Pak de 4 concentratielekken aan en krijg meer gedaan

Het boek beschrijft vier concentratielekken. 

Lek 1: Te weinig prikkels

Wanneer we niet te veel en niet te weinig prikkels krijgen zijn we scherp en alert, in een productieve flow. Multitasken, zoals nutteloze tekeningetjes maken of lopen tijdens een gesprek, kan helpen om de aandacht beter vast te houden. Als de taak die je erbij doet denkwerk vraagt, zoals tijdens een telefoongesprek een email sturen, dan noemen we dat switchtasken. Daarbij is bewezen dat er meer kans is op fouten en doen we 4 tot 10 keer langer over de taken.

Lek 2: Te veel interne prikkels

Ook met interne afleiders neemt onze denkkracht af, zoals tijdens de administratie even denken aan de boodschappen. Herkenbaar is, als je even niet uit een kaak kan komen, dat je wisselt naar iets eenvoudigers, bijvoorbeeld eerst de mails weg werken. Het kan helpen als je je hier van bewust bent en op die momenten denkt: switchen mag over 5 minuten. Grote kans dat je binnen die 5 minuten wel in de flow komt en de taak af kan maken.

Nog beter werkt het als je taakwisselingen kan minimaliseren. Het indelen van de taken in blokken geeft ritme en overzicht en meer rust. Tips:

1. Plan na elk gesprek tijd om de acties af te ronden.

2. Begin niet aan iets dat je niet af kan maken.

3. Besluit wat je niet zal doen, maak een not-to-do-lijst: even parkeren, eerst afronden waar je mee bezig bent.

Door taken en ideeën uit ons hoofd te halen wordt ons brein minder belast en zal deze onze gedachten ook minder vaak onderbreken. Een leeg hoofd geeft minder ballast en minder stress. Tips:

1. Gebruik een timer, zodat je zelf niet op de tijd hoeft te letten.

2. Gebruik checklists zodat je maar één keer hoeft te bedenken wat je niet mag vergeten.

3. We kunnen maar een beperkt aantal beslissingen per dag nemen, dus maak zo veel mogelijk gebruik van routines voor dagelijkse dingen in de praktijk en privé.

Lek 3: Te weinig brandstof

Als we doorwerken wanneer onze hersenen eigenlijk een pauze nodig hebben ontstaan er diepe dalen in onze productiviteit. Pauzeren is geen tijdverspilling, maar nodig om op te laden. We werken het meest effectief als we na 25 minuten 5 minuten pauze nemen. Pauze is je hersenen rust geven, dus niet vullen met prikkels van je smartphone of beeldscherm. Vermoeidheid treedt niet op van de inspanning, maar van gebrek aan ontspanning. De beste pauze is relaxed bewegen. Zo krijg je met minder werken meer gedaan.

Lek 4: Te veel externe prikkels

In de praktijk kiest de omgeving voor ons waar we onze aandacht op richten. Een telefoontje of een patiënt bij de balie, een vraag van een collega of melding in je smartphone. Het is niet normaal om altijd voor alle kanalen bereikbaar te moeten zijn. Alsof een chirurg tijdens de operatie ook de voordeur van het ziekenhuis in de gaten moet houden voor spoedgevallen. Het probleem is in veel gevallen dat urgente berichten op dezelfde kanalen binnen komen als de niet-urgente. Wanneer je afspreekt dat dingen die direct aandacht vragen telefonisch gaan, kan je met een gerust hart de whatsapp, email en andere kanalen minder frequent checken op vaste momenten. En alle onnodige bliebjes uitzetten.

Begin bij jezelf

Met alles wat er elke dag in de praktijk op je af komt, kan het lastig zijn om niet te vaak te wisselen tussen taken. Waardoor je werkvermogen verminderd. Hoeveel last je hebt van de onrust in je omgeving wordt voor een groot deel bepaald door hoe je zelf werkt.

Als je hoofd vol zit met taken en ideeën die je niet mag vergeten belast je je denkbrein. Ook wanneer je te veel dingen tegelijk doet en veel moet schakelen ben je minder productief. Te weinig pauze nemen zorgt ervoor dat je minder weerbaar bent tegen de onrust. En als je je niet goed kan concentreren is dat een signaal dat de taak te simpel of te moeilijk is.

Neem de tijd om te ontdekken wat voor jou goed werkt en bespreek dat in je team. De rol van leidinggevende is om te helpen priorteren, aangeven wat belangrijk is en de rest te parkeren.  

Naar aanleiding van Focus aan/uit van Mark Tigchelaar en Oscar de Bos. 

Geschreven door: Linda Tolsma, ZZP praktijkmanager in de huisartsenzorg en adviseur zorg en welzijn. Tollin Advies

Foto: Linda Tolsma