De laatste maand van het jaar, een mooie tijd om je mailbox op te schonen. Hier enkele tips voor een verfrissende eindejaarsschoonmaak in je grote verzameling post van je digitale brievenbus.
Digitale eindejaarsschoonmaak: Baas over je mailbox
donderdag 7 december 2017
3 min
Eerst even de feiten. Gemiddelde checken we elf keer per uur onze mailbox, blijkt uit onderzoek. Een kwart van onze werktijd verspillen we daarmee aan e-mails, als voortdurende onderbreking van onze werkzaamheden. Omdat 84 procent van de kenniswerkers zijn e-mailapplicatie continu openhoudt op de achtergrond, wordt 70 procent van alle binnenkomende e-mails binnen de zes seconden bekeken. De verwachting is dat wij niet langer dan drie minuten kunnen werken aan onze taak, zonder onderbroken te worden. Mailberichten zijn dus al een trigger op zich, laat staan als je mailbox een rommeltje is. Tijd voor de grote schoonmaak!
Drastische maatregelen
Onze inbox zou eigenlijk enkel ongelezen berichten mogen bevatten die nuttig of zinvol zijn. Alle andere mails moeten in specifieke folders terechtkomen. Het is een van de basisprincipes van Lean: geef alles een plaats, ook al je e-mails. E-mails moet je dus eigenlijk niet bewaren. Maar als je dat toch doet, bewaar ze dan niet in hiërarchische mappen, maar gebruik de mapstructuur DRASTIC.
- DELETED : al je verwijderde e-mails.
- READ : mails die je later nog eens rustig wilt doornemen: nieuwsbrieven en informatiemails.
- ARCHIEF : behandelde gelezen mails die je niet meteen wilt verwijderen.
- SENT : verzonden e-mails.
- TASKS : e-mails waar je nog op moet antwoorden of die een taak bevatten.
- INBOX : daarin staan enkel ongelezen e-mails. Na elke e-mailsessie moet die leeg zijn.
- CC : alle e-mails waarin je in cc staat en waarvan niet verwacht wordt dat je erop antwoordt.
De vier D's voor een goede indeling
Nieuwe mails deel je opnieuw gestructureerd in. Aan het einde van je werkdag moet je inbox liefst leeg zijn. Je laat ook niet alle post die je krijgt in je brievenbus zitten. Dat kan alleen als je je inbox niet gebruikt als to do-box. Voor inkomende mail zijn er vier D’s:
- Delete of stel een regel in zodat de e-mail in de toekomst niet meer in je inbox terechtkomt.
- Do op voorwaarde dat je de e-mail binnen de twee minuten kan afhandelen.
- Delegate : geef de taak die aan de mail verbonden is door aan de geschikte persoon en vlag de mail eventueel voor opvolging.
- Delay : plan het werk in en antwoord pas wanneer de taak is uitgevoerd of stuur eventueel een bericht om te zeggen dat je de taak hebt ingepland en er later op terugkomt.
'Aan het einde van de werkdag moet je mailbox moet leeg zijn, je laat je post ook niet in de brievenbus zitten'
Bij het thema van dit artikel betrokken organisaties
Meer artikelen met dit thema
Freek Fickweiler, de nieuwe dorpsdokter: ‘Ons consult duurt gemiddeld een kwartier. Het voelt meestal super-relaxt’
16 mrt 2022 4 minBij Huisartsenpraktijk Assen-West nemen Freek Fickweiler en Jan Pieter Kiers ruim de tijd voor de consulten. Ze…
Lees verder »
De ervaringen van HOOG met Uw Zorg online: ‘Alle huisartsen in twee regio’s hebben nu een patiëntenportaal’
3 mrt 2022 5 minHuisartsen Organisatie Oost-Gelderland (HOOG) begon vijf jaar geleden met de invoering van Uw Zorg online. Via dit…
Lees verder »
‘Second opinion light’: verhoogt de kwaliteit van zorg en verlaagt de zorgkosten
2 mrt 2022 5 minEen light variant van de second opinion zal naar verwachting de behoefte vervullen van de meeste patiënten die een…
Lees verder »
Mr. Shirin Slabbers (VvAA) over ‘Uh E-health!?’: ‘Breng regels en risico’s in kaart’
17 feb 2022 5 min‘Uh E-health!?’ heet de workshop van Shirin Slabbers tijdens het online congres Mondzorgpraktijk Anno Nu op 5…
Lees verder »
Webinar Digitaal Veilig & Gezond samenwerken - 15 maart
20 jan 2022 3 minDe gevolgen van malware, phishing of ransomware kunnen desastreus zijn, zo blijkt regelmatig in het nieuws. Deze…
Lees verder »
Praktijkmanager Ingrid Jaape over Uw Zorg online: ‘Werkdruk beperk je door maximale inzet op digitalisering’
24 dec 2021 5 min De huisartsenpraktijk van dr. Kees Vos in Spijkenisse werkt al zeven jaar met het patiëntenportaal Uw Zorg online…
Lees verder »
Het ‘kwalicheck virus’: vijf sterren, fantastisch of juist niet?
15 dec 2021 3 minEr is een nieuw virus onder ons, dat langzaam is opgerukt en inmiddels epidemische vormen aanneemt. En dan bedoel…
Lees verder »
Mr. Shirin Slabbers (VvAA) over e-health in de mondzorg: ‘Regel de juridische kant goed, voorkom claims en boetes’
8 dec 2021 5 min‘Uh E-health!?’ heet de workshop die gezondheidsrechtspecialist Shirin Slabbers verzorgt tijdens het online…
Lees verder »
Reactie toevoegen