In deze tijd ontkom je bijna niet aan veel mensen die een afspraak verzetten op korte en iets langere termijn. Goed beschouwd is ook een afspraak die men 24 uur van tevoren afzegt een probleem. De receptie moet alle zeilen bijzetten om de agenda weer vol te krijgen. In de praktijk meten weinig medici hoeveel afspraken gewijzigd worden op korte termijn. Daardoor onderschat men het probleem enorm.
Gaten in de agenda vullen in coronatijd
woensdag 2 december 2020
2 min
Tip 1: Benoem de openplekken in de ochtend bij de dagstart
Als je in de morgen al weet dat je een gat hebt in de agenda, lukt het heel vaak om de patiënten van diezelfde ochtend al deze onverwachte plek aan te bieden. In een groter team kan je ook elkaar helpen. Maak gaten in de agenda van vandaag en morgen een vast onderdeel van de ochtendroutine.
Tip 2: Houd een snel bellen lijst bij
Een snel bellen lijst geeft de receptie ruimte om mensen gelegitimeerd te bellen. De patiënt weet dat hij of zij gebeld kan worden. De receptie zorgt dat de lijst voldoende groot is, maar dat kan alleen met hulp van de behandelaars.
Tip 3: Patiënten actief maken
Veel praktijken blijken maar een matig functionerend systeem te hebben om patiënten automatisch op te roepen. De praktijk gaat ervan uit dat je meteen een nieuwe afspraak maakt. Het systeem roept mensen die dit niet doen na 6 maanden automatisch op. Vaak blijkt dat de instellingen hiervoor niet goed te staan. Daardoor komen er relatief veel mensen boven water met een spoedklacht of na een opschoonactie van de praktijk. Ga eens actief na hoe de reminder functie werkt en wat de instellingen zijn.
Tip 4: Roep patiënten die lang niet geweest zijn, omgekeerd op
Dit klinkt misschien gek, als je na twee jaar iemand probeert op te roepen is de kans op succes veel kleiner dan iemand die vorige maand had moeten komen. Start daarom bij de mensen die het meest recent geweest zijn.
Als je in de morgen al weet dat je een gat hebt in de agenda, lukt het heel vaak om de patiënten van diezelfde ochtend al deze onverwachte plek aan te bieden. In een groter team kan je ook elkaar helpen. Maak gaten in de agenda van vandaag en morgen een vast onderdeel van de ochtendroutine.
Tip 2: Houd een snel bellen lijst bij
Een snel bellen lijst geeft de receptie ruimte om mensen gelegitimeerd te bellen. De patiënt weet dat hij of zij gebeld kan worden. De receptie zorgt dat de lijst voldoende groot is, maar dat kan alleen met hulp van de behandelaars.
Tip 3: Patiënten actief maken
Veel praktijken blijken maar een matig functionerend systeem te hebben om patiënten automatisch op te roepen. De praktijk gaat ervan uit dat je meteen een nieuwe afspraak maakt. Het systeem roept mensen die dit niet doen na 6 maanden automatisch op. Vaak blijkt dat de instellingen hiervoor niet goed te staan. Daardoor komen er relatief veel mensen boven water met een spoedklacht of na een opschoonactie van de praktijk. Ga eens actief na hoe de reminder functie werkt en wat de instellingen zijn.
Tip 4: Roep patiënten die lang niet geweest zijn, omgekeerd op
Dit klinkt misschien gek, als je na twee jaar iemand probeert op te roepen is de kans op succes veel kleiner dan iemand die vorige maand had moeten komen. Start daarom bij de mensen die het meest recent geweest zijn.
Op de website van Dentiva vind je nog meer tips en verwijzingen.
Alexander Tolmeijer is praktijkhouder en directeur van adviesbureau Dentiva.

Bij het thema van dit artikel betrokken organisaties
Meer artikelen met dit thema
VGN: ‘De houding van huisartsen moet veranderen’
8 okt 2019 6 minDe Vereniging Gehandicaptenzorg Nederland (VGN) berichtte begin oktober dat 5000 mensen met een beperking zonder…
Lees verder »
OncoFit PLUS: beweegprogramma helpt patiënten zelfvertrouwen te hervinden
4 okt 2019 4 minOncoFit PLUS is een beweegprogramma waarbij voormalig kankerpatiënten tien weken lang twee keer per week 50…
Lees verder »
Minister is ‘blij’ dat verzekeraars ouders mogen wijzen op tandartsvergoeding
2 okt 2019 2 minMinister Bruins van Medisch Zorg is verheugd dat de Autoriteit Persoonsgegevens er geen bezwaar in ziet dat…
Lees verder »
Hoe houd ik grip op mijn verzuim?
1 okt 2019 4 minEen zieke werknemer brengt voor een werkgever hoge kosten met zich mee. De loonkosten van de werknemer lopen niet…
Lees verder »
Grote tekorten verpleegkundigen en verzorgenden verwacht in 2022
1 okt 2019 3 minIn de regio’s Utrecht, Amersfoort en Gooi- en Vechtstreek bestaat op dit moment een groot tekort aan zorgpersoneel…
Lees verder »
Hoe ziet de tandartspraktijk er in de toekomst uit?
30 sep 2019 4 minAls tandarts beoefent u uw vak én bent u ondernemer. Dat laatste vraagt van u een zakelijke visie op kansen en…
Lees verder »
Zorgverleners ervaren grotere werkdruk - maar zijn toch tevreden
30 sep 2019 2 minZowel werknemers als werkgevers in de zorg- en welzijnssector geven aan dat de werkdruk is toegenomen. Toch is…
Lees verder »
Nieuw recht voor de maatschap - zou het er van komen?
26 sep 2019 3 minDe maatschap wordt veel gebruikt voor samenwerkingsverbanden in de medische sector. De maatschap is een zogenaamde…
Lees verder »
Reactie toevoegen