Uw werknemer meldt zich ziek. Wat nu?

Stap 1. De ziekmelding

Zodra een werknemer ziek is, dient diegene zich ziek te melden conform de afspraken in de arbeidsovereenkomst, cao of bedrijfsreglement. De werknemer hoeft niet te vertellen welke klachten er spelen en hoeft ook geen medische informatie te verschaffen. Als werkgever mag u wel vragen of de ziekte is ontstaan door een bedrijfsongeval.

Als de werknemer kort ziek is, door bijvoorbeeld de griep, dan hoeft u als werkgever alleen een ziekmelding te doen bij de bedrijfsarts of arbodienst. Als de werknemer langer ziek is, moet dit ook worden gemeld. De bedrijfsarts zal dan binnen 6 weken een probleemanalyse opstellen en op basis hiervan gaat u met de werknemer in gesprek over de re-integratie.

Let op: het is van belang dat u als werkgever contact houdt met uw zieke werknemer en voldoende inspanning levert voor re-integratie. Als u dit niet doet, kan het UWV besluiten een straf op te leggen. Deze straffen kunnen fors oplopen: maximaal één jaar langer loon doorbetalen. Zorg ervoor dat u in ieder geval iedere 6 weken een voortgangsgesprek voert met de zieke werknemer.

Hoe zit het met de doorbetaling?

In de cao of arbeidsovereenkomst staat geregeld hoeveel u als werkgever doorbetaald tijdens ziekte. Meestal is dit 100% van het loon. Als werkgever moet u tijdens het eerste ziektejaar in ieder geval minimaal 70% van het loon doorbetalen. Als dit bedrag minder is dan het minimumloon, dan bent u verplicht het loon aan te vullen tot dat bedrag. Tevens dient u het vakantiegeld en de pensioenpremie door te betalen. Vanaf het tweede ziektejaar hoeft het loon niet aangevuld te worden tot de minimumloongrens en kunt u volstaan met een betaling van 70%, zonder enige aanvulling.

Vervroegd WIA

In sommige gevallen is het duidelijk dat de werknemer niet kan werken en niet meer beter wordt. De werknemer kan dan vervroegd WIA aanvragen, mits ook de bedrijfsarts of arbodienst vindt dat de werknemer niet meer beter wordt. Als het recht op vervroegd WIA wordt toegekend, dan heeft u als werkgever geen re-integratieverplichting meer voor de werknemer en dient u het loon de eerste 2 jaar door te betalen. De uitkering van het UWV mag u dan van het loon aftrekken.

Lees ook de blog: Salarisadministratie is meer dan alleen loon (alex-andre.nl)

Stap 2. Probleemanalyse

Indien de werknemer bijna 6 weken ziek is, wordt er een probleemanalyse opgesteld door de bedrijfsarts of arbodienst. Deze probleemanalyse is van belang voor het re-integratietraject. In de analyse wordt vastgesteld waartoe de werknemer nog wel en waartoe niet in staat is. Ook wordt er een advies gegeven voor het Plan van aanpak (stap 3).

Medische gegevens

Als werkgever ontvangt u (en de werknemer ook) een kopie van de probleemanalyse. Om deze reden mogen er geen medische- of privacy gevoelige gegevens over de werknemer worden vermeld in de analyse. Alleen met uitdrukkelijke toestemming van de werknemer mag u deze gegevens inzien.

Stap 3. Plan van aanpak

Uiterlijk in de achtste week van ziekte maakt u samen met uw werknemer een Plan van aanpak. In dit plan maakt u afspraken over de re-integratie en wat jullie hier beiden van vinden. Het plan wordt opgesteld aan de hand van de Probleemanalyse van de bedrijfsarts of arbodienst. U kan bijvoorbeeld afspraken maken over het aantal uren dat de werknemer kan werken, het soort werk dat de werknemer kan verrichten en welke aanpassingen er nodig zijn op de werkplek.

Daarnaast wijst u samen met de werknemer een casemanager aan, die erop let dat afspraken worden nagekomen. Dit kan een medewerker van de arbodienst zijn, maar mag ook een werknemer van uw eigen bedrijf zijn. De casemanager begeleidt het re-integratieproces en zorgt ervoor dat wetgeving wordt nageleefd en de werknemer weer zo snel mogelijk kan gaan werken.

Stap 4. 42e-weeksmelding

Als de werknemer 42 weken ziek is, dient u de 42e-weeksmelding te doen bij het UWV. Dit is alleen nodig als de werknemer na 42 weken nog niet volledig aan het werk is. U blijft hierna gewoon werken aan de re-integratie met de werknemer.

Stap 5. Eerstejaarsevaluatie

Als de werknemer 1 jaar ziek is, stellen jullie samen een Eerstejaarsevaluatie op. Dit is een evaluatie van het Plan van aanpak dat in week 8 is opgesteld. In deze evaluatie beschrijft u de bevindingen van u en de werknemer over de tot nu toe gemaakte afspraken voor de re-integratie. Na de evaluatie kunt u het Plan van aanpak eventueel aanpassen.

Belangrijk: bewaar alle documenten waarin re-integratieafspraken zijn vastgelegd en geef de werknemer altijd een kopie. Al deze documenten zijn nodig bij de aanvraag voor een WIA-uitkering.

Na het eerste ziektejaar

Na ruim anderhalf jaar krijgt de werknemer een brief van het UWV over het aanvragen van de WIA-uitkering. Er wordt tevens een kopie naar u als werkgever verzonden. Voor de aanvraag dient het UWV informatie te ontvangen. Die informatie wordt doorgegeven door een Eindevaluatie in te vullen en op te sturen. Dit formulier kunt u vinden op de website van het UWV. Daarnaast dient ook het volledige re-integratieverslag aangeleverd te worden. Het re-integratieverslag bestaat uit alle documenten over de re-integratie tezamen met de medische informatie van de bedrijfsarts.

Let op: in de brief van het UWV staat een uiterlijke aanvraagdatum. Als de werknemer de aanvraag te laat indient, wordt u als werkgever verplicht het loon door te betalen voor de duur van de vertraging. Om die reden ontvangt u als werkgever een kopie van deze brief.

Meer vragen?

Heeft deze blog bij u als werkgever of als werknemer extra vragen opgeroepen? Neem dan contact op met onze salarisspecialist via salaris@alex-andre.nl