Vier tips voor een zorgeloze hr- en salarisadministratie

Een correct salaris op het juiste moment. Voor werknemers is dat vanzelfsprekend. Maar in de praktijk zien we dat veel zorgorganisaties tegen dezelfde onzekerheden aanlopen. Gewijzigde wet- en regelgeving of onduidelijke processen kunnen bijvoorbeeld tot problemen leiden. Met deze vier tips houd je jouw hr- en salarisadministratie juist en tijdig.

1. Zorg dat je administratie altijd aansluit op de laatste wet- en regelgeving

De regels rondom salarisadministratie veranderen voortdurend. Denk aan aanpassingen in belastingtarieven, sociale premies, cao-afspraken of nieuwe pensioenwetgeving. Wie hier niet tijdig op anticipeert, loopt het risico op fouten, boetes en ontevreden medewerkers.

Uitbesteden aan een partij die op het gebied van salaris en hr volledig gespecialiseerd is in de zorgsector helpt om deze risico’s te voorkomen. Hun kennis is altijd up-to-date (NIRPA-gecertificeerd) en zij zorgen ervoor dat de hr- en salarisadministratie altijd volgens de juiste wet- en regelgeving is ingericht. Daarmee blijft het hele proces correct verlopen.

2. Houd je hr- en salarisadministratie altijd up-to-date

Een actuele hr- en salarisadministratie staat of valt met het tijdig en volledig vastleggen van mutaties. Wanneer wijzigingen in bijvoorbeeld verlof, declaraties of contracturen pas laat of onvolledig worden doorgegeven, ontstaan er fouten of vertragingen in de verwerking.

Door medewerkers zelf verantwoordelijk te maken voor het invoeren van wijzigingen via gestandaardiseerde workflows blijft de administratie up-to-date. Het gaat hier bijvoorbeeld om declaraties, het wijzigen in NAW-gegevens, bankrekeningnummer en loonheffingsformulier. Medewerkers kunnen wijzigingen eenvoudig en direct indienen via een online omgeving of, nog makkelijker, via een app. Hierdoor verloopt de informatievoorziening sneller en voorkom je correcties achteraf.

3. Maak het proces minder afhankelijk van één persoon

In veel zorgorganisaties hangt de salarisadministratie sterk af van één specialist. Als deze persoon plotseling ziek wordt of uitvalt, ontstaan er al snel problemen. Neem bijvoorbeeld salarisbetalingen die vertraging oplopen of fouten in de verwerking van toeslagen of mutaties. Medewerkers merken het meteen wanneer de salarisstrook niet klopt of als het salaris te laat wordt uitbetaald. 

Bij een uitbestede salaris- en hr-administratie blijft de continuïteit beter geborgd. Specialisten waarvan de kennis altijd up-to-date is (NIRPA-gecertificeerd), nemen het proces over en zorgen ervoor dat salarisverwerking ook bij interne wijzigingen of uitval gewoon doorgaat. Hiermee voorkom je dat belangrijke kennis of verantwoordelijkheden op één plek blijven liggen.

4. Werk met gestandaardiseerde en geautomatiseerde processen

In veel organisaties ontstaan fouten in de salarisverwerking doordat de processen niet goed zijn ingericht. Zoals onduidelijke afspraken over wie welke mutaties aanlevert, verschillende werkwijzen per afdeling of ontbrekende controles. Dit maakt het proces kwetsbaar en vergroot de kans op fouten of vertragingen.

Met geautomatiseerde workflows die speciaal zijn ingericht voor de zorg, werkt iedereen op dezelfde manier. Of het nu gaat om variabele diensten, flexibele inzet of onregelmatigheidstoeslagen: alles verloopt binnen een gestructureerd proces, waardoor de salarisverwerking soepel verloopt en je onnodig herstelwerk voorkomt.

Zo houd je grip op je hr- en salarisadministratie

Een juiste en tijdige hr- en salarisadministratie vraagt om actuele verwerking van wet- en regelgeving, up-to-date mutaties en goed ingerichte processen. Zeker in de zorg, waar cao’s regelmatig wijzigen en de administratie complex is. Door te zorgen voor continuïteit in het proces en door de afhankelijkheid van één persoon te voorkomen, blijft de administratie betrouwbaar.

Wil je zeker weten dat jouw hr- en salarisprocessen correct én op tijd zijn?

Onze specialisten kunnen helpen met advies en ondersteuning op het gebied van werkgeverszaken.  Lees meer over salaris- en personeelsadministratie in de zorg