In deze tijd ontkom je bijna niet aan veel mensen die een afspraak verzetten op korte en iets langere termijn. Goed beschouwd is ook een afspraak die men 24 uur van tevoren afzegt een probleem. De receptie moet alle zeilen bijzetten om de agenda weer vol te krijgen. In de praktijk meten weinig medici hoeveel afspraken gewijzigd worden op korte termijn. Daardoor onderschat men het probleem enorm.
Gaten in de agenda vullen in coronatijd
woensdag 2 december 2020
2 min
Tip 1: Benoem de openplekken in de ochtend bij de dagstart
Als je in de morgen al weet dat je een gat hebt in de agenda, lukt het heel vaak om de patiënten van diezelfde ochtend al deze onverwachte plek aan te bieden. In een groter team kan je ook elkaar helpen. Maak gaten in de agenda van vandaag en morgen een vast onderdeel van de ochtendroutine.
Tip 2: Houd een snel bellen lijst bij
Een snel bellen lijst geeft de receptie ruimte om mensen gelegitimeerd te bellen. De patiënt weet dat hij of zij gebeld kan worden. De receptie zorgt dat de lijst voldoende groot is, maar dat kan alleen met hulp van de behandelaars.
Tip 3: Patiënten actief maken
Veel praktijken blijken maar een matig functionerend systeem te hebben om patiënten automatisch op te roepen. De praktijk gaat ervan uit dat je meteen een nieuwe afspraak maakt. Het systeem roept mensen die dit niet doen na 6 maanden automatisch op. Vaak blijkt dat de instellingen hiervoor niet goed te staan. Daardoor komen er relatief veel mensen boven water met een spoedklacht of na een opschoonactie van de praktijk. Ga eens actief na hoe de reminder functie werkt en wat de instellingen zijn.
Tip 4: Roep patiënten die lang niet geweest zijn, omgekeerd op
Dit klinkt misschien gek, als je na twee jaar iemand probeert op te roepen is de kans op succes veel kleiner dan iemand die vorige maand had moeten komen. Start daarom bij de mensen die het meest recent geweest zijn.
Als je in de morgen al weet dat je een gat hebt in de agenda, lukt het heel vaak om de patiënten van diezelfde ochtend al deze onverwachte plek aan te bieden. In een groter team kan je ook elkaar helpen. Maak gaten in de agenda van vandaag en morgen een vast onderdeel van de ochtendroutine.
Tip 2: Houd een snel bellen lijst bij
Een snel bellen lijst geeft de receptie ruimte om mensen gelegitimeerd te bellen. De patiënt weet dat hij of zij gebeld kan worden. De receptie zorgt dat de lijst voldoende groot is, maar dat kan alleen met hulp van de behandelaars.
Tip 3: Patiënten actief maken
Veel praktijken blijken maar een matig functionerend systeem te hebben om patiënten automatisch op te roepen. De praktijk gaat ervan uit dat je meteen een nieuwe afspraak maakt. Het systeem roept mensen die dit niet doen na 6 maanden automatisch op. Vaak blijkt dat de instellingen hiervoor niet goed te staan. Daardoor komen er relatief veel mensen boven water met een spoedklacht of na een opschoonactie van de praktijk. Ga eens actief na hoe de reminder functie werkt en wat de instellingen zijn.
Tip 4: Roep patiënten die lang niet geweest zijn, omgekeerd op
Dit klinkt misschien gek, als je na twee jaar iemand probeert op te roepen is de kans op succes veel kleiner dan iemand die vorige maand had moeten komen. Start daarom bij de mensen die het meest recent geweest zijn.
Op de website van Dentiva vind je nog meer tips en verwijzingen.
Alexander Tolmeijer is praktijkhouder en directeur van adviesbureau Dentiva.

Bij het thema van dit artikel betrokken organisaties
Meer artikelen met dit thema
Heerlense kinderen krijgen brief over tandartsbezoek
22 okt 2019 2 minZorgverzekeraar CZ stuurt ouders van kinderen in Heerlen, die niet naar de tandarts zijn geweest, een brief.…
Lees verder »
Beoordelingsgesprekken passé: ‘Help medewerkers beter te worden in hun werk’
22 okt 2019 4 minCharlotte van den Wall Bake signaleert dat het klassieke beoordelingsgesprek passé is, ook in tandarts- en…
Lees verder »
Thieu Heijltjes bespreekt Paul Wormer: ‘De dokter in de vakgroep’
21 okt 2019 4 minEen organisatie zonder hiërarchie werkt niet. Dat schreef ik op mijn flip-over voor mijn gesprek met 5…
De meeste zorgverleners deugen…..
21 okt 2019 4 minRutger Bregman verschijnt veel in de media op dit ogenblik. Zijn laatste boek heeft de titel: ‘De meeste mensen…
Lees verder »
ANT pleit voor ‘bestendig model’ voor tandartsbezoek kinderen
16 okt 2019 3 minNaar schatting zo’n 600.000 kinderen gaan niet naar de tandarts, terwijl de mondzorg voor hen wel vanuit de…
Lees verder »
Zzp-update: waar staan we nu eigenlijk?
15 okt 2019 7 minIn 2016 verdween de bekende VAR voor zzp’ers. Opvolger ‘DBA’ bleek al snel geen lang leven beschoren. Dus vullen…
Lees verder »
Tweede Kamer stemt in met motie om meer kinderen naar tandarts te krijgen
9 okt 2019 2 minDe Tweede Kamer stemde 8 oktober in met een motie van D66 en CDA om meer kinderen naar de tandarts te krijgen. De…
Lees verder »
Veranderen in de huisartsenpraktijk… tot je groen en geel ziet!
8 okt 2019 4 minOnlangs verscheen de derde editie van het boek ‘Leren veranderen’ van Hans Vermaak en Leon de Caluwé. Het boek…
Lees verder »
Reactie toevoegen