaar waarom de huidige voorwaarden écht niet veel beter kunnen.

Spoedcursus professioneel inkopen

Inkopen bestaat dus niet uit het jaarlijkse gesprek met die alleraardigste accountmanager die altijd klaarstaat voor de praktijk. Nee, inkopen is het rationeel selecteren van het beste aanbod. Dit hoeft niet per definitie bij de huidige leverancier te zijn. Het inkoopproces bestaat daarbij uit een aantal vaste stappen. Niet iedere stap is heilig, maar met een paar basistechnieken zul je merken dat je als praktijkmanager de regie kunt nemen over de inkoop. Dit artikel gaat vooral over de eerste drie stappen, de tactische inkoop.

Specificeren

Een specificatie is een omschrijving van de eigenschappen waar het in te kopen product of dienst aan moet voldoen. In het dagelijkse werk gebruiken we daarvoor de term pakket van eisen (PvE). Dat is in feite niet meer dan een genummerde lijst met wensen en eisen die de praktijk stelt aan het product of de dienst. Dit is overigens niet alleen gebaseerd op prijs, maar ook op service en kwaliteit.

Selecteren

Nu begint het echte werk. Er moet een leverancier geselecteerd worden. Door wat onderzoek te plegen (online of bij collega-praktijkmanagers) kan je drie tot vijf partijen selecteren en uitnodigen een offerte uit te brengen op basis van het PvE.

TIP: Nodig de huidige leverancier ook altijd uit om deel te nemen aan het inkooptraject. Het kan best voorkomen dat zij uiteindelijk het beste aanbod presenteren, waardoor de praktijk zonder veel onrust toch veel betere voorwaarden krijgt.

Wat belangrijk is bij het opvragen van de offertes is dat je eist dat alles een ‘open begroting’ moet zijn. Oftewel: geen all-in prijzen, maar alle onderdelen die de prijs bepalen, dienen apart benoemd te worden.  Neem de inkoop van een nieuwe airconditioning voor de praktijk. De volgende onderdelen bepalen onder meer de totale prijs voor de installatie van een nieuw klimaatbeheersingssysteemen de kosten die er jarenlang mee verbonden zijn. 

Al deze kostensoorten zouden dus apart in de offerte benoemd moeten zijn:

1. Levering apparatuur
2. Levering installatiemateriaal
3. Kosten hulpmiddelen (steigers e.d.)
4. Installatie, oplevering en inwerkingstelling
5. Manuren (alle soorten gespecificeerd)
6. Onderhoudskosten
7. Voorrijdkosten

TIP: Eis altijd een ‘firm fixed’ prijs in de offerte. Dat betekent dat het bedrag dat wordt aangeboden in de offerte ook het bedrag is dat uiteindelijk wordt betaald. Dus geen meerwerk, onvoorzien en andere onzekere factoren.
Een vergelijkingsmatrix is een hulpmiddel om appels met appels te vergelijken. De matrix is een kopie van het pakket van eisen, maar dan met drie kolommen waarin de antwoorden van de leveranciers worden overgenomen vanuit hun ingevulde PvE en offerte.  Op deze manier dwing je jezelf om écht goed zuiver alles met elkaar te vergelijken. 

Contracteren

Ja, nu mag het! Korting vragen. Of eigenlijk: onderhandelen met de leverancier die het beste aanbod heeft ingediend. Vanzelfsprekend zal het aanbod dat is uitgebracht al behoorlijk goed zijn, dus zie deze stap meer als “de puntjes op de i” zetten. Ook wordt in deze fase het contract opgesteld en getekend. Let wel: Als praktijk kan je ook eigen inkoopvoorwaarden gebruiken om niet van iedere leverancier automatisch de verkoopvoorwaarden te accepteren. Een sjabloon hiervan vind je hier. 

Extern advies inhuren

In bepaalde gevallen kan het slim zijn om een externe inkoper in te schakelen. Bijvoorbeeld als de juiste competenties ontbreken of als er simpelweg geen tijd is. Vaak is dit het geval bij nieuwbouw of verbouwingen. De gewone praktijk met al het werk loopt door, maar er moet ook voor tienduizenden euro’s worden ingekocht. Het loont dan al snel om de inkoop te laten verzorgen door een externe inkoper. Niet alleen door te besparen op de inkoopkosten, maar ook door het uitsluiten van risico’s.

Dat is nog sterker het geval als de inkoop gedaan wordt door een tandarts. Het uurtarief van een inkoper is veelal lager dan de omzet van een tandarts, die gewoon aan de stoel doet waar hij goed in is.  Een ander voordeel van een externe inkoper is dat hij leveranciers onder druk kan zetten zonder hiermee de relatie met de praktijk in gevaar te brengen. De externe inkoper vertrekt aan het einde van het inkooptraject. De praktijk heeft dan de gewenste voorwaarden maar degenen die operationeel te maken hebben met de leverancier hebben nooit aan de onderhandelingstafel hoeven zitten.

Alle tips op een rijtje

Het is slim om je als praktijkmanager sterk en onafhankelijk op te stellen als inkoper. Door zelf de regie te nemen en op basis van een pakket van eisen meerdere leveranciers te benaderen, zal de praktijk vrijwel altijd een beter inkoopresultaat behalen dan bij een jaarlijkse onderhandeling met de eigen leverancier.  De tips nog even op een rijtje:

1. Vraag nooit alleen maar om korting.
2. Maak eerst een lijst met wensen en eisen, een zogenaamd pakket van eisen (PvE).
3. Nodig meerdere partijen uit om een aanbod te doen op basis van het PvE.
4. Vraag ook de huidige leverancier om in te schrijven op het PvE.
5. Eis een ‘open begroting‘, oftewel geen totaalprijs maar alle onderdelen (arbeid, materiaal) los benoemd.
6. Vraag een ‘firm fixed’-prijs oftewel een vaste prijs zonder verrassingen.
7. Gebruik een vergelijkingsmatrix met alle eisen uit het PvE om de binnengekomen offertes met elkaar te vergelijken.
8. Plan met de leverancier van het beste aanbod een eindonderhandeling in op de praktijk. Hier kun je dan nog proberen wat extra zaken uit te onderhandelen.
9. Overweeg het gebruik van inkoopvoorwaarden.
10. Een externe inkoper kan voordelen bieden door tijdsbesparing, maar juist ook doordat hij weer vertrekt.

Michael Joosen is directeur van Voorpraktijken