Eric Tak (Tandheelkunst) blikt terug: ‘Die hele tandheelkunde moet anders: stel de patiënt centraal’

donderdag 25 augustus 2022

timer 5 min

Eric Tak: 'Het teamconcept stimuleert samenwerken en taken delegeren, waardoor het werk veel leuker wordt.' (Foto: Stefan Ammerlaan)

Tandarts Eric Tak vertelt in MedischOndernemen dat hij door te experimenteren en regelmatig van de regels af te wijken, zijn praktijken wist uit te bouwen en te vernieuwen. Ook op zijn 67e is Tak nog ondernemend en bestuurder bij inkoopcoöperatie Best Dental buy. Tak vertelt hoe hij zijn teamconcept ontwikkelde en bleef sleutelen aan 'de ideale dag'. 'Ik moest regelmatig verschijnen bij het ziekenfonds en bij de tandartsenkring, omdat de dingen die ik deed, niet mochten.'

'Tandarts werft patiënten met een glimlach'

‘Mijn vader was directeur bij een Amerikaans bedrijf in Amsterdam en dacht heel Amerikaans: de klant staat centraal. Toen ik mij in 1984 in Woerden vestigde, was die filosofie voor mij een enorme steun. Ik dacht: “We moeten die hele tandheelkunde anders doen: de patiënt moet centraal staan.” Ik begon met een vrije vestiging met nul patiënten. Andere tandartsen voorspelden dat ik binnen een jaar failliet zou zijn. Dat was een stimulans om de lessen van mijn vader in de praktijk te brengen en reclame te maken, wat eigenlijk verboden was. Het leidde tot krantenkoppen als: “Tandarts Eric Tak werft patiënten met een glimlach” en dat gaf de praktijk een boost. Ik moest regelmatig verschijnen bij het ziekenfonds en bij de tandartsenkring, omdat de dingen die ik deed niet mochten. Maar ik deed het toch, want ik wilde niet failliet gaan.’

Tandarts-ondernemer Ron Steenkist in gesprek met Eric Tak, ondernemer-tandarts uit Woerden. Tandarts Podcast.

'Zo klantgericht mogelijk'

‘Drie jaar later nam ik een collega-tandarts aan. Ook toen ben ik op het matje geroepen door het ziekenfonds, want je mocht geen andere tandarts in dienst hebben. Maar ik wilde graag ‘s avonds open en ook zaterdags, om zo klantgericht mogelijk te gaan werken. Ook dat kwam voort uit anders denken: niet de tandarts staat centraal, maar de patiënt en hoe krijg je die tevreden? Dus volgden er ruimere openingstijden, we gingen ook ’s avonds open en in shifts werken. Daar kwamen heel veel patiënten op af en de praktijk groeide.’

‘Ik liet me inspireren door vernieuwers zoals Hans Beekmans, die met de Amphion Dental Group ‘het meerkamerconcept’ introduceerde. Eind jaren tachtig maakte ik een studiereis in Amerika. In die tijd waaide het ondernemerschap van tandartsen over naar Nederland. De ideeën van bijvoorbeeld Charles Straw leidden tot vernieuwing: hij stelde dat je je tijd als tandarts maximaal moest benutten. In de ene kamer maakte je een afdruk in de mond, in de andere kamer deed je een andere handeling. Maar na een paar maanden dacht ik: dit is vreselijk, zo heb je als tandarts niet echt aandacht voor de patiënt.’

'Taakdelegatie en hulpkrachten inschakelen'

‘De invoering van de BIG-wetgeving in de jaren ’90 – die taakdelegatie bij voorbehouden handelingen mogelijk maakte – bood de oplossing. Daarin kwam voor mij alles samen. Als ik hulpkrachten kon inschakelen, konden zij handelingen doen die ik voorheen deed. Toen heb ik schema’s gemaakt voor vier kamers, waarbij de tandarts de controle uitvoert en goed opgeleide assistentes de preventieve handelingen uitvoeren. Ook het conserverende gedeelte kon ik deels overdragen aan enkele assistentes. Ik bleef boren, maar vullingen aanbrengen kun je goed delegeren.’

‘Het begon met het afdrukken nemen voor kroon- en brugwerk. Vanaf 2000 hebben we ook voor andere taken steeds meer assistentes ingeschakeld, bij composietvullingen, orthodontie, het adhesief plaatsen van kronen. Alles wat een assistente goed kan leren, met daarbij controle op elke behandeling. De tandarts besteedt tijd aan boren en controleren en heeft meer tijd voor voorbereiding en zorgplannen maken.’

'Het beste uit mensen halen'

Tak benadrukt tegelijkertijd dat hij taakdelegatie niet ‘heilig’ verklaart, maar dat uitsluitend onder toezicht wil doen. ‘Sinds we met composiet vullingen werken leiden we assistenten op om vullingen aan te brengen. Ook het werken met de mondscanners kun je goed uitbesteden aan assistenten. De tandarts gaat zo steeds meer doen, waarvoor hij of zij opgeleid is: behandelplannen maken en de moeilijke, irreversibele dingen uitvoeren. Boren besteden we nooit uit. Ik geloof heel erg in gecontroleerde tandheelkunde. Je ziet elkaars werk en kunt zo de kwaliteit hoog houden.’

‘Vergelijk dat met het experiment met mondhygiënisten die zelf vullingen maken. Die doen dat relatief weinig. Alleen als je dingen constant en vaak doet, doe je ze beter.’ Voor Tak was scholing en training van het personeel een belangrijke drijfveer. ‘Van grote invloed daarbij was het boek ‘Semco-stijl’, waarvan ik leerde hoe je omgaat met je mensen, hoe je het beste uit ze haalt. In die tijd sloot ik me aan bij BigOffice.org, waar we met grote Nederlandse meerkamerpraktijken van gedachten wisselden over beloningen, incentives, personeelsbeleid.’

'Haal de spoed uit de dag'

Tak dacht na over hoe de ideale dag eruit kan zien en leerde dat er ook een grens zit aan het vergroten van efficiency. ‘Ik maakte elke keer nieuwe schema’s om het werken op meer kamers te optimaliseren. Je moet het wel georganiseerd krijgen. Op een zeker moment bedacht ik dat het belangrijk was om de spoedbehandelingen uit de dag te halen. Spoed tussendoor bederft je agenda en bovendien kan degene die aan de telefoon zit heel moeilijk beoordelen hoe lang een behandeling van een pijnklacht duurt. Is het de start van een wortelkanaalbehandeling van een half uur of simpel een randje wegslijpen? Toen hebben we de spoed dagelijks om half vier ’s middags gepland. Als de wachtkamer dan vol zit, konden we direct met het hele team op tien kamers aan de slag. Om kwart over vier was de wachtkamer leeg. Superefficiënt, ook omdat ons schema overdag niet in de war kwam en patiënten geen hinder ondervonden van uitloop en wachttijden.’

Door goed te plannen hoeveel blokken controle, preventie, endodontie of orthodontie in een dag zitten, kreeg Tak vooraf al inzicht in de omzet. ‘Je kunt spelen met die blokken, maar er zit wel een grens aan. De oplossing is dat je alle krachten in de praktijk maximaal benut. Dus als ik op drie kamers conserverend werk, vullingen maak, dan was ik in drie kwartier, maximaal drie keer tien minuten aan het werk. Je kunt finetunen wat je zelf doet en wat anderen doen. Eind van de dag voel je hoe de dag was. Als je nog uitgerust was, was het schema goed. Dat waren de dagen dat je als team productief was.’

'Afspraak is afspraak'

‘We besteedden de vrijgekomen tijd aan het beoordelen van röntgenfoto’s en zorgplannen maken, terwijl de assistente aan het vullen was. Als het tijd was om te controleren, liepen we langs om de vullingen te bewonderen. Vaak was iedereen enthousiast: de assistente liet met een spiegel of een intraorale camera trots het resultaat zien en ook de patiënt was enthousiast.’ Tak maakte de planning handmatig in een Excel-sheet, softwarematige ondersteuning bestond nog niet.

‘Omdat we de tijd namen, was er altijd voldoende reservetijd ingebouwd. We hebben toen ook onze afspraken gegarandeerd. De belofte was: “Afspraak is afspraak. Langer dan 15 minuten na tijdstip van afspraak wachten? Dan krijg je 30 euro retour van ons.” Bij jonge zzp-tandartsen gebeurt het nog wel eens dat het uitloopt. Daarom zien we zzp’ers ook liever op basis van een vast salaris werken. Op deze manier plannen ze niet te strak, maar nemen ze de tijd. Het gebeurt twee of drie keer per week, wat meevalt op honderd patiënten per dag.’

Tandheelkunst

Tandheelkunst van Eric Tak groeide van een eenmanspraktijk in 1984 uit tot drie tienkamerpraktijken in 2022. Twee praktijken staan in Woerden en een in Utrecht Vleuterweide met daarnaast een tandtechnisch laboratorium. De eerste groei beleefde Tak in 1990 met de start van een vierkamerpraktijk samen met zijn collega Nooijen. In 1997 openden zij een tweede vestiging in Woerden.

In 2000 groeide Tandheelkunst door naar tien kamers, onder meer door overname van andere praktijken. In 2010 kwamen de zoon en schoonzoon van Tak in het bedrijf. In 2013 nam Eric Tak samen met Paul Kooij het initiatief tot oprichting van Best Dental buy, inkoopcoöperatie voor kleingoed, reparatieservice en kennisuitwisseling. In 2021 groeide de coöperatie van 95 naar 112 aangesloten praktijken. Lees ook: Eric Tak, oprichter van Tandheelkunst: ‘Toekomstbestendige praktijk gaat uit van teamconcept’