De laatste maand van het jaar, een mooie tijd om je mailbox op te schonen. Hier enkele tips voor een verfrissende eindejaarsschoonmaak in je grote verzameling post van je digitale brievenbus.
Digitale eindejaarsschoonmaak: Baas over je mailbox
donderdag 7 december 2017
3 min
Eerst even de feiten. Gemiddelde checken we elf keer per uur onze mailbox, blijkt uit onderzoek. Een kwart van onze werktijd verspillen we daarmee aan e-mails, als voortdurende onderbreking van onze werkzaamheden. Omdat 84 procent van de kenniswerkers zijn e-mailapplicatie continu openhoudt op de achtergrond, wordt 70 procent van alle binnenkomende e-mails binnen de zes seconden bekeken. De verwachting is dat wij niet langer dan drie minuten kunnen werken aan onze taak, zonder onderbroken te worden. Mailberichten zijn dus al een trigger op zich, laat staan als je mailbox een rommeltje is. Tijd voor de grote schoonmaak!
Drastische maatregelen
Onze inbox zou eigenlijk enkel ongelezen berichten mogen bevatten die nuttig of zinvol zijn. Alle andere mails moeten in specifieke folders terechtkomen. Het is een van de basisprincipes van Lean: geef alles een plaats, ook al je e-mails. E-mails moet je dus eigenlijk niet bewaren. Maar als je dat toch doet, bewaar ze dan niet in hiërarchische mappen, maar gebruik de mapstructuur DRASTIC.
- DELETED : al je verwijderde e-mails.
- READ : mails die je later nog eens rustig wilt doornemen: nieuwsbrieven en informatiemails.
- ARCHIEF : behandelde gelezen mails die je niet meteen wilt verwijderen.
- SENT : verzonden e-mails.
- TASKS : e-mails waar je nog op moet antwoorden of die een taak bevatten.
- INBOX : daarin staan enkel ongelezen e-mails. Na elke e-mailsessie moet die leeg zijn.
- CC : alle e-mails waarin je in cc staat en waarvan niet verwacht wordt dat je erop antwoordt.
De vier D's voor een goede indeling
Nieuwe mails deel je opnieuw gestructureerd in. Aan het einde van je werkdag moet je inbox liefst leeg zijn. Je laat ook niet alle post die je krijgt in je brievenbus zitten. Dat kan alleen als je je inbox niet gebruikt als to do-box. Voor inkomende mail zijn er vier D’s:
- Delete of stel een regel in zodat de e-mail in de toekomst niet meer in je inbox terechtkomt.
- Do op voorwaarde dat je de e-mail binnen de twee minuten kan afhandelen.
- Delegate : geef de taak die aan de mail verbonden is door aan de geschikte persoon en vlag de mail eventueel voor opvolging.
- Delay : plan het werk in en antwoord pas wanneer de taak is uitgevoerd of stuur eventueel een bericht om te zeggen dat je de taak hebt ingepland en er later op terugkomt.
'Aan het einde van de werkdag moet je mailbox moet leeg zijn, je laat je post ook niet in de brievenbus zitten'
Bij het thema van dit artikel betrokken organisaties
Meer artikelen met dit thema
Complan: Continu vernieuwend in beveiliging, flexibiliteit en gebruiksgemak
8 jan 2020 4 minComplan biedt softwareontwikkeling, systeembeheer en clouddiensten voor tandartspraktijken. De belangrijkste…
Lees verder »
Elysee Dental: Slimme digitalisering van een complete behandeling
8 jan 2020 5 minElysee Dental zet vol in op de ontwikkeling van verbeterde tandtechnische processen via digitalisering.…
Lees verder »
Maaike Straathof: ‘Vertaal doelstellingen in concrete acties en maak hier tijd voor’
8 jan 2020 5 min‘Door de dynamiek en hectiek in de eerste lijn gaan veel praktijkmanagers mee in de waan van de dag’, vertelt…
Lees verder »
Cor van der Sluis over communicatiestijlen: ‘Als je elkaars communicatiestijl weet, kun je elkaar ook beter begrijpen’
6 jan 2020 3 minCor van der Sluis, trainer en eigenaar van trainingsbureau Frank, vertelt in de sessie ‘Ontdek uw eigen…
Lees verder »
Charlotte van den Wall Bake: ‘Beoordelingsgesprekken zijn passé’
2 jan 2020 2 minHet traditionele beoordelingsgesprek is niet meer van deze tijd, stelt Charlotte van den Wall Bake tijdens…
Lees verder »
Mondzorgpraktijk Anno Nu: ‘Gastvrijheid zorgt voor meer werkplezier en minder regeldruk’
23 dec 2019 3 minVoor de zesde editie van Mondzorgpraktijk Anno Nu op zaterdag 14 december kwamen ruim 160 deelnemers, sprekers en…
Lees verder »
Ronde Tafel Apothekers: Be good and tell it - deel 2
18 dec 2019 4 minIn de reeks Ronde Tafels van ABN AMRO zijn dit keer de apothekers aan zet. Ook van deze beroepsgroep geeft een…
Lees verder »
Geertje Scholten over aanspreekcultuur: 'Luister en vertel niet alleen wat de ander fout doet'
3 dec 2019 5 min‘Stimuleer medewerkers om alles te bespreken’, stelt Geertje Scholten, praktijkmanager bij apotheekhoudende…
Lees verder »
Reactie toevoegen