Eerst even twee valkuilen: Een prima stand op de bank, maar een slecht resultaat (valkuil 1) Het verschil tussen kosten en uitgaven (valkuil 2) Valkuil 1. Zorgverleners kunnen zich makkelijk laten leiden door de stand van de bankrekening. Het banksaldo kan misleidend zijn, bijvoorbeeld als je achterloopt met de belastingaanslag en niet werkt met een voorschot. Je voelt het gebrek aan resultaat dan pas bij het openen van de blauwe envelop. Hetzelfde geldt voor de uitgaven aan arbeidsongeschiktheidspremies in december en de vakantiegelden in mei. De bank kan vlak van tevoren een bedrieglijk rooskleurig beeld geven, als je de voorspelbare vaste kosten niet apart hebt bijgehouden. Valkuil 2. Een ander verschil is dat tussen kosten en uitgaven . Iets kan voor een praktijk een uitgave zijn maar slechts gedeeltelijk een kostenpost. De uitgave zegt iets over hoeveel geld er van de bank af gaat. Dat merk je aan het banksaldo. Een fiscale kostenpost mag je met de winst verrekenen. Een computer die je in één keer betaalt, is direct een uitgave. De kosten hiervan schrijf je af en verdeel je dus over de volgende jaren. Als je een apparaat van € 3.000 koopt en direct betaalt, verdwijnt er meteen € 3.000 van de bank, maar in de jaarrekening verschijnt er € 1.000 als kosten, uitgaande van een afschrijvingstermijn van drie jaar. Het jaar daarop heb je geen uitgaven, maar breng je wel € 1.000 als kosten in mindering op de winst. En hoe stuur je dan op de kosten? Het is sowieso verstandig om één keer per jaar de kosten onder de loep te nemen. Begin dan eerst met de grootste kostenposten. Zelfs een kleine wijziging heeft daar een grote impact. Maak een lijst van de kostenposten met daarbij een kolom van het belang en de beïnvloedbaarheid. Dan wordt duidelijk waar je extra op moet letten. Wil je sturen op omzet? Dan kun je beter kijken naar aspecten die ook beïnvloedbaar zijn. Daarnaast wil je dan ook dat het aspect invloed heeft op het resultaat. Voor huisartsen en tandartsen zijn dat het aantal patiënten of de bijzondere projecten met bijbehorende afspraken. Als aantallen patiënten belangrijk zijn, is het logisch om regelmatig te kijken waarom patiënten zich aanmelden en misschien nog wel belangrijker: waarom patiënten zich uitschrijven. Los van het financiële aspect kan dit ook een belangrijk signaal zijn voor de beleefde kwaliteit van de zorg. Wil je sturen op resultaat? Dan kan je kijken naar wat de grootste kostenposten zijn in de praktijk, die beïnvloedbaar zijn. Daarnaast is het goed om naar de omzet te kijken. Zoek twee variabelen die het meeste invloed hebben op de omzet. Dat is meestal het aantal patiënten, de soorten behandeling en de planning daarvan. Bij Dentiva hebben we acht belangrijke categorieën voor het uitschrijven van patiënten geïdentificeerd. Deze kun je vinden op www.dentiva.nl .
