Slim digitaliseren van de HR-workflow: Maak meer tijd om medewerkers te ondersteunen

woensdag 13 oktober 2021
timer 5 min

‘Hoe mooi is het als je meer gesprekken kunt voeren om collega’s nog beter te laten functioneren?’ (foto: Shutterstock)

Praktijk- en HR-managers hebben veel te maken met Excel-overzichten, model-documenten, mailtjes, dossiers, geprinte salarisstroken, werklijstjes en checklists. Een stroom paperassen, die heel gebruikelijk is als het gaat om de HR- en salarisadministratie. Denk alleen al aan wat er komt kijken bij alle beoordelings- en functioneringsgesprekken. Wat komt er kijken bij het digitaliseren van de HR-workflow?

We vullen documenten in, printen en ondertekenen ze en dan stoppen we ze in het papieren of digitale dossier. Als je op jaarbasis al die uren dat je bezig bent met dit soort handelingen optelt gaat het vaak om vele tientallen uren. Bijzonder tijdrovend en zonde als je veel tijd kwijt bent aan HR- en salariszaken terwijl dat niet nodig is. Hoe mooi is het dan als je die tijd volledig zou besteden aan gesprekken voeren met collega’s om ze nog beter te laten functioneren? Dat is waar het in HR eigenlijk over gaat en niet over brieven en lijstjes. De praktijk leert dat veel organisaties meer tijd besteden aan het administratieve deel van HR dan aan het adviseren en gesprekken voeren.

Digitalisering

Steeds meer zorgorganisaties maken daarom de bewuste keuze om te investeren in digitalisering van alle HR- en salarisprocessen, zodat er tijd overblijft om te besteden aan andere zaken. Digitalisering betekent dan ook echt digitaliseren. Alle processen worden dan ondersteund met een workflow zodat er geen handmatige actie, mail of briefje meer overblijft.

Denk daarbij aan de indiensttreding van de werknemer. Alles wordt digitaal afgehandeld en direct opgeslagen in het dossier. Iedereen die moet weten dat er een nieuwe werknemer in dienst is of daarvoor iets moet doen, krijgt daarvoor een actie toegewezen. Tegelijk kan de afdeling HR goed bewaken of alle acties zijn opgevolgd. Zo signaleert het systeem ook verjaardagen en de aflopende contracten. Met één druk op de knop ligt het nieuwe contract bij de werknemer om te accorderen.

De markt telt allerlei e-HRM systemen, die deze processen kunnen ondersteunen. Natuurlijk gaat het ene systeem daarin verder dan het andere, en zijn er veel mogelijkheden. Een goede afweging van kosten en baten is natuurlijk belangrijk. Neem daarvoor de tijd en breng alles goed in kaart. En natuurlijk kun je je ook laten bijstaan door een adviseur.

Samenwerkingspartijen

Veel organisaties werken op HR- en salarisgebied nauw samen met andere partijen, zoals een administratie- of accountantskantoor. Een dergelijk bureau werkt vaak met een eigen systeem en als klant wordt je vaak gedwongen om dat systeem ook te gebruiken. Ga met deze partij in gesprek over de wensen die je hebt op dit gebied.

Als zij daaraan niet kunnen voldoen, heb je meerdere opties. Zo kun je ervoor kiezen om dat deel van de dienstverlening ergens anders onder te brengen. Ook is het mogelijk om systemen eenvoudig te koppelen met elkaar. Zo kun je de nodige data toch delen met dit administratiekantoor. Dan kun je aan je eigen wensen vasthouden en je organisatie zo veel mogelijk digitaliseren.

Toekomstgericht

Vaak zien we dat organisaties die kiezen voor een systeem om hun HR- en salarisprocessen te digitaliseren, niet goed nadenken over de toekomst. Na enkele jaren komen ze er soms al achter dat het nieuwe systeem aan de ingevoerde werkprocessen. Dat kan betekenen dat de organisatie weer op papier overgaat of er zelfs een tweede systeem bij gaat gebruiken. Ga daarom altijd na of het systeem in staat is om ook aan die toekomstige eisen te voldoen. Denk bijvoorbeeld aan nieuwe manieren van beoordelen of functioneringsgesprekken.

Mensen meenemen

Bij de implementatie is het belangrijk om de werknemers in de organisatie hierin mee te nemen. Het nieuwe systeem mag niet alleen het “speeltje” zijn van de praktijkmanager of de HR-afdeling om hun werk makkelijker te maken, belangrijk is dat iedereen merkt hoe het systeem ook voor hen voordelen heeft. Als dat lukt zorgt dat voor een groot draagvlak in de organisatie. Zorg daarom dat je als verantwoordelijke voor dit systeem andere collega’s betrekt bij de beoordeling, zodat zij de invoering ervan dragen.

Sta ook uitvoerig stil bij de gebruiksvriendelijkheid. De meeste collega’s werken niet de hele dag in het systeem en zullen niet bij elke handeling willen vragen hoe het ook al weer werkt. Veel HRM-systemen die we tegenkomen voldoen absoluut niet op het punt van gebruiksvriendelijkheid. Daarbij is het belangrijk om te kijken naar elementen als de look-and-feel, maar ook hoe makkelijk is het te begrijpen wat er moet gebeuren. Laat daarin vooral ook andere collega’s meekijken die er mee moeten gaan werken.

Als laatste is het belangrijk werknemers goed op te leiden voordat ze het systeem gaan gebruiken. Als de instructie vooraf helder is en het systeem gebruiksvriendelijk genoeg, scheelt dat veel frustratie en veel vragen.

Tips voor slim digitaliseren van de HR-workflow

  • Digitaliseer je volledige HR- en salarisadministratie en hou tijd over.
  • Neem zelf de regie en niet de partners met wie je samenwerkt.
  • Zorg dat het systeem toekomstgericht is.
  • Vergeet de mensen die ermee moeten gaan werken niet.

Meer weten?

Joost de Waard, Senior Consultant HRM bij Visser en Visser, rjdewaard@visser-visser.nl,  +31 651 788 502. Kijk voor meer informatie bij: www.visser-visser.nl, branchegroep Zorg.

Reactie toevoegen

Beperkte HTML

  • Toegelaten HTML-tags: <a href hreflang> <em> <strong> <cite> <blockquote cite> <code> <ul type> <ol start type> <li> <dl> <dt> <dd> <h2 id> <h3 id> <h4 id> <h5 id> <h6 id>
  • Regels en alinea's worden automatisch gesplitst.
  • Web- en e-mailadressen worden automatisch naar links omgezet.
  • Lazy-loading is enabled for both <img> and <iframe> tags. If you want certain elements skip lazy-loading, add no-b-lazy class name.

Meer artikelen met dit thema

Fancit: ICT-dienstverlener die inzet op excellente en heldere dienstverlening

19 okt om 14:00 uurtimer4 min
Fancit is een ICT-dienstverlener voor zorgverleners, met het merendeel huisartsen en fysiotherapeuten als klant.…
Lees verder »

DentalMonitoring: Meer interactie met de patiënt en efficiëntere behandelingen

14 okt om 09:04 uur
DentalMonitoring is de meest geavanceerde oplossing voor monitoring op afstand in de orthodontie. Met het door ‘…
Lees verder »

Arts Jacqueline Timmermans ontwikkelde digitaal platform: ‘Hikos helpt patiënt op weg, door beeldbelconsult met specialist’

7 okt om 12:12 uurtimer5 min
Hikos is een online platform, waarmee patiënten via beeldbellen kunnen overleggen met een medisch specialist als…
Lees verder »

Fysiotherapeut Harry Geurkink: ‘Datadriven? Ja, maar dan wel met de goede data’

7 okt om 11:07 uurtimer5 min
‘Bij digitalisering werkt een top-down benadering niet. We zijn wars van een overheid of een zorgverzekeraar die…
Lees verder »

Jasper Schellingerhout (Online huisartsenpraktijk Arene): ‘We willen de huisartsencapaciteit in Nederland herverdelen’

1 okt om 11:48 uurtimer5 min
Mensen zonder huisarts kunnen sinds kort terecht bij de online huisartsenpraktijk Arene. Met dit platform willen…
Lees verder »

Dag van de Praktijkhouder over Digitalisering: ‘Werk aan één oplossing voor de hele eerste lijn’

29 sep om 15:02 uurtimer5 min
Hoe moet het verder met digitalisering in de eerste lijn? Waar liggen kansen en uitdagingen? Tijdens de Dag van de…
Lees verder »

Kleinschalige proef rond uitwisseling medicatiegegevens met tandarts

23 sep om 11:44 uurtimer2 min
Tandartspraktijk De Oversteek en twee apotheken in Nijmegen zijn deze maand een pilot gestart voor de digitale…
Lees verder »

'Online huisarts' Lianne Verbeek van Buuren: 'Multidisciplinaire samenwerking is het sleutelwoord'

16 sep om 16:00 uurtimer5 min
De Groningse huisarts Lianne Verbeek van Buuren heeft haar eigen manier gevonden om haar vak uit te oefenen. Ze…
Lees verder »