DentalRules bij ‘Innovaties in de mondzorg’: Grip op protocollen, taken en communicatie

dinsdag 17 november 2020
timer 6 min
DentalRules bij ‘Innovaties in de mondzorg’: Grip op protocollen, taken en communicatie
DentalRules is een informatieplatform waarin alle processen van een tandartsenpraktijk kunnen worden ondergebracht. Het pakket helpt overzicht te houden op onder meer protocollen, taken, wet- en regelgeving, inkoop, reparaties, personeelsdossiers en agenda. DentalRules organiseert in samenwerking met beroepsorganisatie KNMT op donderdag 19 november een webinar met een overzicht van de actuele wet- en regelgeving.

Jelle Verdorst, mede-eigenaar van DentalRules, gaf een voorproefje van het webinar tijdens de online Dag voor de Praktijkhouder ‘Innovaties in de mondzorg' (op 14 november). Hij demonstreerde in een notendop hoe alle processen van de tandartspraktijk in het softwareprogramma zijn ondergebracht. DentalRules biedt daarmee een combinatie van een kwaliteitsmanagementsysteem en humanresourcemanagement.

Meer weten over de wet- en regelgeving in de tandartspraktijk?

Neem dan deel aan het webinar 'Uw praktijk op orde met DentalRules en de KNMT' op 19 november met medewerking van Maaike de With, Monique Heijtel, Alexander Tolmeijer en Jelle Verdorst. Meer informatie en aanmelden: 
Uw praktijk op orde met DentalRules en de KNMT en  Gemak in kwaliteitsmanagement, nu met 50% korting

DentalRules in een notendop

  • Een overzicht op alle wet- en regelgeving en protocollen.
  • Een overzicht op taken, storingen en reparaties.
  • Een patiëntenenquête.
  • Alle onderdelen van humanresourcemanagement, zoals personeelsdossiers, documentatie, roosters, vakantie-aanvragen en agenda.
  • Koppeling met de salarisadministratie.
  • Interne communicatie en vergaderingen via het intranet van de praktijk

Overzichtelijk dashboard

‘DentalRules bevat alle protocollen die in de praktijk moeten worden toegepast en deze zijn geordend onder de verschillende processen. Het programma laat weten als wetgeving verandert en een protocol moeten worden aangepast. Ook biedt het een overzicht van de periodieke taken die uitgevoerd moeten worden. Alle onderdelen van het programma zijn ondergebracht in een overzichtelijk dashboard’, vertelt Jelle Verdorst.

‘Per medewerker kan het dashboard verschillen’, zo laat Verdorst tijdens zijn online demonstratie zien. ‘De betreffende medewerker krijgt steeds een signaal als taken moeten gebeuren, waardoor de praktijkhouder en praktijkmanager er steeds zeker van kunnen zijn dat de taken op tijd gebeuren. Stel een praktijkmanager valt uit door corona, dan moeten zijn of haar taken worden overgenomen. Iedereen ziet door de openstaande taken altijd welke zaken aandacht vragen.’

'Dagtaken'

In het overzicht aan de linkerkant van het programma staan ook dagtaken. ‘Stel een patiënt staat voor de balie en het werk  is niet gebeurd. Als er een taak openstaat kan iemand dat direct oppakken. Dat is een van de principes van het kwaliteitsmanagement waar DentalRules om draait. Een incident met een patiënt kan geregistreerd worden, waardoor het team een verbetermaatregel kan treffen. De Wet kwaliteit klachten en geschillen zorg (Wkkgz) eist dat iedere praktijk doet aan kwaliteitsmanagement. Het gaat erom dat je kritisch bent naar je eigen proces en verbeteringen treft.’

Ook ondersteunt DentalRules bij het actie ondernemen op storingen. ‘Wij gaan ervanuit dat de persoon die de storing constateert deze ook meldt. Dan gaat er een melding naar iedereen in de organisatie, voor wie deze relevant is. Als je de storing direct noteert, werkt iedereen met dezelfde informatie. Die storing wordt doorgezet naar het relevante bedrijf die daarop in actie moet komen. Tegelijk weet iedereen die hiervoor verantwoordelijk is, dat er iets speelt.’

‘Human Resource’

Aan de rechterkant in het dashboard staan personeel gerelateerde meldingen, vertelt Verdorst. ‘Dat kan gaan om allerlei dingen die je moet regelen en vastleggen. Denk aan vaccinaties, cursussen, een background-check volgens de Wkkgz, allerlei formulieren als de kledingverklaring. Als er iets ontbreekt meldt het programma dit. De praktijkmanager hoeft alleen te reageren op zaken die actie vereisen.’

Het onderdeel ‘Human Resource’ bevat verder personeelsdossiers, contracten, documentatie, roosters, vakantie-aanvragen. Daarnaast fungeert DentalRules als het intranet van de praktijk ook het agendabeheer en interne communicatie. Door deze eenduidige communicatie over taken, agenda en vergaderingen helpt het platform de scheiding tussen werk en privé beter te handhaven. ‘Bij berichten is steeds duidelijk wie het gelezen heeft, omdat medewerkers leesbevestigingen geven.’

Protocollen

Vervolgens zoomt Verdorst in op de systematiek van DentalRules bij het gebruik van protocollen.  Hierbij geeft het informatiesysteem verschillende opties: gelezen, begrepen en akkoord. ‘Medewerkers schrijven het protocol niet voor zichzelf, maar juist om alle medewerkers te informeren. Dit systeem helpt om protocollen te laten werken in de praktijk, omdat medewerkers moeten aangeven: gelezen, begrepen en akkoord. Ook wordt aangegeven dat een protocol is verlopen, bijvoorbeeld na de periode van een jaar, zoals die door de ISO- en HKZ-certificering wordt vereist. De verloopdatum kan daarin worden aangegeven.’

Modelprotocollen 

DentalRules bevat een set modelprotocollen, zowel op medisch als niet medisch vlak. ‘Hierdoor kun je ook in de modelprotocollen kijken, of daar voorbeelden bij zijn die ook voor de eigen praktijk relevant zijn. Voorbeelden daarvan zijn protocollen voor het privacyreglement, de omgang met datalekken of hoe ga je om met incidenten. Als er door veranderde regelgeving protocollen veranderen, sturen we een nieuwsbrief. “Let op, deze protocollen veranderen. Pas ze aan, aan de eigen praktijksituatie.” Een belangrijke module van DentalRules zijn ook de richtlijnen. Het onderdeel omvat er meer dan tachtig,  die we constant actueel houden.’

'Gelezen, begrepen en akkoord'  

De bestaande protocollen in de praktijk worden zo efficiënt mogelijk weergegeven, schetst Verdorst, door protocollen te koppelen aan inhoudelijke bestanden. ‘Een protocol hoeft geen overbodige informatie bevatten. In het protocol ‘handwassen’ hoef je niet de hele WIP-richtlijn samen te vatten, je kunt het gewoon linken aan de richtlijn. Protocollen die een update hebben gekregen moeten door alle betrokkenen opnieuw worden getekend voor gelezen, begrepen, akkoord.’

Meer weten over de wet- en regelgeving in de tandartspraktijk?

Neem deel aan het webinar 'Uw praktijk op orde met DentalRules en de KNMT' op 19 november met medewerking van Maaike de With, Monique Heijtel, Alexander Tolmeijer en Jelle Verdorst. Meer informatie en aanmelden:  Uw praktijk op orde met DentalRules en de KNMT en  Gemak in kwaliteitsmanagement, nu met 50% korting

Links

 

Reactie toevoegen

Beperkte HTML

  • Toegelaten HTML-tags: <a href hreflang> <em> <strong> <cite> <blockquote cite> <code> <ul type> <ol start type> <li> <dl> <dt> <dd> <h2 id> <h3 id> <h4 id> <h5 id> <h6 id>
  • Regels en alinea's worden automatisch gesplitst.
  • Web- en e-mailadressen worden automatisch naar links omgezet.
  • Lazy-loading is enabled for both <img> and <iframe> tags. If you want certain elements skip lazy-loading, add no-b-lazy class name.

Meer artikelen met dit thema

Zowel huisartsen als specialisten bezorgd over gegevensuitwisseling zorg
flash_onNieuws

Zowel huisartsen als specialisten bezorgd over gegevensuitwisseling zorg

9 okt 2019 timer2 min
Huisartsenvereniging LHV signaleert belemmeringen in de gegevensuitwisseling tussen huisartsen en andere…
Lees verder »
Tweede Kamer stemt in met motie om meer kinderen naar tandarts te krijgen
flash_onNieuws

Tweede Kamer stemt in met motie om meer kinderen naar tandarts te krijgen

9 okt 2019 timer2 min
De Tweede Kamer stemde 8 oktober in met een motie van D66 en CDA om meer kinderen naar de tandarts te krijgen. De…
Lees verder »
Veranderen in de huisartsenpraktijk… tot je groen en geel ziet!
person_outlineBlog

Veranderen in de huisartsenpraktijk… tot je groen en geel ziet!

8 okt 2019 timer4 min
Onlangs verscheen de derde editie van het boek ‘Leren veranderen’ van Hans Vermaak en Leon de Caluwé. Het boek…
Lees verder »
OncoFit PLUS: beweegprogramma helpt patiënten zelfvertrouwen te hervinden
flash_onNieuws

OncoFit PLUS: beweegprogramma helpt patiënten zelfvertrouwen te hervinden

4 okt 2019 timer4 min
OncoFit PLUS is een beweegprogramma waarbij voormalig kankerpatiënten tien weken lang twee keer per week 50…
Lees verder »
KNMT: overheid moet BIG-register bekender maken bij publiek
flash_onNieuws

KNMT: overheid moet BIG-register bekender maken bij publiek

3 okt 2019 timer2 min
De KNMT vindt dat de overheid de publieksvoorlichting over het BIG-register moet verbeteren. Tegelijk vindt de…
Lees verder »
Minister is ‘blij’ dat verzekeraars ouders mogen wijzen op tandartsvergoeding
flash_onNieuws

Minister is ‘blij’ dat verzekeraars ouders mogen wijzen op tandartsvergoeding

2 okt 2019 timer2 min
Minister Bruins van Medisch Zorg is verheugd dat de Autoriteit Persoonsgegevens er geen bezwaar in ziet dat…
Lees verder »

Hoe houd ik grip op mijn verzuim?

1 okt 2019 timer4 min
Een zieke werknemer brengt voor een werkgever hoge kosten met zich mee. De loonkosten van de werknemer lopen niet…
Lees verder »
Grote tekorten verpleegkundigen en verzorgenden verwacht in 2022
flash_onNieuws

Grote tekorten verpleegkundigen en verzorgenden verwacht in 2022

1 okt 2019 timer3 min
In de regio’s Utrecht, Amersfoort en Gooi- en Vechtstreek bestaat op dit moment een groot tekort aan zorgpersoneel…
Lees verder »