Slim digitaliseren van de HR-workflow: Maak meer tijd om medewerkers te ondersteunen

woensdag 13 oktober 2021
timer 5 min

‘Hoe mooi is het als je meer gesprekken kunt voeren om collega’s nog beter te laten functioneren?’ (foto: Shutterstock)

Praktijk- en HR-managers hebben veel te maken met Excel-overzichten, model-documenten, mailtjes, dossiers, geprinte salarisstroken, werklijstjes en checklists. Een stroom paperassen, die heel gebruikelijk is als het gaat om de HR- en salarisadministratie. Denk alleen al aan alle beoordelings- en functioneringsgesprekken. Maar wat komt er kijken bij het digitaliseren van de HR-workflow?

We vullen documenten in, printen en ondertekenen ze en dan stoppen we ze in het papieren of digitale dossier. Als je op jaarbasis al die uren dat je bezig bent met dit soort handelingen optelt gaat het vaak om vele tientallen uren. Bijzonder tijdrovend en zonde als je veel tijd kwijt bent aan HR- en salariszaken terwijl dat niet nodig is. Hoe mooi is het dan als je die tijd volledig zou besteden aan gesprekken voeren met collega’s om ze nog beter te laten functioneren? Dat is waar het in HR eigenlijk over gaat en niet over brieven en lijstjes. De praktijk leert dat veel organisaties meer tijd besteden aan het administratieve deel van HR dan aan het adviseren en gesprekken voeren.

Digitalisering

Steeds meer zorgorganisaties maken daarom de bewuste keuze om te investeren in digitalisering van alle HR- en salarisprocessen, zodat er tijd overblijft om te besteden aan andere zaken. Digitalisering betekent dan ook echt digitaliseren. Alle processen worden dan ondersteund met een workflow zodat er geen handmatige actie, mail of briefje meer overblijft.

Denk daarbij aan de indiensttreding van de werknemer. Alles wordt digitaal afgehandeld en direct opgeslagen in het dossier. Iedereen die moet weten dat er een nieuwe werknemer in dienst is of daarvoor iets moet doen, krijgt daarvoor een actie toegewezen. Tegelijk kan de afdeling HR goed bewaken of alle acties zijn opgevolgd. Zo signaleert het systeem ook verjaardagen en de aflopende contracten. Met één druk op de knop ligt het nieuwe contract bij de werknemer om te accorderen.

De markt telt allerlei e-HRM systemen, die deze processen kunnen ondersteunen. Natuurlijk gaat het ene systeem daarin verder dan het andere, en zijn er veel mogelijkheden. Een goede afweging van kosten en baten is natuurlijk belangrijk. Neem daarvoor de tijd en breng alles goed in kaart. En natuurlijk kun je je ook laten bijstaan door een adviseur.

Samenwerkingspartijen

Veel organisaties werken op HR- en salarisgebied nauw samen met andere partijen, zoals een administratie- of accountantskantoor. Een dergelijk bureau werkt vaak met een eigen systeem en als klant wordt je vaak gedwongen om dat systeem ook te gebruiken. Ga met deze partij in gesprek over de wensen die je hebt op dit gebied.

Als zij daaraan niet kunnen voldoen, heb je meerdere opties. Zo kun je ervoor kiezen om dat deel van de dienstverlening ergens anders onder te brengen. Ook is het mogelijk om systemen eenvoudig te koppelen met elkaar. Zo kun je de nodige data toch delen met dit administratiekantoor. Dan kun je aan je eigen wensen vasthouden en je organisatie zo veel mogelijk digitaliseren.

Toekomstgericht

Vaak zien we dat organisaties die kiezen voor een systeem om hun HR- en salarisprocessen te digitaliseren, niet goed nadenken over de toekomst. Na enkele jaren komen ze er soms al achter dat het nieuwe systeem aan de ingevoerde werkprocessen. Dat kan betekenen dat de organisatie weer op papier overgaat of er zelfs een tweede systeem bij gaat gebruiken. Ga daarom altijd na of het systeem in staat is om ook aan die toekomstige eisen te voldoen. Denk bijvoorbeeld aan nieuwe manieren van beoordelen of functioneringsgesprekken.

Mensen meenemen

Bij de implementatie is het belangrijk om de werknemers in de organisatie hierin mee te nemen. Het nieuwe systeem mag niet alleen het “speeltje” zijn van de praktijkmanager of de HR-afdeling om hun werk makkelijker te maken, belangrijk is dat iedereen merkt hoe het systeem ook voor hen voordelen heeft. Als dat lukt zorgt dat voor een groot draagvlak in de organisatie. Zorg daarom dat je als verantwoordelijke voor dit systeem andere collega’s betrekt bij de beoordeling, zodat zij de invoering ervan dragen.

Sta ook uitvoerig stil bij de gebruiksvriendelijkheid. De meeste collega’s werken niet de hele dag in het systeem en zullen niet bij elke handeling willen vragen hoe het ook al weer werkt. Veel HRM-systemen die we tegenkomen voldoen absoluut niet op het punt van gebruiksvriendelijkheid. Daarbij is het belangrijk om te kijken naar elementen als de look-and-feel, maar ook hoe makkelijk is het te begrijpen wat er moet gebeuren. Laat daarin vooral ook andere collega’s meekijken die er mee moeten gaan werken.

Als laatste is het belangrijk werknemers goed op te leiden voordat ze het systeem gaan gebruiken. Als de instructie vooraf helder is en het systeem gebruiksvriendelijk genoeg, scheelt dat veel frustratie en veel vragen.

Tips voor slim digitaliseren van de HR-workflow

  • Digitaliseer je volledige HR- en salarisadministratie en hou tijd over.
  • Neem zelf de regie en niet de partners met wie je samenwerkt.
  • Zorg dat het systeem toekomstgericht is.
  • Vergeet de mensen die ermee moeten gaan werken niet.

Meer weten?

Joost de Waard, Senior Consultant HRM bij Visser en Visser, rjdewaard@visser-visser.nl,  +31 651 788 502. Kijk voor meer informatie bij: www.visser-visser.nl, branchegroep Zorg.

Reactie toevoegen

Beperkte HTML

  • Toegelaten HTML-tags: <a href hreflang> <em> <strong> <cite> <blockquote cite> <code> <ul type> <ol start type> <li> <dl> <dt> <dd> <h2 id> <h3 id> <h4 id> <h5 id> <h6 id>
  • Regels en alinea's worden automatisch gesplitst.
  • Web- en e-mailadressen worden automatisch naar links omgezet.
  • Lazy-loading is enabled for both <img> and <iframe> tags. If you want certain elements skip lazy-loading, add no-b-lazy class name.

Meer artikelen met dit thema

Digitale huisartsenpost NEO Huisartsenzorg
flash_onNieuws

Proef met digitale huisartsenpost Nijmegen en Boxmeer succesvol

29 jun om 11:30 uurtimer2 min

Een proef met een digitale huisartsenpost die de reguliere spoedzorg aanvult bij NEO Huisartsenzorg is volgens…

Lees verder »

Zorg op afstand met DentalMonitoring: Betere en snellere voortgang en tevreden patiënten

21 apr om 14:00 uurtimer3 min
DentalMonitoring maakt het mogelijk de voortgang van de behandeling van de patiënt op afstand te volgen. De…
Lees verder »
mic_external_onInterview

Freek Fickweiler, de nieuwe dorpsdokter: ‘Ons consult duurt gemiddeld een kwartier. Het voelt meestal super-relaxt’

16 mrt om 12:37 uur
Bij Huisartsenpraktijk Assen-West nemen Freek Fickweiler en Jan Pieter Kiers ruim de tijd voor de consulten. Ze…
Lees verder »
flash_onNieuws

De ervaringen van HOOG met Uw Zorg online: ‘Alle huisartsen in twee regio’s hebben nu een patiëntenportaal’

3 mrt om 12:00 uurtimer5 min
Huisartsen Organisatie Oost-Gelderland (HOOG) begon vijf jaar geleden met de invoering van Uw Zorg online. Via dit…
Lees verder »

‘Second opinion light’: verhoogt de kwaliteit van zorg en verlaagt de zorgkosten

2 mrt om 11:45 uurtimer5 min
Een light variant van de second opinion zal naar verwachting de behoefte vervullen van de meeste patiënten die een…
Lees verder »
E-health bij de tandarts
flash_onNieuws

Mr. Shirin Slabbers (VvAA) over ‘Uh E-health!?’: ‘Breng regels en risico’s in kaart’

17 feb om 14:40 uurtimer5 min
‘Uh E-health!?’ heet de workshop van Shirin Slabbers tijdens het online congres Mondzorgpraktijk Anno Nu op 5…
Lees verder »
flash_onNieuws

Webinar Digitaal Veilig & Gezond samenwerken - 15 maart

20 jan om 11:23 uurtimer3 min
De gevolgen van malware, phishing of ransomware kunnen desastreus zijn, zo blijkt regelmatig in het nieuws. Deze…
Lees verder »
Het team van huisartsenpraktijk dr. Kees Vos in Spijkenisse
mic_external_onInterview

Praktijkmanager Ingrid Jaape over Uw Zorg online: ‘Werkdruk beperk je door maximale inzet op digitalisering’

24 dec 2021 timer5 min
De huisartsenpraktijk van dr. Kees Vos in Spijkenisse werkt al zeven jaar met het patiëntenportaal Uw Zorg online…
Lees verder »