Doeltreffend financieel management in 4 stappen

maandag 9 december 2019
timer 6 min
Een efficiënte praktijk, hoe creëert u die? Harro de Haan, van branchegroep Zorg van Visser & Visser, neemt u in 4 stappen mee naar de opzet en inrichting van uw financieel managementsysteem in uw praktijk. Zodat u rust krijgt in de praktijk, in uw hoofd en in het team.

Financieel management gaat over het inrichten, onderhouden en bewaken van de informatievoorziening van uw praktijk. Denk hierbij aan de boekhouding, begroting, jaarrekeningen, kengetallen, kosten-batenanalyse, loonkosten, omzetverdeling, rendementen en vermogenspositie. Het doel van financieel management is dat het rust brengt in de praktijk, in uw hoofd en in het team. U houdt daarbij focus op de financiële doelstellingen in uw praktijk en heeft meer tijd over voor uw patiënten.

 

In de meeste praktijken ligt het financieel management vaak op het bord van de praktijkmanager of de medisch ondernemer zelf. Maar hoe zorgt u ervoor dat financieel management bijdraagt aan resultaatverbetering en het slimmer organiseren van uw activiteiten? Het is onze ervaring dat hiermee nog veel vooruitgang is te behalen, omdat:

 

  • nog veel praktijken / maatschappen sturen op banksaldo;
  • er geen of onvoldoende inzicht is in het werkkapitaal van de praktijk;
  • er geen of onvoldoende inzicht is in omzet en kosten;
  • beslissingen niet worden genomen op basis van werkelijke cijfers en stuurindicatoren;
  • veel tijd besteed wordt aan administratieve werkzaamheden.

In dit artikel behandel ik 4 stappen om te komen tot een adequaat werkend financieel managementsysteem.

 

Het administratieve proces

Een juiste opzet en inrichting van het administratieve proces is essentieel. Een goed werkend financieel managementsysteem begint dus al bij de inrichting van dit proces.

 

Al de verrichtingen binnen de praktijk worden vastgelegd in het tandartsinformatiesysteem (TIS) of huisartsinformatiesysteem (HIS). Daarnaast vinden alle financiële transacties via uw bank plaats. Inkoop- en kostenfacturen worden zowel digitaal als per post ontvangen. Er ontstaat een veelheid aan data in verschillende pakketten. Door koppeling van deze pakketten maakt u een efficiencyslag die leidt tot minder administratieve werkzaamheden. Bovendien zorgt het voor een juiste en volledigere administratie en bespaart u of uw praktijkmanager tijd. 

 

  • Tip: Zorg voor betrouwbare en actuele (real-time) stuurinformatie voor uw praktijk. Rapporteer per kwartaal en vergelijk de cijfers met het verleden, de begroting en de branche. Trek hieruit conclusies en stel doelen.

Centraal staat hierbij de financiële administratie: Twinfield. Middels een koppeling aan de bank, de salarisadministratie en aan een scan- en herkenprogramma voor kosten- en inkoopfacturen (ook via een app) kan hierbij al een eerste efficiencyslag worden gemaakt. Waardoor de financiële administratie sneller en betrouwbaarder verloopt.

 

Een volgende stap is de koppeling van de administratie aan het tandartsinformatiesysteem of huisartseninformatiesysteem. De omzet hoeft u dan niet meer handmatig over te nemen naar de financiële administratie. Daarmee heeft u een belangrijke stap gezet in de opzet en inrichting van de financiële administratie.

 

 


Tandartsdashboard / huisartsendashboard

De tweede stap om te komen tot goede stuurinformatie is het leggen van een schil om de financiële pakketten. Daarvoor is een praktijkdashboard ontwikkeld. Dit is een op maat gemaakt dashboard voor uw branche (tandarts, huisarts of fysio) waarmee u real-time inzicht heeft in de cijfers van uw praktijk. Denk hierbij aan: betrouwbare cijfers van omzet en kosten, omzetverdeling, loonkosten, rendementen en vermogenspositie, waaronder uw werkkapitaal.

 

  • Tip: Met een praktijkdashboard is een jaarrekening niet meer nodig. Het dashboard doet namelijk gelijk dienst als jaarrekening ten behoeve van de Belastingdienst, uw bank en het handelsregister.

Bepaal uw stuurindicatoren

Een derde stap kunt u zetten door het (jaarlijks) bepalen van stuurindicatoren. In de praktijk zien wij vaak dat praktijken geen (concrete) financiële doelen en stuurindicatoren formuleren en bepalen. Wél is veel cijfermateriaal beschikbaar, vanuit bijvoorbeeld de factormaatschappij (Famed/Infomedics) en de informatie die vanuit het TIS of HIS beschikbaar is. Door een overdaad aan cijfermateriaal ontbreekt alleen vaak het inzicht.

 

  • Tip: Bepaal vanuit uw praktijkdoelen jaarlijks 3 stuurindicatoren. Zo werkt u continu aan het verbeterproces in uw praktijk. Betrek hierbij uw financieel adviseur en benoem niet te veel stuurindicatoren. De stuurindicatoren worden opgenomen en gevolgd in het praktijk dashboard.

De stuurindicatoren kunt u indelen in 3 segmenten:

1)            Financiële stuurindicatoren, zoals: omzet per unieke patiënt, EBITDA per stoel, omzetverdeling per behandeling, personeelskosten als percentage van de omzet.

2)            Operationele stuurindicatoren, zoals: aanwas nieuwe patiënten, aantal bezoeken per patiënt, aantal controles per patiënt

3)            Kwalitatieve stuurindicatoren, zoals: benchmark op verrichtingscode, aantal vullingen, aantal foto’s, etc.

 

Sparringsmomenten

Welke toegevoegde waarde heeft uw financieel adviseur? De meeste praktijken spreken hun accountant of boekhouder eenmaal per jaar voor de opmaak van de jaarrekening en de belastingaangiften. De aandacht gaat hierbij veelal uit naar het verleden.

 

Maar nog effectiever wordt het als u uw financieel adviseur betrekt bij de toekomstplannen aan de hand van het praktijkdashboard en de door u gedefinieerde stuurindicatoren, Onze ervaring is dat dit leidt tot een verdieping in de gesprekken met als resultaat een wezenlijke bijdrage aan het praktijkresultaat, het slimmer organiseren van uw activiteiten en waardecreatie van uw praktijk!

 

  • Tip: Plan overlegmomenten en voeg het agendapunt “financiële performance” toe aan de agenda. Plan periodiek een sparringsmoment met uw financieel adviseur om vooruit te kijken.  

Samengevat

Met een adequaat financieel managementsysteem werkt u aan de resultaatverbetering en het slimmer organiseren van uw activiteiten binnen uw praktijk, vanwege:

  • betrouwbare stuurinformatie (sneller, efficiënter, besparing van tijd en geld);
  • real-time overzicht en inzicht in uw werkkapitaal en cijfers;
  • meer rust en tijd voor het team en de patiënt;
  • beslissingen op basis van feiten (en niet op basis van gevoel of banksaldo);
  • verdiepende adviesgesprekken met uw adviseur over de toekomst.

 

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met:  Visser & Visser, Branchegroep Zorg,  Harro de Haan, E:  hrdehaan@visser-visser.nl, Tel:  06 – 10 37 28 66

Reactie toevoegen

Beperkte HTML

  • Toegelaten HTML-tags: <a href hreflang> <em> <strong> <cite> <blockquote cite> <code> <ul type> <ol start type> <li> <dl> <dt> <dd> <h2 id> <h3 id> <h4 id> <h5 id> <h6 id>
  • Regels en alinea's worden automatisch gesplitst.
  • Web- en e-mailadressen worden automatisch naar links omgezet.
  • Lazy-loading is enabled for both <img> and <iframe> tags. If you want certain elements skip lazy-loading, add no-b-lazy class name.
Doeltreffend financieel management in 4 stappen

Meer artikelen met dit thema

Nieuwe wet moet financiering van preventie makkelijker maken

4 mrt om 13:08 uurtimer3 min
Het kabinet werkt aan een wet om meer samenwerking over de verschillende zorgdomeinen te stimuleren (Wet…
Lees verder »

Termijn voor definitieve aanvraag NOW 1.0 is verlengd

24 feb om 11:29 uurtimer2 min
De uiterste datum voor het indienen van een definitieve aanvraag voor de loonkostensubsidie NOW 1.0 is verlengd…
Lees verder »

Rotterdam gaat ingrijpen in huisartsenmarkt

22 feb om 12:01 uur
Huisartsen in Rotterdam zijn naarstig op zoek naar ruimte om hun praktijk uit te breiden. Maar dat lukt hen niet.…
Lees verder »

Voorkomen kwijtraken aanvullende verzekering door schulden is aan volgende kabinet

18 feb om 11:45 uur
Als mensen met schulden hun aanvullende zorgverzekering verliezen, betekent dit voor hen een onderbreking van hun…
Lees verder »

VWS zoekt oplossing rechtstreeks declareren mondzorgnota’s Wlz aan zorgkantoren

4 feb om 12:13 uur
Het Ministerie van VWS werkt aan een aanpassing van de regelgeving om het rechtstreeks digitaal declareren aan…
Lees verder »

Coöperatie Best Dental buy: ‘De marge die een dental depot maakt, valt nu bij ons’

3 feb om 11:30 uurtimer5 min
Best Dental buy is een inkoopcoöperatie voor de mondzorg, waarbij 95 praktijken zijn aangesloten. Om lid te worden…
Lees verder »

Alexander Tolmeijer: ‘De groeikansen in de mondzorg zijn oneindig’

17 dec 2020 timer6 min
Ondanks de coronapandemie zijn de mogelijkheden tot groei in de mondzorg bijna oneindig. Dat stelt Alexander…
Lees verder »

Specialisten VvAA: ‘Voor zzp’ers wordt het steeds lastiger langer in één praktijk te werken’

16 dec 2020 timer5 min
Wanneer is iemand een zzp’er? Hoe staat het met de zzp’er in de mondzorg? Erik van Dam en Ferdy de Wijs van VvAA…
Lees verder »